چگونه مشکلات موجودی مواد خام خود را با QuickBooks حل کنیم

QuickBooks کل فرآیند تولید شما را برای فروش و ساخت ردیابی می کند.
شکی نیست که موجودی مواد خام می‌تواند برای تولیدکنندگان در حال رشد سخت باشد. مشکل در نبود ماژول تولید اختصاصی است. اما راه حل چیست؟
نرم افزار QuickBooks ابزاری عالی برای سازماندهی حساب‌ها و امور مالی شماست. هیچ بحثی با آن وجود ندارد.

اما شکی نیست که محدودیت های خود را دارد. به خصوص وقتی به موضوع مدیریت موجودی و موجودی مواد اولیه می رسیم.

زیرا به همان اندازه که پیگیری کالاهای خود برای فروشندگان و فرستنده‌ها آسان است، در مورد مقیاس‌بندی تولیدکنندگان، داستان کاملاً متفاوت است.

به خصوص اگر به دنبال رشد کسب و کار خود هستید و زمانی برای به روز رسانی دستی موجودی خود ندارید.

بنابراین، موضوع اینجا دقیقاً چیست؟

نحوه استفاده از QuickBooks برای ردیابی موجودی مواد خام

خوب، اولین چیزی که باید به آن توجه کرد این است که QuickBooks Online در وهله اول برای یک ابزار تخصصی مدیریت موجودی طراحی نشده بود.

مطمئناً می‌توانید محصولات نهایی خود را به‌عنوان اقلام موجودی ردیابی کنید، اما در مورد مواد خام موجودی QuickBooks Online داستان متفاوت است.

نسخه QuickBooks Plus یک ماژول مدیریت موجودی QuickBooks را ارائه می دهد که به شما این امکان را می دهد که سهام خود را به اقلام “موجودی” و “غیر موجودی” جدا کنید .

اقلام غیر موجودی به منظور استفاده برای مواد است.

با این حال، نکته اصلی که در اینجا باید به آن توجه کرد این است که QuickBooks فقط برای ردیابی مواد خام مورد استفاده شما به عنوان هزینه طراحی شده است تا محاسبه هزینه کالاهای فروخته شده را به شما ارائه دهد. با این حال، هزینه های ساخت تولید یک محصول را در نظر نمی گیرد.

به عنوان مثال، شما دست به پارچه ای می زنید که برای ساختن تی شرت و پتوهای پیک نیک استفاده می کنید. QuickBooks فقط هزینه‌های مواد خام مورد استفاده در تولید را ردیابی می‌کند، اما در نظر نمی‌گیرد که ارزش آن برای هر عملیات تغییر می‌کند (شاید زمان تحویل برای پتوی پیک نیک طولانی‌تر باشد و هزینه‌های بیشتری برای تولید هزینه دارد).

با موجودی مواد خام آنلاین QuickBooks، باید به صورت دستی اقلام “غیر موجودی” خود را به محض اتمام استفاده از آنها در تولید، تنظیم کنید.

البته، این فوق العاده ناکارآمد و وقت گیر است، به خصوص برای تولیدکننده ای که تجارتش برای تولید محصولات نهایی به مواد دائماً خسته کننده متکی است. راه حلی برای این وجود دارد که کمی بعد آن را بررسی خواهیم کرد!

و دومین نکته ای که باید به آن توجه کرد مشکل نداشتن ویژگی صورتحساب مواد (دستورالعمل های محصول) است. این بدان معناست که شما نمی توانید لیستی از مواد یا مجموعه های فرعی برای محصولات نهایی ایجاد کنید.

بدون این ویژگی ردیابی تعداد زیادی QuickBooks Online ، ردیابی در دسترس بودن مواد برای محصولات خاص بسیار دشوارتر می شود، زیرا مانند مثال قبلی، هر محصول دارای مواد و مقادیر متفاوتی از آن مواد استفاده شده خواهد بود.

QuickBooks فاقد صورتحساب مواد است و ردیابی در دسترس بودن مواد به این معنی است که برای شما بسیار آسان است که در تولید و خرید اشتباه کنید.

و مسئله اینجاست.

QuickBooks Online برای ردیابی مؤثر فرآیند تولید و هزینه‌های مربوط به موجودی مواد خام شما طراحی نشده است .

اما قبل از اینکه به دنبال راه حلی برای مسئله مدیریت موجودی مواد خام QuickBooks باشیم، دقیقاً چگونه موجودی را در QuickBooks وارد می کنید؟

 

چگونه موجودی را در QuickBooks آنلاین وارد کنیم؟

 

نحوه وارد کردن موجودی در QuickBooks یک فرآیند نسبتاً ساده است، حتی اگر ویژگی‌های مورد نیاز یک تجارت تولیدی را از دست بدهید.

با این حال، برای وارد کردن موجودی در QuickBooks Online، به سادگی «جدید» را از داشبورد محصولات و خدمات انتخاب کنید.

از اینجا، می‌توانید «موجودی موجود» را انتخاب کنید تا پنجره جدیدی برای محصول یا خدماتی که می‌خواهید وارد QuickBooks کنید باز شود. در اینجا می توانید نام محصول و سایر فیلدهای مربوطه را پر کنید، مانند:

SKU;
دسته بندی؛
تعداد؛
قیمت؛
شرح؛
یادداشت؛ و
عکس محصول/خدمات.
پس از اتمام کار، می‌توانید روی «ذخیره» کلیک کنید تا مورد را در سیستم موجودی QuickBooks خود وارد کنید.

با این حال، اگر از صفحه‌گسترده برای مدیریت موجودی خود استفاده می‌کنید، وقتی محصولی را در QuickBooks Online وارد می‌کنید، به سادگی گزینه «وارد کردن» را انتخاب کنید تا صفحه‌گسترده در QuickBooks آپلود شود.

و این تنها چیزی است که باید در مورد نحوه وارد کردن موجودی به QuickBooks بدانید، اکنون برای بخش مهم مقاله. چگونه بر محدودیت های استفاده از QuickBooks Online برای مدیریت موجودی مواد خام غلبه می کنید؟

QuickBooks Online به شما امکان می دهد اقلام موجودی را با هم گروه بندی کنید. بنابراین، از این طریق می توانید مطمئن شوید که هنگام فروش یک محصول، مواد مرتبط با آن محصول نیز موجودی آنها کاهش می یابد.

روشی که شما این کار را انجام می دهید صرفاً نادیده گرفتن استفاده از اقلام “غیر موجودی” و ایجاد مواد خود به عنوان “محصولات” است.

سپس می توانید با استفاده از گزینه “Bundle” آنها را با هم گروه بندی کنید و مقادیر را به طور مناسب تنظیم کنید.

اکنون وقتی این “بسته” را می فروشید ، مواد و موجودی محصول نهایی شما به طور خودکار کاهش می یابد.

به اندازه کافی ساده به نظر می رسد، اینطور نیست؟

، کمی بیش از حد ساده است.

چهار مسئله در اینجا مطرح می شود:

1. موجودی منفی

موجودی منفی اساساً زمانی است که یک فاکتور در QuickBooks ایجاد می کنید که سطح سهام شما به زیر صفر می رسد. این ممکن است بعید به نظر برسد، اما در دنیای پر سرعت تولید، این امر بسیار رایج است.

این زمانی اتفاق می‌افتد که بدون به‌روزرسانی موجودی QuickBooks خود، یک سفارش فروش را انجام می‌دهید و در نهایت به اعداد منفی می‌رسید.

اکنون این ممکن است جزئی به نظر برسد، اما مشکل این است که هنگامی که موجودی شما به سمت منفی رفت، QuickBooks گزارش ها و حساب های شما را به اشتباه محاسبه می کند. . این شامل سود شما، COGS، ترازنامه مبتنی بر پول نقد، و نمودار حساب‌های QuickBooks برای موجودی مواد خام است.

2. مسائل تولید

مسئله دوم این است که حتی زمانی که مواد خود را به عنوان اقلام «موجودی» در QuickBooks تنظیم می‌کنید، باز هم تا زمانی که فروخته نشوند، در انبار کم نمی‌شوند.

البته منظور این است که شما دید دقیقی از موجودی مواد خود نخواهید داشت، زیرا ممکن است مقادیر مواد شما بیشتر از آنچه هست نشان داده شود.

حتی اگر شما یک کسب و کار MTO هستید، باز هم این مشکل را خواهید داشت زیرا تا زمانی که سفارش انجام نشود، بینشی در مورد در دسترس بودن مواد خود ندارید.

این می‌تواند باعث مشکلات واقعی در تولید شما شود، زیرا ممکن است مواد لازم برای سفارش‌های فروش تمام شود، بدون اینکه متوجه شوید آیا از QuickBooks مدیریت موجودی مواد خام به عنوان نقطه مرجع اصلی خود استفاده می‌کنید یا خیر.

3. مسائل خرید

به عنوان توسعه مشکل تولید، شما همچنین نمی دانید که چه زمانی مواد بیشتری را به این روش خریداری کنید.

مقادیر مواد خام شما نادرست است زیرا بسیاری از آنها قبلاً در تولید استفاده شده اند، اما هنوز فروخته نشده اند.

ممکن است وسوسه شوید که برای مقابله با این مشکل مواد خود را بیش از حد ذخیره کنید، اما این یک راه بالقوه تاریک است. خطر افزایش هزینه های حمل و نقل و انباشته شدن سهام مرده به طور چشمگیری افزایش می یابد.

ارزشش را ندارد.

4. زمان بر است

نکته آخر به سادگی این است که راه اندازی گروه ها برای هر یک از محصولات شما بسیار زمان بر است. زیرا فراموش نکنید که باید برای هر یک از انواع خود یک “Bundle” فردی ایجاد و پیگیری کنید.

اگر بیست طرح تی شرت بسازید که هر کدام در پنج رنگ هستند، به این معنی است که در مجموع صد “بسته” اضافی باید به صورت دستی ایجاد کنید، و سپس جداگانه دنبال کنید.

راه حل موجودی مواد خام QuickBooks
سپهررایان کل فرآیند تولید شما را برای فروش و سفارشات ساخت از ابتدا تا انتها دنبال می کند. این بدان معنی است که موجودی مواد خام QuickBooks شما دائماً در زمان واقعی به روز می شود و به طور جداگانه به سفارشات اختصاص می یابد. استفاده شما از مواد هرگز دوباره با هم همپوشانی نخواهد داشت!

بنابراین، سوال این است که چگونه می‌توانیم مشکلات موجودی مواد خام آنلاین QuickBooks را حل کنیم؟

از آنجا که به همان اندازه که QuickBooks می تواند برای حسابداری و امور مالی شما درخشان باشد، شکی وجود ندارد که هنگام استفاده از QuickBooks برای تولید ، کمبودهایی وجود دارد .

مطمئناً، شما می توانید مدیریت موجودی اولیه محصولات نهایی خود را انجام دهید، اما واقعیت این است که وقتی دائماً از مواد برای ایجاد آن محصولات استفاده می کنید، کافی نیست.

شما باید بتوانید مقادیر، هزینه ها و دستور العمل های محصول را ردیابی کنید تا خط تولید شما تا آنجا که می تواند کارآمد باشد.

و اینجاست که سپهررایان وارد می شود.

نرم افزار تولید هوشمند ما توسط سازندگان برای تولیدکنندگان مدرن طراحی شده است. این یک راه حل همه کاره است که موجودی، تولید و فروش شما را همگام با حساب QuickBooks شما مدیریت می کند.