دفتر کل حسابداری چیست؟

دفتر کل حسابداری

دفتر کل حسابداری چیست؟

دفتر کل حسابداری جزء لاینفک حسابداری کسب و کار است و به شما کمک می کند تا وضعیت مالی کسب و کار را پیگیری کنید. اگر صاحب یک کسب و کار هستید، مهم است که اصول نگهداری حساب برای معاملات تجاری را بدانید. اگر درگیر اداره یک کسب و کار یا رسیدگی به امور و معاملات یک کسب و کار یا انجام هر کاری که نیاز به درک حسابداری دارد، آنها نیز به شما مرتبط هستند.

نرم افزار حضور و غیاب سپهررایان را مطالعه کنید

دفتر کل رکوردی از ثبت های حسابداری است که حاوی اطلاعات مربوط به معاملات تجاری به صورت بدهی و اعتبار است. به حساب هایی مانند دارایی ها ، بدهی ها، درآمدها، هزینه ها و حقوق صاحبان سهام طبقه بندی می شود. به عبارت دیگر، دیدی دقیق از معاملات تجاری شما در جنبه های مختلف کسب و کارتان به شما می دهد. دانستن نحوه خواندن و ایجاد دفتر کل به شما کمک می کند تا وضعیت مالی شرکت خود را درک کنید و به شما کمک می کند پیشرفت و رشد آن را پیگیری کنید. همچنین در حسابداری دقیق به شما کمک می کند .

چه از یک دفتر کل فیزیکی و چه نرم افزار حسابداری استفاده می کنید، این مقاله به شما کمک می کند تا نحوه عملکرد دفتر کل را درک کنید.

اهمیت دفتر کل در حسابداری

دفتر کل شامل ثبت های حسابداری است که برای تهیه صورت های مالی استفاده می شود .همه حساب های مختلف درگیر در یک تجارت را پوشش می دهد. از این سوابق حسابداری می توان برای تهیه اسناد مالی مانند ترازنامه و صورت سود و زیان استفاده کرد . اینها ابزارهای مفیدی برای درک وضعیت مالی کسب و کار شما هستند.

 انواع آن چیست؟

انواع مختلفی از دفتر کل وجود دارد که شرکت ها از آنها استفاده می کنند. اینها شامل دفتر فروش (دفتر بدهکار)، دفتر خرید (دفتر بستانکار) و دفتر کل است.

1. دفتر کل

دفتر کل اصلی ترین نوع دفتر است که معمولاً توسط شرکت ها استفاده می شود. ان یک رکورد جامع از تمام حساب های دفتر یک کسب و کار است. شامل انواع حساب ها مانند دارایی ها، بدهی ها، حقوق صاحبان سهام، درآمدها و هزینه ها است.

2. دفتر فروش

دفتر فروش که به آن دفتر بدهکار نیز می گویند حاوی سوابق حسابداری مربوط به فروش های نسیه به مشتریان است. به عبارت دیگر، اگر مشتریان به صورت اعتباری از یک تجارت کالا خریداری کرده باشند، تمام مبالغی را که مشتریان به یک تجارت بدهکار هستند نشان می دهد.

3. دفتر کل خرید

دفتر خرید، که به آن دفتر بستانکار نیز می گویند، حاوی سوابق حسابداری مربوط به خریدهای انجام شده توسط شرکت به صورت اعتباری است. به عبارت دیگر، اگر کسب و کار به صورت اعتباری از فروشندگان کالا خریداری کرده باشد، جزئیات آن معاملات در این دفتر ثبت می شود.

اصول یک دفتر کل حسابداری چیست؟

یک دفتر کل برای نگهداری سوابق تراکنش های مالی از روش حسابداری دوباری پیروی می کند. معاملات در دو ستون، با بدهی در سمت چپ و اعتبار در سمت راست فهرست شده است. بدهی ها نشان دهنده افزایش دارایی ها و اعتبارات نشان دهنده افزایش در بدهی ها است.

هر بدهکاری یک بدهی متناظر با همان ارزش دارد زیرا نشان می دهد که تراکنش چگونه بر دو حساب مربوطه تأثیر می گذارد. ورودی های بدهکار و اعتباری باید تعادل داشته باشند. به این می گویند متعادل کردن کتاب ها.

دفتر کل به حساب‌های جداگانه‌ای مانند حساب نقدی، حساب‌های دریافتنی ، فروش، وام و غیره تقسیم می‌شود. این امر درک ورودی‌های حسابداری را آسان‌تر می‌کند و نشان می‌دهد که چگونه هر تراکنش بر جنبه‌های مختلف یک تجارت مانند پول نقد، فروش و هزینه‌ها تأثیر می‌گذارد.

حساب های مختلف دفتر چیست؟

اطلاعات دفتر کل در دسته های خاصی از حساب ها سازماندهی می شود. تراکنش ها به صورت بدهکار یا بستانکار در هر یک از این حساب ها ثبت می شود.

حساب های دارایی

دارایی ها هم شامل دارایی های فیزیکی مانند تجهیزات و هم دارایی های نامشهود مانند مالکیت معنوی می شود. برخی از انواع حساب‌های دارایی عبارتند از حساب‌های نقدی، حساب‌های دریافتنی و موجودی . اینها دارایی های کوتاه مدت هستند. حساب هایی مانند حساب های تجهیزات نشان دهنده دارایی های بلند مدت یا ثابت هستند.

حساب های بدهی

بدهی ها چیزی را تشکیل می دهند که کسب و کار شما به طرف های خارجی بدهکار است. برخی از نمونه‌های حساب‌های بدهی عبارتند از وام، مالیات و اجاره پرداخت نشده.

حساب های حقوق صاحبان سهام

حقوق صاحبان سهام تفاوت بین دارایی ها و بدهی ها است که به عنوان ارزش خالص کسب و کار شما نیز شناخته می شود. حساب سهام منعکس کننده ارزش واقعی کسب و کار شما است. به زبان ساده، به شما می گوید اگر شرکت شما تمام دارایی های خود را بفروشد و تمام بدهی های خود را بپردازد، چقدر پول باقی می ماند. سهام را می توان به عنوان نمونه ای از حساب حقوق صاحبان سهام در نظر گرفت.

حساب های درآمد

درآمد به درآمد حاصل از کسب و کار شما اشاره دارد. این در صورت سود و زیان یا صورت سود و زیان ثبت می شود . برخی از نمونه‌های حساب‌های درآمدی عبارتند از فروش کالا یا خدمات و درآمد سرمایه‌گذاری.

حساب های هزینه

هزینه ها همان چیزی است که کسب و کار شما باید به عنوان بخشی از هزینه های ضروری خود خرج کند. نمونه هایی از حساب های هزینه شامل هزینه های آب و برق و حقوق است.

چگونه یک دفتر کل حسابداری را می خوانیم؟

دانستن نحوه خواندن دفتر کل همیشه مفید است. می تواند تصویر کاملی از امور مالی کسب و کارتان به شما بدهد. دفتر کل دارای اعتبار در ستون سمت راست و بدهی در سمت چپ است. اولین قدم در خواندن دفتر کل این است که به دسته ها یا حساب های مختلف آن مانند دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام نگاه کنید. برای مشاهده تراکنش های وارد شده برای هر ماه، دفتر کل را از بالا به پایین بخوانید. شما می توانید مشاهده کنید که موجودی حساب در هر مرحله چگونه تغییر می کند. همچنین می توانید در پایان هر ماه به مانده حساب نگاه کنید.

نرم افزار حسابداری انبار را مطالعه کنید.

چگونه یک دفتر کل می نویسید؟

چه در حال پر کردن دفتر کل فیزیکی یا استفاده از نرم افزار حسابداری باشید، دانستن مراحل پر کردن دفتر کل مفید است. مراحل در زیر شرح داده شده است.

1. برای هر نوع حساب یک دفتر کل تهیه کنید

دفتر کل شما باید به دسته های مختلف تقسیم شود تا نشان دهنده انواع مختلف حساب ها باشد. برای هر حساب یک دفتر کل تهیه کنید. به عنوان مثال، یک دفتر حساب نقدی شامل تمام معاملات نقدی خواهد بود. چندین حساب را در یک صفحه قرار ندهید. اگر تراکنش‌هایی وجود دارد که با هیچ یک از انواع حساب‌ها مطابقت ندارند، آنها را در یک حساب دفتر کل یادداشت کنید.

2. تاریخ، شماره مجله و توضیحات

ستون هایی در سمت چپ صفحه برای تاریخ، شماره مجله و شرح معامله ایجاد کنید.

3. بدهی، اعتبار و مانده

ستون هایی برای بدهی، اعتبار و موجودی ایجاد کنید. بدهی نشان دهنده افزایش دارایی ها یا پولی است که کسب و کار شما دریافت می کند. اعتبار نشان دهنده افزایش بدهی ها یا پولی است که کسب و کار شما باید بپردازد. موجودی تفاوت بین بدهی و اعتبار است.

4. مدخل های مجله

اطلاعات مربوط به هر مدخل مجله را وارد کنید . بدهی ها و اعتباراتی که با یکدیگر مطابقت دارند باید در کنار هم وارد شوند. این باعث می‌شود که مشاهده تعادل و درک معامله راحت‌تر شود.

5. ارسال دفتر

معاملات را به محض وقوع ثبت کنید. اگر یک دفترچه ثبت می کنید، آن را در دفتر پر کنید. فرآیند انتقال مدخل ها از یک مجله به حساب های دفتر کل، ارسال دفتر نامیده می شود.

6. دفتر کل را با هم ترکیب کنید

دفتر کل حساب های مختلف را ترکیب کنید تا یک دفتر کل کامل بسازید. صفحه اول شامل نمودار حساب است که هر حساب در دفتر کل و شماره آن ذکر شده است. تمام حساب های موجود در دفتر کل در صفحه اول را فهرست کنید. به این فهرست، نمودار حساب می گویند.

تفاوت بین مجله و دفتر کل

مجله و دفتر هر دو سوابق مهم حسابداری هستند. هر کدام در مرحله متفاوتی از فرآیند حسابداری استفاده می شوند.

مجله اولین مرحله ثبت ورودی های حسابداری است. تراکنش های کسب و کار شما به عنوان بدهی و اعتبار در مجله ثبت می شود و سپس در دفتر کل در دسته های مختلف دفتر ثبت می شود.
در ژورنال، تراکنش ها بر اساس سیستم دو ورودی ثبت می شوند. از آنجایی که این مجله اولین مرحله ثبت است، به این مجله، دفتر اصلی حسابداری یا دفتر ثبت اصلی نیز می گویند. در ژورنال، تراکنش ها به دسته های مختلف تقسیم نمی شوند، بلکه معمولاً یکی پس از دیگری به عنوان و زمانی که انجام می شوند، ثبت می شوند. هر معامله ای را که به ترتیب زمانی انجام می شود، بدون تقسیم کردن تراکنش ها به انواع مختلف حساب ها نشان می دهد.

نرم افزار تعمیر و نگهداری سپهررایان را مطالعه کنید

دفتر کل حسابداری حاوی اطلاعات ورودی های مجله است که به انواع مختلف حساب تقسیم می شوند. مدخل مجله جزئیات حسابی را که اعتبار و بدهی در آن صورت می گیرد مشخص می کند. به عنوان مثال، مبلغ 1500 دلار در حساب نقدی به همراه اعتبار 1500 دلار در حساب های پرداختنی ذکر می شود. این امر باعث می شود تا به راحتی بتوان جزئیات را در دفتر کل زیر سرهای مربوطه وارد کرد
دفتر کل به درک کلیات مالی کسب و کار شما کمک می کند. به آن کتاب اصلی حسابداری می گویند. برای ایجاد تعادل آزمایشی استفاده می شود. تراز آزمایشی سپس برای ایجاد صورت های مالی مانند ترازنامه استفاده می شود.

دفتر کل و تراز آزمایشی

تراز آزمایشی گزارشی است که موجودی تمام حساب های دفتر کل کسب و کار شما را در یک مقطع زمانی مشخص فهرست می کند. هدف اصلی تراز آزمایشی نشان دادن مانده بدهی ها و اعتبارات کلیه معاملات در دفتر کل است.

این گزارش تمام مجموع حساب های دفتر کل را با شماره حساب، توضیحات و مانده نهایی بدهی ها و اعتبارات فهرست می کند. برخلاف دفتر کل، موجودی آزمایشی فقط مجموع حساب ها را نشان می دهد و هر تراکنش را نشان نمی دهد.

جمع بندی

دفتر کل حسابداری یک سند مهم در حسابداری است زیرا به شما دید جامعی از امور مالی کسب و کار شما می دهد. در حسابداری تجاری، پل ارتباطی بین ثبت فوری معاملات در یک مجله و جمع کردن مانده ها در تراز آزمایشی است. پایه و اساس ترازنامه های نهایی کسب و کار شما را تشکیل می دهد. درک نحوه عملکرد دفتر کل به شما کمک می کند تا از سلامت مالی و رشد کسب و کار خود مطلع شوید.

دفتر کل حسابداری چیست؟
پیمایش به بالا