مرجوعی کالا – مجوز بازگشت کالا
متأسفانه حوادثی اتفاق می افتد و مشتریان باید محصولات را برگردانند. به همین دلیل مهم است که یک سیستم مجوز مرجوعی کالا وجود داشته باشد تا آماده رسیدگی به عودت و در برخی موارد، شناسایی فعالیت های متقلبانه باشد.
از نرم افزار تعمیر و نگهداری سپهررایان دیدن کنید.
مجوز بازگشت کالا (RMA) سندی است که توسط یک شرکت به مشتری ارائه می شود و اجازه بازگشت کالا را صادر می کند.
از سفارش‌های خرید تا حمل و نقل و فعال شدن مجوز مرجوعی کالا , سپهررایان مدیریت تولید و تجارت شما را خودکار می کند تا به راحتی مناطق مشکل ساز در تولیدتان را شناسایی کند.
وقتی مشتری محصولی را که از شما خریده است برمی گرداند و دلایلی را برای بازگشت ارائه می دهد، آیا سیستمی برای رسیدگی به چنین شرایطی دارید؟
کل فرآیند فروش و ارتباط با مشتری همیشه هموار نیست. کسب و کار شما به یک فرآیند مدیریتی نیاز دارد که در هنگام بروز شرایط کمک کند، مثلاً محصولاتی که اشتباهاً با نقص فروخته می شوند. هدف این راهنما این است که با پاسخ دادن به دو سوال اساسی، تمام اطلاعاتی را که در رابطه با فرآیند مجوز بازگشت کالا یا فرآیند مرجوعی کالا نیاز دارید در اختیار شما قرار دهد:
مرجوعی کالا RMA چیست؟RMA چگونه کار می کند؟
مشتریان باید قبل از بازگرداندن هر محصولی، یک شماره مجوز بازگشت کالای RMA از شرکت دریافت کنند.مدیریت مجوز بازگشت کالا (RMA) سیستمی است که بازگرداندن محصولات معیوب در نظر گرفته شده را هدایت می کند. مجوز بازگشت کالا به عنوان مجوز بازگشت مواد RMA نیز شناخته می شود.
این اولین بخش از فرآیند لجستیک معکوس است .
در طول این فرآیند، شما باید با مشتری درگیر شوید تا عیوب محصول را مشخص کنید و اقدامات لازم را برای پیشبرد انجام دهید.
گاهی اوقات، ایرادات آنقدر بد نیست که RMA تنظیم و صادر شود. یک سری سوال باید وضعیت کالا را مشخص کند. هنگامی که به درستی اجرا شود، سیستم مجوز بازگشت کالا به بازپرداخت یا جایگزینی کالاهای معیوب برای مشتریان کمک می کند و به شما کمک می کند مشکلات مربوط به محصول خریداری شده را حل کنید و در عین حال وفاداری مشتری را بیشتر کنید.
RMAها برای چرخه انجام سفارش معکوس حیاتی هستند .
مجوز بازگشت کالا یک سیاست برای محصولاتی است که تحت پوشش گارانتی قرار می گیرند.
فرم مدیریت RMA چیست؟
فرم مرجوعی کالا باید قبل از فرآیند مرجوعی رسمی برای مشتری صادر شود. این سند به طور کلی اطلاعات محصول را بیان می کند، از جمله اینکه محصول چه نقص هایی دارد و چه اقدامات بعدی برای اصلاح یا جایگزینی محصول انجام می شود. اینها بخش های ضروری یک سند RMA هستند:
اطلاعات مشتری
داده های محصول
دلیل بازگشت
گزینه بازگشت یا بازپرداخت
چرا سیستم RMA مهم است؟
حضور در اینجا به این معنی است که درک می کنید که RMA ها برای کسب و کار شما مهم هستند، اما چرا آنها اینقدر مهم هستند؟
یک سیستم RMA کامل نیاز به مدیریت دارد و حقیقت این است که تجارت شما همیشه از بازگشت کالا سود نمی برد. در اینجا چهار دلیل برای داشتن سیستم مدیریت مجوز بازگشت کالا وجود دارد.
1. برای جمع آوری اطلاعات مناسب از مشتری
در جمع آوری اطلاعات از مشتری، می توانید علت بازگرداندن محصول را شناسایی کنید:
آیا رنگ محصول مشکل دارد؟
آیا محصول خراب بود؟
آیا محصول اشتباهی تحویل داده شده است؟
با یک سیستم RMA، می توانید مجموعه ای از دلایل بازگشت معتبر را به مشتریان ارائه دهید تا از بین آنها انتخاب کنند. بهترین سیستم‌های RMA همچنین امکان فیلدهای سفارشی و آپلود تصاویر را فراهم می‌کنند و به شما این امکان را می‌دهند که در صورت لزوم اطلاعات بیشتری را از مشتری دریافت کنید.
2. ارائه روشی مطمئن برای بازپرداخت وجه مشتریان و جایگزینی محصول معیوب
به محض اینکه کسب و کار شما مسئولیت تعمیرات یا تعویض را بر عهده گرفت، به RMA نیاز خواهید داشت.
با یک سیستم RMA سازمان‌یافته، بهتر می‌توانید محصول را ردیابی کرده و مواردی را که باید به آن رسیدگی شود، شناسایی کنید. این فرآیند به مشتریان اجازه می‌دهد اطلاعات مورد نیاز را پر کنند و شما می‌توانید تصمیم بگیرید که آیا محصول در کلاس برگشتی و قابل استرداد قرار دارد یا خیر.
3. ارزیابی بهتر وضعیت کالای برگشتی
یک سیستم مدیریت مجوز مرجوعی کالا خوب مهم است زیرا به شما کمک می کند تا وضعیت کالا را قبل از بازگشت ارزیابی کنید.
در حالی که برخی از شرکت ها مایل به تعویض یا بازپرداخت هر محصول معیوب هستند، صاحبان مشاغل کوچک ممکن است این ظرفیت را نداشته باشند. شما باید شرایط خاصی برای بازگشت و راه های ارزیابی محصول قبل از بازگشت داشته باشید. این را می توان از طریق تأیید تصویر انجام داد.
4. کار بر روی محصول و بهبود خدمات
هنگامی که با یک سیستم مدیریت RMA کار می کنید، می توانید متوجه شکایات تکراری شوید. توجه به این شکایات به شما کمک می کند تا نحوه بهبود محصولات خود و ارائه خدمات بهتر به مشتریان را تعیین کنید.
مدیریت RMA به شرکت ها کمک می کند تا محصولات برگشتی را ردیابی کنند و اطمینان حاصل کنند که آنها به درستی مدیریت می شوند.
اکنون که می دانید مرجوعی کالا چقدر مهم است، RMA چگونه عمل می کند؟
فرآیند مجوز مرجوعی کالا در ابتدا می تواند دلهره آور به نظر برسد. درک اینکه بخش مهمی از فرآیند لجستیک معکوس است، آن را آسانتر نمی کند. برای اطمینان از اینکه کل فرآیند به آرامی اجرا می شود ، مدیریت کیفیت یک امر ضروری است و با نرم افزار ERP و RMA مناسب، می توانید مدیریت کیفیتی را دریافت کنید که می تواند بر کل فرآیند تأثیر بگذارد.
وقتی مشتریان محصولی را که از شما خریده‌اند برمی‌گردانند، از مجوز بازگشت کالا (RMA) استفاده می‌کنند. مشتری فرم RMA را تکمیل می کند، برگه RMA را به کالا می چسباند و آن را به کسب و کار تحویل می دهد. بسته به سیاست بازگشت فروشنده، مشتری ممکن است یک شماره RMA دریافت کند که نشان می دهد مالک کسب و کار اجازه بازگشت کالا را داده است.
این می تواند منجر به بازپرداخت، تعویض یا تعمیر محصول شود.
این را می توان به سه مرحله عملی برای کسب و کار شما تقسیم کرد که هم برای شما و هم برای مشتریانتان مفید است.
1. سیاست ها و فرآیندهای مرجوعی کالا را ایجاد کنید
به عنوان یک فروشنده، باید بدانید که همه محصولات قابل بازگشت نیستند.
شما باید به طور واضح دلایل بازگشت را برای مواردی که می توان و نمی توان بازگرداند، در حالی که بازه زمانی بازگشت را تعیین کردید، تعریف کنید. این باعث کاهش بازگشت محصولات کاذب می شود. کسب و کار شما همچنین باید مشخص کند که بسته به میزان نقص، آیا تعمیرات محصول، بازپرداخت یا جایگزینی کالاهای برگشتی وجود دارد یا خیر.
مرتب سازی این جزئیات به رفع سردرگمی بین مشتریان و کارگرانی که در لجستیک معکوس دخیل هستند کمک می کند.
2. یک فرم RMA ایجاد کنید
شما باید یک فرم بازگشت کالا ایجاد و در صورت درخواست مشتری صادر کنید.
این فرم باید از قبل تهیه شده و دارای جزئیات ذکر شده در بالا باشد. شما می توانید در محل خرید این فرم ها را به مشتریان اطلاع دهید. این برگه یا فرم RMA باید زمانی که شرکت آن را از مشتری دریافت می کند به محصول پیوست شود.
3. حمل و نقل و جابجایی را در نظر بگیرید
در درخواست های برگشتی، اغلب نادیده گرفته میشود، اما به عنوان یک تجارت کوچک در حال گسترش، باید حمل و نقل و جابجایی را در نظر بگیرید.
اگر محصولات شما به خارج از کشور شما ارسال می شود، فرآیند حمل و نقل ممکن است خسته کننده باشد، اما با چاپگر برچسب حمل و نقل، این فرآیند آسان تر خواهد بود. بدانید که هدف شما این است که مشتریان خود را راحت کنید و بهترین تجربه بازگشت را از طریق کل فرآیند لجستیک معکوس به آنها ارائه دهید. همچنین باید مطمئن شوید که مشتری یک برگه RMA را به هر محموله ای که برای تأیید انجام می شود، متصل می کند.
مجوز بازگشت کالا همچنین می تواند برای درخواست جایگزینی برای محصولات معیوب یا آسیب دیده استفاده شود.
انواع مجوزهای مرجوعی کالا
انواع مختلفی از مجوز مرجوعی کالا وجود دارد و این انواع RMA اثرات متفاوتی بر فرآیند RMA دارند:
فقط اعتبار: در این صورت وجه برگشت داده می شود و کالا برگردانده نمی شود. این می تواند زمانی اتفاق بیفتد که هزینه بازگشت از خود محصول گران تر باشد.
تعمیر و فاکتور: در این صورت فروشنده استرداد، تعمیر و برگرداندن کالا را می پذیرد و مشتری باید هزینه تعمیرات را بپردازد.
تعمیر: فروشنده استرداد را می پذیرد، آن را تعمیر می کند و به مشتری برمی گرداند.
تعویض: در اینجا فروشنده استرداد کالا را می پذیرد و کالای نو بدون ایراد برگردانده می شود. این می تواند زمانی انجام شود که یک محصول اشتباه در ابتدا ارسال شده باشد.
رسید و اعتبار: فروشنده استرداد محصول را می پذیرد و وجه به مشتری بازپرداخت می شود.
رسید و بدون اعتبار: در این حالت فرآیند مدیریت مرجوعی پیگیری میشود، اما وجه بازپرداخت نمی‌شود. این ممکن است به این دلیل باشد که چنین محصولاتی قبل از بازگرداندن پول پرداخت نشده بودند.
رد و ارسال مجدد: ابتدا محصول جمع آوری و بررسی می شود و در صورتی که مشتری مسئول آسیب باشد، کالا مرجوع می شود.
رد کامل: مواردی وجود دارد که محصول به طور کامل رد می شود. این می تواند به دلیل مشکوک بودن به تقلب رخ دهد.
برخی از شرکت‌ها جایگزینی رایگان محصولات معیوب را به عنوان بخشی از مجوز بازگشت کالا با RMA ارائه می‌کنند، در حالی که برخی دیگر هزینه ذخیره‌سازی مجدد کالاهای برگشتی را دریافت می‌کنند.
برخی از مشکلات سیستم های RMA
چند مشکل وجود دارد که می تواند سیستم RMA را آزار دهد.
دلایل نادرست برای بازگشت
چندین بازگشت اشتباه وجود داشته است، جایی که محصولات پس از استفاده بازگردانده می شوند، مانند کتاب یا لباس فقط یک بار استفاده شده است.
همچنین شرایطی وجود دارد که کالای برگشتی، کالای فروخته شده نیست. نمونه ای از این فعالیت های متقلبانه ، موردی است که یک جعبه سیب زمینی پس از خارج شدن کالای اصلی از جعبه بازگردانده شد. همه اینها مدیریت بازده را به یک کار خسته کننده تبدیل می کند.
یک فرآیند مدیریت مناسب مجوز مرجوعی کالا می تواند به جلوگیری از این امر کمک کند. برای مثال، می‌توان کتاب‌ها را در فهرست کالاهایی قرار داد که پس از خرید قابل بازگشت نیستند، یا هر محصولی که برچسب‌های آن حذف شده است، جمع‌آوری نخواهد شد. یک بازه زمانی نیز می تواند یک عامل محدود کننده برای بازگشت محصولات نادرست باشد.
قوانین کشور
علاوه بر تقلب در بازگشت، یکی دیگر از مشکلات سیستم های بازگشت مشتری، قوانین کشورهای مختلف است. قوانین برخی از کشورها ممکن است مشاغل را مجبور به تبعیت از سیاست های بازگشت خود کند حتی اگر به نفع تجارت نباشد.
استفاده از نرم افزار ERP برای RMA
در حالی که راه اندازی دستی یک سیستم مدیریت RMA ایده خوبی است، ایده بهتر این است که کل فرآیند را خودکار کنید.
یک ERP خوب یک راه حل غیرفعال برای اطمینان از مدیریت کیفیت سیستم RMA در تجارت شما خواهد بود. سپهررایان یک سیستم ERP با ابزارهایی برای پیگیری اطلاعات حیاتی است که برای ردیابی محصول خود، مدیریت کیفیت و اطلاعات لحظه ای در مورد حرکت محصول خود نیاز دارید.
با قابلیت ردیابی سرتاسری ، محصولات را می توان نظارت کرد و با خیال راحت بازگرداند.