پیگیری اعداد فقط برای حسابداران نیست. افراد تجاری که بر عملکرد کسب و کار خود نظارت می کنند، تصمیمات تجاری آگاهانه تری می گیرند. تجزیه و تحلیل هزینه های یک کسب و کار به مدیریت کمک می کند تا هزینه ها را به خوبی تحت کنترل داشته باشد. تجزیه و تحلیل هزینه ها از صورت درآمد شرکت برای تعیین نحوه و محل مصرف پول خود استفاده می کند.
هزینه ها در یک شرکت ضروری است، اما هزینه ها باید تا حد امکان در مقایسه با درآمد پایین نگه داشته شوند. هر چه هزینه ها کمتر باشد، نتیجه بهتری خواهد داشت. این تعادل بین درآمد و هزینه، کسب و کار را پایدار و از نظر مالی سالم نگه می دارد. برای دانستن بیشتر در مورد انجام تجزیه و تحلیل هزینه کسب و کار خود، ادامه مطلب را بخوانید.
تحلیل هزینه چیست؟
یک کسب و کار دارای پولی است که وارد می شود و پول نقد خارج می شود. در حالی که بسیاری از افراد در ظرفیت های مختلف اغلب پول دریافتی را دنبال می کنند، ممکن است هزینه ها با دقت بررسی نشود. هزینه های نظارت نشده به زودی می تواند به یک مشکل تبدیل شود و با کار سختی که شرکت برای ایجاد درآمد انجام داده است مقابله کند. تجزیه و تحلیل هزینه عبارت است از بررسی دقیق هزینه های شرکت برای یک دوره. توجه به هزینه های شرکت برای سالم نگه داشتن امور مالی آن ضروری است. برای بهترین نتایج، تجزیه و تحلیل هزینه ها باید ماهانه یا حداقل هر سه ماه یکبار انجام شود. تجزیه و تحلیل سیستماتیک هزینه ها به شرکت کمک می کند تا هزینه های غیر ضروری را قبل از اینکه به اندازه کافی بزرگ شوند که مشکلی جدی ایجاد کنند شناسایی کند. تجزیه و تحلیل هزینه ها همچنین به شناسایی روند هزینه ها کمک می کند و شرکت را قادر می سازد تا امور مالی خود را بهتر برنامه ریزی کند.
چگونه یک حساب تجاری را تجزیه و تحلیل کنیم
1.صورت سود و زیان شرکت را ایجاد کنید. در حالی که محاسبه دستی ممکن است دشوار باشد، نرم‌افزاری مانند سپهررایان به شما امکان می‌دهد گزارش‌هایی را با تمام اطلاعاتی که برای تجزیه و تحلیل نیاز دارید ایجاد کنید، در صورتی که تمرین را به صورت دستی انجام می‌دهید، درآمدها و دارایی‌ها را برای دوره زمانی فهرست کنید. درآمد ممکن است بر اساس محصول طبقه‌بندی شود تا درصدی را که هر محصول در کل درآمد مشارکت داشته است نشان دهد.
2.COGS (هزینه کالاهای فروخته شده) برای هر یک از محصولات فروخته شده محاسبه می شود. این هزینه شامل تمام مواد اولیه و نیروی کار در تولید محصول می شود. این هزینه‌ها همچنین ممکن است برای تجسم درصد هزینه‌هایی که هر محصول متحمل شده است، دسته‌بندی شوند.
3.حاشیه ناخالص به عنوان تفاوت بین COGS و درآمد محاسبه می شود.
4.تغییرات حاشیه ناخالص طی چند دوره گذشته باید بررسی شود تا مشخص شود آیا تغییراتی وجود داشته است یا خیر. اگر تغییراتی رخ داده باشد، عواملی که باعث تغییرات شده اند شناسایی می شوند. اگر هزینه ها افزایش یافته باشد، حاشیه ناخالص کاهش می یابد.
5.هزینه های اضافی مانند تبلیغات و بازاریابی نیز اضافه شده و با توجه به فروش به درصدی تبدیل می شود. این نیز با دوره های زمانی گذشته مقایسه شده است.
6.هزینه های اداری و عمومی را محاسبه کنید. این هزینه ها شامل استهلاک، خرابی یا بهره نمی شود.
7.تمام هزینه های محاسبه شده برای محاسبه سود ناخالص یا درآمد از درآمد کسر می شود. این در مقایسه با فروش در چند دوره زمانی گذشته تجزیه و تحلیل شده است. اگر افزایشی وجود داشته باشد، نشانه آن است که تجارت در حال بهبود است.
8.اگر هر دارایی با سود یا زیان فروخته شده باشد، از آن برای تعدیل درآمد ناخالص نیز استفاده می شود. درآمد خالص حاصل به صورت درصدی از درآمد بیان می شود.
9.هزینه های غیر نقدی دوباره اضافه می شوند تا موقعیت نقدی دقیق کسب و کار را پیدا کنید. این نشان می دهد که آیا کسب و کار سود یا زیان کرده است.
10.واریانس این مقدار برای دوره های زمانی قبلی محاسبه شده و دلیل هر گونه تغییر آنالیز می شود. دلایل شناسایی شده باید مدیریت شوند تا بهترین نتایج را برای شرکت ایجاد کنند.
انواع هزینه ها برای پیگیری
انواع مختلفی از هزینه ها وجود دارد که یک شرکت می تواند پیگیری کند. آنها را می توان به طور کلی به صورت زیر دسته بندی کرد:
- هزینه‌های عملیاتی : هزینه‌هایی است که مستقیماً به تولید محصولات مربوط می‌شود که شرکت از خودگذشتگی می‌کند یا برای عملیات اصلی شرکت. آنها هزینه مواد اولیه، حمل و نقل و سایر هزینه هایی هستند که مستقیماً با فرآیند تولید و ساخت در شرکت مرتبط هستند. هزینه های غیر از این هزینه ها را می توان هزینه های غیرعملیاتی نامید. معمولاً این هزینه‌های غیرعملیاتی هستند که ابتدا در طی تجزیه و تحلیل هزینه‌ها کاهش می‌یابند.
- هزینه های اداری : شرکت باید برای اجاره، سفر و سایر هزینه ها مانند بیمه پرداخت کند. اینها معمولاً هزینه های مکرر هستند که برای ادامه عملیات شرکت ضروری است.
- هزینه های یکباره : برخی از هزینه هایی که شرکت متحمل می شود، تکراری نیستند و ممکن است فقط یک بار پرداخت شوند. این ممکن است حق عضویت، هزینه مجوز یا هزینه های مشابه باشد.
- هزینه های بازاریابی : بازاریابی و تبلیغات برای شرکت برای افزایش فروش ضروری است و پولی که صرف هزینه های تبلیغاتی می شود در این دسته قرار می گیرد.
هر یک از این هزینه ها باید از نظر ضرورت مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد. هزینه ای که برای ایجاد درآمد بیشتر در آینده انجام می شود ممکن است ارزش آن را داشته باشد. اما سایر هزینه هایی که می توان آنها را کاهش داد شناسایی شده و اقدامات کنترل هزینه انجام می شود.
باید از هزینه های غیرنقدی مانند استهلاک و استهلاک که خروجی واقعی وجه نقد ایجاد نمی کند آگاه بود. آنها به منظور هزینه استفاده از دارایی ها و کاهش ارزش آنها و یا عدم هزینه هایی هستند که باید محدود شوند. جزء مالیاتی هزینه ها نیز معمولاً طبق محاسبات دولت است و محدودیتی ندارد. آنها برای درک مشخصات کامل هزینه های شرکت محاسبه می شوند.
هزینه های یک شرکت را نیز می توان به عنوان ثابت یا متغیر طبقه بندی کرد. آنها به شرح زیر است:
- هزینه های ثابت : هزینه های ثابت یک شرکت با تغییرات تولید تغییر نمی کند. به عنوان مثال، اجاره شرکت بدون توجه به تعداد کالاهایی که تولید می کند، ثابت می ماند. هرچه هزینه های ثابت شرکت کمتر باشد، بهتر است. هزینه‌های ثابت می‌تواند بر حاشیه سود شرکت تأثیر جدی‌تری بگذارد، زیرا زمانی که شرکت با دوره تولید کم مواجه می‌شود، تغییری نمی‌کند. وقتی تولید زیاد باشد، هزینه آن ثابت می ماند و این مطلوب است. به این اهرم می گویند. هرچه زیرساخت ها و فناوری های شرکت بهتر استفاده شود، هزینه های ثابت کمتر می شود.
- هزینه های متغیر : هزینه های متغیر یک شرکت بسته به حجم عملیات تغییر می کند. هزینه های ذخیره سازی، حمل و نقل و هزینه های مشابه زمانی افزایش می یابد که تولید بیشتر باشد. هزینه های متغیر به شدت بر حاشیه سود تأثیر نمی گذارد زیرا متناسب با فروش تولید شده است.
چگونه هزینه های کسب و کار خود را مرحله به مرحله تجزیه و تحلیل کنیم
درآمد و فروش خود را بنویسید: اعداد درآمد و فروش را برای دوره زمانی مورد تجزیه و تحلیل فهرست کنید. این می تواند یک هفته، ماه، ربع یا سال باشد. انجام دستی این کار ممکن است خسته کننده باشد. نرم افزار این اطلاعات را فوراً فهرست می کند و کل فرآیند تجزیه و تحلیل هزینه را برای انجام منظم آسان تر می کند.
تمام هزینه های خود را یادداشت کنید: یا ازنرم افزار برای فهرست کردن هزینه ها استفاده کنید یا به صورت دستی تمام هزینه ها را برای دوره زمانی مشخص فهرست کنید و آنها را به درستی دسته بندی کنید.
محاسبه حاشیه ناخالص: حاشیه ناخالص را با کسر بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS) از درآمد محاسبه کنید. COGS هزینه ای است که مستقیماً با تولید کالا مرتبط است و شامل هزینه های اداری یا کارگری نمی شود. فناوری اطلاعات سودی است که شرکت از فروش به دست می آورد.
حاشیه سود خود را محاسبه کنید: تمام هزینه ها را فهرست و جمع کنید و آنها را از درآمد کم کنید تا حاشیه سود محاسبه شود. اگر منفی باشد، باید بر امور مالی خود نظارت دقیق داشته باشید و اقداماتی را برای بهبود کسب و کار خود انجام دهید. با این حال، یک عدد منفی در یک تجارت جدید غیر معمول نیست.
چه کاری می توانید برای تجزیه و تحلیل هزینه بهتر انجام دهید؟
تجزیه و تحلیل هزینه زمانی اتفاق می افتد که شما اعداد را مطالعه می کنید و شناسایی می کنید که کسب و کار شما در کجا هزینه زیادی می کند. بهای تمام شده کالای فروخته شده معمولاً هزینه ای است که قابل کنترل نیست. با این حال، بقیه هزینه ها باید برای بهترین نتیجه مدیریت شود. از این میان، هزینه های ثابت در صورت کاهش بیشترین تأثیر را دارند. به عنوان مثال، نقل مکان به محل های کوچکتر ممکن است اجاره بها را کاهش دهد و تفاوت زیادی در هزینه ها و عملکرد شرکت ایجاد کند.
نرم افزار تجزیه و تحلیل هزینه کسب و کار
تجزیه و تحلیل هزینه به صورت دستی یک کار طولانی و درگیر است. مقدار فهرست بندی و محاسبه ای که انجام می شود ممکن است برای انجام منظم عملی نباشد. نرم افزار حسابداری مانند سپهررایان تمام اعدادی که شما نیاز دارید را فوراً از سوابق مالی شما استخراج می کند. این به مدیران و صاحبان مشاغل کمک می کند تا از نزدیک بر هزینه های خود نظارت داشته باشند و کسب و کار خود را در مسیر موفقیت مالی حفظ کنند. نرم افزار گزارش های تحلیلی و نمودارهایی را در اختیار شما قرار می دهد که کار سخت را از تجزیه و تحلیل هزینه ها خارج می کند. این ابزار ارزشمندی است که به شما کمک می‌کند هزینه‌ها را نظارت کنید و زمانی که هزینه‌ها بسیار زیاد است، آنها را اصلاح کنید.