از استفاده از اتوماسیون سفارش خرید چه چیزی می توانید به دست آورید؟

از استفاده از اتوماسیون سفارش خرید چه چیزی می توانید به دست آورید؟

اتوماسیون سفارش خرید به شما کمک می کند فرآیند سفارش خرید خود را مقیاس بندی و مدیریت کنید. در اینجا همه چیزهایی است که باید قبل از شروع بدانید.
مشکلات رشد در تجارت بسیار رایج هستند.
تغییر از مدیریت سفارشات به صورت دستی به سیستم سفارش خرید خودکار می تواند یک “درد رو به رشد” معمولی به نظر برسد، اما واقعیت این است که از تغییر فرآیندهای خود سود زیادی به دست خواهید آورد. اتخاذ یک سیستم سفارش خرید خودکار، عملیات روزانه شما را آسان تر می کند و بدون شک در وقت و هزینه شما صرفه جویی می کند. این مقاله را بخوانید تا بدانید اتوماسیون خرید چیست، چرا باید فرآیندهای خرید خود را خودکار کنید و مزایایی که می‌توانید به دست آورید.

                                                                                                                نرم افزار مدیریت تولید

نرم افزار مدیریت سفارش خرید

                                هزاران سازنده در حال حاضر از نرم افزار تولید برای خودکارسازی فرآیندهای مدیریت سفارش خرید خود استفاده می کنند.

اتوماسیون سفارش خرید چیست؟

اتوماسیون سفارش خرید به معنای استفاده از نرم افزار دیجیتال برای خودکارسازی فرآیند سفارش خرید یک کسب و کار است. این می تواند فوق العاده مفید باشد زیرا به صاحبان مشاغل اجازه می دهد سازماندهی بیشتری داشته باشند، سفارشات خرید دریافتی را بهتر پیگیری کنند و هنگام سفارش سهام جدید کارآمدتر باشند.

این نیاز به سفارشات به صورت دستی را جایگزین می کند، می تواند فرآیندها را ساده کند و اطمینان حاصل کند که سفارشات خرید مطابقت دارند.

هر سیستم اتوماسیون سفارش خرید متفاوت است، اما نرم‌افزار ما به گونه‌ای طراحی شده است که واضح‌تر از مهمترین زیرساخت‌های آن شفافیت کسب‌وکار ارائه دهد. نرم افزار سپهررایان می تواند:

چرا به اتوماسیون سفارش خرید نیاز دارید؟

همانطور که یک تجارت رشد می کند، عملیات آن باید توسعه یابد و پیچیده تر شود و مدیریت هر یک از این “جهش ها” می تواند دشوار باشد.

زمانی که یک کسب و کار کوچک هستید، منطقی است که هزینه ها را تا حد امکان پایین نگه دارید. این اغلب به معنای ردیابی سفارشات خرید به روشی بسیار سنتی است – به صورت دستی با یک سند اکسل یا موارد مشابه.

با این حال، رسیدگی به سفارشات خرید به صورت دستی می تواند منجر به اشتباهاتی شود که به دلیل خطای انسانی صورت می گیرد و صرفاً اطلاعات زیادی برای پیگیری وجود دارد. همچنین مدیریت سفارشات و سطوح موجودی می تواند زمان بر و پر زحمت شود.

در نهایت، عملیات تدارکات باید در قلب هر کسب و کاری قرار داشته باشد و به آرامی اجرا شود. اگر سفارش‌های کاغذی گم شده‌اند یا تکراری هستند و بررسی موجودی بیش از حد طول می‌کشد، وقت آن است که یک کسب‌وکار یک سیستم خرید خودکار را بررسی کند.

یک سیستم سفارش خرید خودکار می‌تواند به سیستم‌بندی گردش کار تدارکات یک کسب‌وکار کمک کند و اشتباهات غیرضروری و بالقوه پرهزینه را به حداقل برساند. هر گونه اشتباهی که مرتکب می شود به سرعت توسط سیستم خرید خودکار شناسایی می شود و می تواند قبل از ایجاد هر گونه آسیبی اصلاح شود. همچنین می تواند اطمینان حاصل کند که سیاست های خرید منحصر به فرد یک شرکت رعایت می شود.

بیشتر کسب‌وکارها تا جایی رشد می‌کنند که مزیت ارتقاء به سیستم سفارش خرید خودکار به طور قابل‌توجهی بر هزینه اشتباهات انجام شده بیشتر باشد.

مزایای اتوماسیون سفارش خرید چیست؟

داشتن یک سیستم سفارش خرید خودکار مزایای بسیار واضحی دارد. به طور کلی، به شما دید بیشتر و فضای کمتری برای خطا می دهد. در اینجا برخی از مزایای دیگر وجود دارد.

1. یکپارچگی باور نکردنی
اکثر کسب و کارها از چندین برنامه نرم افزاری مختلف استفاده می کنند که در صورت نیاز به مشاهده کامل سفارشات خرید، موجودی و جدول زمانی تولید می تواند منجر به مشکلات شود.

یکپارچه‌سازی و خودکارسازی سیستم‌های شما می‌تواند قابلیت‌های کسب‌وکار شما را با حذف شیوه‌های ناکارآمد بهینه کند. یکپارچه سازی سیستم اتوماسیون سفارش خرید و یکپارچه سازی داده های شما می تواند به شما کمک کند تا تصمیمات تجاری به موقع و مقرون به صرفه بگیرید. سیستم های اتوماسیون سفارش خرید مانند سپهر به طور خاص طراحی شده اند تا بتوانند به طور یکپارچه با سایر نرم افزارهای حسابداری و خرید کار کنند.

2. اشتباهات را به حداقل برسانید

اشتباهات در هر کسب و کاری اتفاق می‌افتد، اما رفع سردرگمی ناشی از چندین سیستم دستی راه آسانی برای کاهش خطاها و بهبود دقت است. سفارش‌های خرید از نظر فنی قراردادهای قانونی بین خریدار و فروشنده هستند، بنابراین باید به درستی پردازش شوند. علاوه بر این، خطاها می توانند برای یک کسب و کار هم هزینه و هم هزینه داشته باشند.

اتخاذ یک سیستم سفارش خرید خودکار می تواند خطاها را به شدت کاهش دهد و گردش کار را بهبود بخشد.

3. از تامین کنندگان حمایت کنید
نه تنها اتخاذ یک سیستم سفارش خرید خودکار به کسب و کار شما کمک می کند، بلکه به تامین کنندگان، فروشندگان و مشتریان شما نیز کمک می کند. تامین کنندگان POهای خودکار را بسیار سریعتر دریافت می کنند – زنجیره تامین شما کارآمدتر کار می کند و مشتریان شما خدمات بهتری دریافت می کنند – برد-برد-برد در همه جا!

4. بودجه بندی بهتر
درک اینکه چگونه کاهش تعداد خطاها و کارآمدتر کردن کسب و کار شما می تواند برای بودجه شما معجزه کند، آسان است. اما ردیابی بودجه شما نیز می تواند با داشتن یک سیستم خرید خودکار بهبود یابد. مسیرهای حسابرسی ساده تر هستند، فاکتورها را می توان بهتر ردیابی کرد و مدیریت هزینه ها ساده تر است. نه تنها این، بلکه یک سیستم سفارش خرید خودکار نیز می تواند به یک کسب و کار کمک کند تا با ارزهای مختلف فعالیت کند. و البته، همه اینها برای نتیجه شما بهتر است.

5. تدارکات کامل
ردیابی خودکار سفارشات خرید شما همچنین به این معنی است که تیم تدارکات شما آمادگی بهتری دارد:

نیازهای مادی شما واضح تر خواهد بود
موجودی شما به صورت کارآمدتر در زمان واقعی مدیریت می شود
زنجیره تامین شما اطلاعات بیشتری خواهد داشت
6. انطباق را کنترل کنید
هیچ چیز بدتر از کارمندی نیست که در فرآیند خرید “سرکش” کند. هنگامی که یک سیستم سفارش خرید خودکار را پیاده‌سازی می‌کنید، می‌توانید جزئیاتی مانند فهرست تامین‌کنندگان تایید شده، مسیرهای حسابرسی خاص، و الزامات ESG (حاکمیت محیطی، اجتماعی و شرکتی) را درج کنید که به این معنی است که پروتکل‌های خاصی باید رعایت شوند و بنابراین مطابقت شرکت الزامی است. بهبود یافته.

چگونه می توانید یک سیستم سفارش خرید خودکار را پیاده سازی کنید؟

در حالی که فرآیند تبدیل فرآیندهای کسب و کار شما به یک سیستم خودکار ممکن است دلهره آور به نظر برسد، واقعیت این است که مراحل ساده ای وجود دارد که باید دنبال کنید:

نرم افزار را انتخاب کنید — نیازهای خود را تعیین کنید و سپس بسته نرم افزاری را بیابید که به بهترین وجه از فرآیندهای شما پشتیبانی می کند و با نرم افزار دیگری که کسب و کار شما روی آن اجرا می شود ادغام می شود.
امور مالی خود را به هم وصل کنید – هنگامی که سیستم سفارش خرید خودکار خود را انتخاب کردید، مهم ترین گام این است که مطمئن شوید آن را با سیستم حسابداری، داده های صورتحساب و گردش کار خرید مرتبط کرده اید.
آن را شخصی کنید – مرحله بعدی این است که مطمئن شوید سیستم برای شرکت شما طراحی شده است. اطمینان حاصل کنید که هر گونه فرآیند خرید، صورتحساب و مدیریت تعریف شده است تا سیستم جدید به روشی که شما نیاز دارید کار کند.
زمان اتوماسیون – هنگامی که سیستم ها و گردش کار شما تعریف شد، زمان آن فرا رسیده است که سیستم های خودکار خود را تأیید و آماده کار کنید. سفارشات خرید خودکار به زودی از این روند پیروی خواهد کرد
آموزش – مطمئن شوید که کارکنان شما به طور کامل در مورد سیستم اتوماسیون سفارش خرید آموزش دیده اند و نحوه عملکرد آن را می دانند. حصول اطمینان از اینکه آنها مدافع این فرآیند هستند و معتقدند که چقدر می تواند کمک کند، به این معنی است که اجرای آن بسیار راحت تر است.