چرا هر کسب و کار کوچک نیاز به نرم افزار حسابداری دارد؟

راه اندازی یک کسب و کار کوچک اغلب به معنای مسئولیتهای زیادی است , ارسال ایمیل، پرداخت به تامین کنندگان، صورتحساب، ایجاد گردش کار و تهیه گزارش های مالی.
همه اینها باید انجام شود، علاوه بر اینکه واقعاً خدمات یا محصولی را که مشتریان برای آن پول پرداخت می کنند، باید ارائه داد.نرم افزار مدیریت تولید را مطالعه کنید.

از بین تمام وظایف اضافی که صاحبان مشاغل کوچک دارند، هیچ کدام به اندازه حسابداری مهم نیستند. روش‌های حسابداری مستحکم، کسب‌وکار شما را در بهترین شکل مالی نگه می‌دارد و به شما کمک می‌کند تصمیم‌های بهتری بگیرید، در حالی که کنار گذاشتن حسابداری می‌تواند باعث سقوط کسب‌وکار یا مشکل با IRS شود.

خوشبختانه، نرم افزار حسابداری مشاغل کوچک ، برون‌سپاری وظایف را به فناوری آسان‌تر می‌کنند. این ابزارهای حسابداری به صاحبان مشاغل کمک می کند تا حساب های دریافتنی و پرداختنی را ردیابی کنند، مالیات فروش را بپردازند و در زمان مالیات آماده شوند.

در اینجا راهنمای کامل شما در مورد اینکه نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک چه می کند و چرا اینقدر مهم است، آورده شده است.

نرم افزار حسابداری مشاغل کوچک برای چه مواردی استفاده می شود؟

مدیریت امور مالی کسب و کار، همانطور که اکثر صاحبان مشاغل کوچک تجربه کرده اند، آنقدر که به نظر می رسد آسان نیست. شما باید بودجه بندی کنید، هزینه ها را پیگیری کنید، به تامین کنندگان بپردازید، معاملات را دسته بندی کنید و دفاتر رو دقیق را نگه دارید. فقط چند روز بدون به روز رسانی دفترمالی , تبدیل به کوهی از کار می شود.

نرم افزار حسابداری زندگی را برای صاحبان مشاغل کوچک آسان تر می کند. به جای اینکه همه کارها را به صورت دستی انجام دهید، می توانید کارهای مختلفی را در نرم افزار حسابداری قرار دهید. در واقع، داده های صنعت نشان می دهد که تقریباً 75 درصد از وظایف حسابداری را می توان با نرم افزار خودکار کرد .

بیشتر نرم افزارها دارای رابط کاربری آسانی هستند که انجام کارهایی مانند حسابداری را ساده می کند. در مورد آن، ممکن است بین نرم افزار حسابداری و نرم افزار حسابداری سردرگمی وجود داشته باشد.

مقایسه نرم افزار حسابداری

ساده ترین راه برای درک تفاوت این است که حسابداری را از پایه تا پیشرفته بدانیم. نرم افزار حسابداری برای ورود و ذخیره سازی داده ها استفاده می شود – به عنوان مثال، ثبت درآمد و هزینه ها. بهترین نرم افزار حسابداری این فرآیند را راحت تر از مثلاً یک برنامه اکسل انجام میدهد. می‌توانید حسابداری دوطرفه را اجرا کنید: مدیریت هزینه‌ها و پرداخت‌های ورودی و خروجی برای نظارت بهتر.

یک نرم افزار حسابداری , تجزیه و تحلیل داده ها و پیش بینی و تجزیه و تحلیل جریان نقدی را به شما می دهد.

نرم افزار حسابداری میزان زمان صرف شده برای ورود داده ها را کاهش می دهند. کاربران به سادگی می توانند حساب های بانکی تجاری و کارت های اعتباری را همگام کنند. اتوماسیون را از دست شما خارج می کند.

چرا نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک مهم است؟

نظارت به شما کمک می کند تا برنامه ریزی کنید، مسائل بالقوه را شناسایی کنید، نقاط قوت را شناسایی کنید و دوام کسب و کار را اثبات کنید. با این اطلاعات، می توانید با اطمینان سرمایه گذاری کنید، وام بگیرید و پیش بینی کنید که مبالغ مالیاتی شما چقدر خواهد بود.

در اینجا هفت ویژگی وجود دارد که نرم افزار حسابداری را برای صاحبان مشاغل کوچک بسیار تأثیرگذار می کند:

همگام سازی بانک و کارت اعتباری

همگام سازی حساب بانکی و کارت های اعتباری خود با نرم افزار حسابداری بزرگترین صرفه جویی زمانی است که نرم افزار حسابداری می تواند به شما بدهد. حذف ورودی دستی داده‌های مالی به شما ساعاتی از زندگی کاری خود را باز می‌گرداند تا روی سایر وظایف مهم تجاری تمرکز کنید.

صورتحساب

نرم افزار صورتحساب یکی از ویژگی های مهم پلتفرم حسابداری شماست. به این معنی که پس از انجام پرداخت، به طور خودکار به عنوان پرداخت شده ثبت می شود. با همگام‌سازی بانک و کارت اعتباری‌تان و ورود فاکتور به هنگام ارسال، سیستم حسابداری شما پس از پرداخت آن را دریافت می‌کند. پس از ارسال فاکتور، نیازی به وارد کردن اطلاعات از شما نیست.

حساب های دریافتی

با افزودن فاکتورهای خود به برنامه نرم افزاری ، می توانید دیدی از حساب های دریافتنی خود داشته باشید. این به معنای مبالغ بدهکار به کسب و کار است. مرور کلی حساب های دریافتنی شما برای گزارشگیری مالی مفید است.

حساب های پرداختنی

حساب های پرداختنی اساساً ردیابی هزینه است: تمام فاکتورها یا هزینه هایی که کسب و کار باید پرداخت کند. نرم افزار حسابداری شما می تواند مدیریت آنها را با قرار دادن آنها در سیستم آسان تر کند. اضافه کردن تاریخ های سررسید و داشتن این نمودار حساب ها که به راحتی قابل مشاهده است به شما کمک می کند تا پرداخت ها را اولویت بندی کنید و اجازه ندهید که هیچ موردی از بین برود. ثبت این اطلاعات همچنین به شما امکان می دهد سودآوری خود را بر اساس پرداخت های ورودی و خروجی خود ارزیابی کنید.

دسترسی مشترک

چند مزیت برای دسترسی مشترک وجود دارد که هم در داخل و هم خارج از سازمان را شامل میشود . در داخل، می‌توانید دسترسی را با هر یک از اعضای تیم که ممکن است برای مشتریان فاکتور ارسال کنند یا مسئول پرداخت قبوض شرکت هستند، به اشتراک بگذارید. خارج از کسب و کارتان، می‌توانید دسترسی خود را با حسابدار و متخصصان مالیاتی خود به اشتراک بگذارید تا کار آنها را آسان‌تر کنید، در وقت آنها صرفه‌جویی کنید و در هزینه‌هایی که صرف وقت آنها می‌شد، صرفه‌جویی کنید.

تهیه صورت های مالی

نرم افزار حسابداری شما می تواند به شما در تهیه ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان نقدی کمک کند. با تمام داده های مالی خود در یک سیستم، قابلیت تجزیه و تحلیل به شما امکان می دهد گزارش های پیچیده را به سرعت ایجاد کنید.

هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک چه فاکتورهایی را باید در نظر گرفت؟

طیف گسترده ای از راه حل های نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک وجود دارد. در چه صنعتی هستید و چه تعداد کارمند دارید مشخص می کند به چه ویژگی هایی نیاز دارید، اما توجه به موارد زیر نیز مهم است.

سهولت استفاده

بله، ویژگی‌ها مهم هستند، اما اگر نتوانید نحوه استفاده از سیستم را بلد باشید، ممکن است بیشترین سود را از آن نبرید. اگر به سیستمی نیاز دارید که کاربر پسند باشد، مهم است که قبل از انتخاب ، آن را ارزیابی کنید.

کاربران اضافی

کاربران اضافی شامل کارکنان داخلی شما می شوند. این مهم است اگر شما چندین نفر از مشتریان فاکتور می گیرند. همچنین مهم است که نرم افزار امکان دسترسی حرفه ای مالیاتی یا حسابدار شما را فراهم کند، که در زمان مالیات بسیار مهم است.

مقیاس پذیری

افزودن تمام اطلاعات مالی خود به نرم افزار حسابداری فرآیندی زمان بر است. سطحی از تعهد همراه با آن است، و این احتمال وجود دارد که وقتی سیستمی هماهنگ با امور مالی خود دارید، نخواهید انرا تغییر دهید. به همین دلیل، بسیار مهم است که یک نرم افزار حسابداری بیابید که اگر قصد دارید کسب و کار خود را توسعه دهید، قابل اجرا باقی بماند. به دنبال مواردی باشید که گزینه های ارتقاء دارند و محدودیتی در ویژگی ها ندارند.

ادغام ها

حداقل، بیشتر مشاغل احتمالاً مایلند نرم افزار حسابداری خود را با پردازنده پرداخت و سیستم POS خود یکپارچه کنند. اگر بتوانید با POS خود یکپارچه شوید، تمام آن تراکنش های بانکی را می توان به صورت خودکار اضافه کرد. سایر ادغام های مفید شامل خدمات حقوق و دستمزد، CRM و موارد دیگر است.

امکانات

قبل از اینکه حتی به گزینه های نرم افزار حسابداری نگاه کنید، ارزش آن را دارد که لیستی از ویژگی های مورد نیاز خود تهیه کنید. آیا به کاربران نامحدود نیاز دارید؟ چنذ ارزی؟ مدیریت موجودی؟ پردازش پرداخت داخلی؟ یکپارچه سازی نرم افزاری که با محصولات موجود ارتباط برقرار می کند؟ با فهرست خود، بهتر می توانید مشخص کنید که کدام راه حل نیازهای حسابداری شما را پوشش می دهد.

برای بهترین نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک چقدر بودجه باید در نظر گرفت؟

آنچه خرج می کنید به آنچه نیاز دارید بستگی دارد. اگر خرده‌فروشی، تجارت الکترونیک یا رستورانی هستید که نیازمندی‌های موجودی پیچیده‌ای دارید، برای برآورده کردن همه این نیازها باید بودجه شما بیشتر باشد. اگر شما یک ارائه دهنده خدمات، مانند یک تجارت توسعه نرم افزار، با چند کارمند تمام وقت و پرداخت های ورودی و خروجی نسبتاً ساده هستید، بودجه شما کمتر خواهد بود.

در حالی که قیمت گذاری قطعاً عاملی است که باید در نظر گرفته شود، مهم تر است که بسنجید که راه حل چه ارزشی به کسب و کار شما می دهد. نرم افزار حسابداری ارزش ذاتی را به ارمغان می آورد که سودآوری شما را بهبود می بخشد. قیمت گذاری نباید تنها عامل تعیین کننده باشد.