نرم افزار حضور و غیاب

آیا می‌دانید 80% مشکلات در مدیریت حقوق و دستمزد از نبود نرم افزار حضور و غیاب است؟ امروزه کنترل و نظارت بر کارکرد پرسنل یکی از نیازهای مدیران در جهت افزایش بهره‌وری می‌باشد. مدیریت و پردازش حقوق و دستمزد می‌تواند زمانبر باشد. حتی یک اشتباه جزئی ممکن است منجر به پرداخت کم یا زیاد دستمزد شود.

اگر از سیستم حضور غیاب استفاده کنید دیگر نگران پردازش حقوق و دستمزد نخواهید بود زیرا به شما این امکان را می‌دهد که در سریع‌ترین زمان ممکن ببینید هر کارمند دقیقا چند روز و چند ساعت کار کرده است. مدیریت اطلاعات پرسنل مانند دسترسی به جزئیات شخصی، زمان حضور، مدیریت مرخصی، پیگیری عملکرد، هزینه‌ها، ماموریت و بیمه را در یک راه حل واحد انجام می‌دهد.

این امر به شدت باعث کاهش کاغذ بازی و حذف وظایفی که به صورت دستی انجام می‌شوند، در یک سازمان می‌شود و در عین حال به بهبود کارایی سازمانی و صرفه‌جویی در زمان کمک می‌کند و همچنین فرصت بیشتری را برای بخش منابع انسانی فراهم می‌کند تا زمان و منابع خود را بر روی مناطق مهم استراتژیک متمرکز کند.

ویژگی‌ها‌ی مهم برنامه حضور و غیاب

نرم‌افزار حقوق و دستمزد را می‌توان ‌بطور خودکار به سیستم حضور و غیاب مرتبط کرد.
استفاده از نرم افزار حضور و غیاب خطاها و هزینه‌ها‌ی غیرضروری برای محاسبه حقوق را از بین می‌برد.

هر نرم افزار حضور و غیاب باید حداقل ویژگی‌ها‌ی زیر را داشته باشد:

ارتباط کاملاً خودکار: یک نرم افزار حضور و غیاب باید بتواند به طور منظم با دستگاه حضور و غیاب ارتباط برقرار کند. دستگاه‌ها‌ می‌توانند در مکان‌ها‌ی جغرافیایی مختلف قرار گیرند و حتی در این صورت ارتباط کاملاً خودکار می‌باشد.
دسترسی ساده به همه داده‌ها: اطلاعات حضور و غیاب، مرخصی، اضافه کاری و برنامه‌ها‌ی شیفت باید در یک پلتفرم نمایش داده شوند تا به داده‌ها‌ی هر کارمند به سادگی دسترسی داشته باشید. کارمندان ممکن است به شیفت‌ها‌ی مختلف اختصاص داده شوند و از این رو مهم است که مدت زمان کار را از داده‌ها‌ی ساعت ورودی/خروجی با اشاره به برنامه‌ها‌ی شیفت محاسبه کنیم.
انعطاف در شیفت کاری: شما قادر خواهید بود تا هر روز کارمندان را به شیفت‌ها‌ی مختلف اختصاص دهید. مدت زمان کار یک کارمند بر اساس ساعت ورود/خروج و شیفت تعیین شده به کارمند در روز محاسبه می‌شود. همچنین می‌توان هر سه شیفت (صبح، عصر، شب) را به ساعت کاری کارمندان در شبانه روز اختصاص داد.
تعریف قوانین: هر شرکتی قوانین مخصوص به خود را دارد، داده‌ها‌ی ساعت ورودی/خروجی باید براساس این قوانین پردازش شوند. باید بتوان این قوانین را در نرم افزار حضور و غیاب تعریف کرد تا نرم افزار بتواند داده‌ها‌ را بدون دخالت دستی پردازش کند.
تفسیر داده‌ها‌ی حضور و غیاب: یک کارمند ممکن است در طول روز بارها وارد یا خارج شود. اما، نرم افزار باید داده‌ها‌ را به گونه‌ای تفسیر و سازماندهی کند تا برای کاربران معنی‌دار شود.
حضور بلادرنگ: دستگاه‌های حضور و غیاب، ساعت ورود و خروج کارمندان جمع‌آوری می‌کنند. نرم افزار حضور و غیاب باید بلادرنگ با دستگاه‌ها‌ ارتباط برقرار کند تا داده‌ها‌ی حضور و غیاب را از دستگاه‌ها‌ جمع‌آوری کند.
داده‌ها‌ از منابع متفاوت: داده‌های حضور و غیاب ممکن است از دستگاه‌های متفاوت باشد، کاربران منابع انسانی ممکن است حضور و غیاب را از فایل‌های متنی یا اکسل وارد کنند، کارمندان ممکن است داده‌ها را از پایگاه داده دیگری وارد کنند.
انواع حضور و غیاب تعریف شده توسط کاربر: باید برای کاربران این امکان وجود داشته باشد که حضور و غیاب را بر اساس نیازهای خود دسته بندی کنند. به عنوان مثال: کاربر ممکن است انواع حضور و غیاب مانند "آموزش"، "کار از خانه"، "بازدید مشتری" و غیره را تعریف کند.
ادغام با حقوق و دستمزد: حضور و غیاب باید کاملاً با حقوق و دستمزد ادغام شود تا برای پردازش حقوق با حضور و غیاب نیازی به مداخله دستی نباشد.
درخواست کارمند برای تصحیح حضور: باید برای کارمندان امکان درخواست اصلاحات حضور و غیاب وجود داشته باشد. هنگامی‌که اصلاح توسط مدیر تایید شد، به سیستم حضور و غیاب ادغام می‌شود.
اطلاعیه: کارکنان و مدیران باید از رویدادهای مهم در سیستم مطلع شوند. به عنوان مثال: هنگامیکه یک دستگاه حضور و غیاب برای بیش از 4 ساعت ارتباط خود را متوقف می‌کند، به کاربر اطلاع دهد. زمانیکه کارمندی دیر به محل کار خود مراجعه می‌کند، به مدیر و مسئول بخش اطلاع دهد.
تصمیم‌گیری را فعال می‌کند: مدیریت ارشد را قادر می‌سازد تا براساس KPIها سریع تصمیم بگیرد و یک نمای کلی از حضور و غیاب را در اختیار مدیریت ارشد قرار می‌دهد.
تاییدیه‌ها‌ی کارکنان: کارمندان باید بتوانند درخواست تغییر در حضور و غیاب خود را داشته باشند و همچنین باید برای مدیران امکان تایید یا رد آن وجود داشته باشد.
چند شرکتی: بیش از یک شرکت ممکن است در یک محل کار کنند، در چنین سناریویی، سازماندهی کارکنان در چندین شرکت باید امکانپذیر باشد و شرکت‌ها‌ ممکن است دستگاه‌ها‌ی حضور و غیاب یکسانی را برای کارمندان به اشتراک بگذارند.
چند مکان: نرم‌ افزار حضور و غیاب چندمکانی داده‌ها را از مکان‌های جغرافیایی مختلف به یک دفتر مرکزی می‌آورد تا در یک مکان پردازش شود. کاربران ممکن است از محل متمرکز یا مکان‌ها‌ی راه دور به نرم افزار دسترسی داشته باشند.

امکانات نرم افزار حضور و غیاب:

تعریف پرسنل بدون محدودیت
تعریف گروه‌ها‌ی کار پرسنل
تعریف تقویم کاری برای هر پرسنل
تعریف ضریب اضافه کار و یا فرمول برای هر پرسنل خاص یا یک گروه خاص یا به همه پرسنل
تعریف فرمول کسر کار برای هر پرسنل ،گروهی از پرسنل و یا برای همه پرسنل
تعریف جرایم برای غیبت‌ها
تعریف انواع آیتم‌های کاری مثل حق سرویس، مساعده، پاداش، وام، سنوات و غیره بدون محدودیت
تعریف مرخصی هم بصورت ماهانه و هم سالانه
ثبت انواع مرخصی و گزارش از مانده مرخصی هر پرسنل (استعلاجی، استحقاقی، بدون حقوق)
ثبت مساعده‌ها‌ی پرداختی در بین ماه
تعریف انواع شیفت‌ها‌ی روزانه، شبانه، 24 ساعته و چرخشی به تعداد نامحدود
تعریف احکام پرسنلی
ثبت وام و دریافت خودکار اقساط از حقوق پرسنل
محاسبه اضافه کار، کسری کار، تعطیلات کاری، غیبت، مانده مرخصی و نمایش همه آنها در فیش حقوقی
ثبت پرداختی‌ها‌ی بیمه تکمیلی
تعریف چند شیف کاری متفاوت (هر نوع شیفتی بدون محدودیت)
امکان ایجاد و یا ویرایش اطلاعات تردد پرسنل تاریخ و ساعت ورود و خروج بصورت دستی
امکان اتصال به انواع دستگاه‌های حضور غیاب و فراخوانی اطلاعات از دستگاه‌های حضور غیاب
محاسبه خودکار کارکرد و حقوق افراد پایان هر ماه و امکان تغییر آیتم‌ها‌ی آن توسط مدیر سیستم
انواع گزارشات مرخصی، ماموریت و ...
امکان گزارش گیری از دریافت‌های خالص و شماره کارت هر پرسنل و ارسال آن به بانک برای واریز به حساب‌ها
ارسال اطلاعات حقوق و دستمزد به حسابداری بصورت اتوماتیک و ثبت سند اتوماتیک

خدمات جانبی سیستم حضور غیاب:

هنگام یافتن برنامه نرم افزاری برای سیستم حضور و غیاب، باید روی سیستمی‌ سرمایه‌گذاری کرد که با الزامات سازمان و صنعت شما مطابقت داشته باشد، در عین حال انعطاف‌ پذیر و از یکپارچه‌سازی نرم افزارهای مرتبط مانند ردیابی زمان پشتیبانی کند.
نرم افزار حضور و غیاب با فناوری هوشمند به ویژه برای سازمان‌ها‌یی با تعداد کارمند زیاد مفید است و در مقایسه با ثبت حضور و غیاب که با قلم روی کاغذ امضا شده‌اند، بسیار دقیق و قابل دستکاری نیست.
این فناوری هنگامیکه با نرم افزار حقوق و دستمزد تکمیل می‌شود، یک محاسبه دقیق و بدون خطا را فراهم می‌کند و هرگونه مشکل غیرضروری را حذف می‌کند.
این برنامه یک راه حل مقرون به صرفه و همچنین باعث صرفه جویی در زمان می‌شود.
هنگامیکه به دنبال یک نرم افزار جامع و یکپارچه هستید، مهم است که اطمینان حاصل کنید که یک محصول معتبر را از یک شرکت معتبر انتخاب می‌کنید.
سیستمی ‌که حداکثر امنیت را فراهم می‌کند، به خوبی با فرآیندهای تجاری شما کار می‌کند و کاربر پسند است.