4 ویژگی مهم نرم افزار سفارش خرید که می تواند به رشد کسب و کار شما کمک کند
وقتی صحبت از ویژگی های نرم افزار سفارش خرید می شود، سازمان های زیادی وجود دارند که نرم افزار سفارش خرید را ارائه می دهند. همه با یکدیگر متفاوت هستند، بنابراین زمانی که در حال سرمایه گذاری برای نرم افزار سفارش خرید هستید، نباید این کار را ساده بگیرید و مهمتر از آن، باید اطمینان حاصل کنید که نرم افزار مناسب را انتخاب می کنید.
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری crm را مطالعه کنید
برای انجام این کار قبل از هر چیز باید بدانید که سفارش خرید چیست و چه ویژگی های ضروری سفارش خرید است! ب
سفارش خرید چیست؟
سفارش خرید یک سند الزام آور قانونی است. این سندی است که هم به تامین کننده و هم به خریدار کمک می کند. این سند توسط خریدار برای استفاده از خدمات یا ارائه محصولات در آینده ایجاد می شود.
نرم افزار مدیریت تولید را مطالعه کنید
این سند مزیتی را برای سازمان خریدار فراهم می کند. آن مزیت چیست؟ سازمان خریدار نیازی به پرداخت کامل برای ثبت سفارش ندارد.
از نظر تامین کننده، آنها نگران ریسک پولی نخواهند بود زیرا تامین کننده دارای یک سند الزام آور قانونی است. پرداخت کامل پس از تکمیل اطلاعات حیاتی ذکر شده در سند انجام می شود!
نرم افزار erp را مطالعه کنید
انواع مهم اطلاعاتی که در سند سفارش خرید ذکر شده است چیست؟
محصول یا خدمات
نام تجاری خاص
مقدار محصول
قیمت کالا
تاریخ تحویل
محل تحویل
آدرس صورتحساب و غیره
هر سفارش خرید دارای یک شماره منحصر به فرد است که برای هر دو طرف (خریدار و تامین کننده) مفید است. هر دو طرف می توانند وضعیت پرداخت و وضعیت تحویل را پیگیری کنند.
نرم افزار تعمیر و نگهداری تجهیزات را مطالعه کنید
نیاز به سفارش خرید در تجارت چیست؟
بسیاری از سازمان ها از سفارش های خرید در تجارت استفاده نمی کنند زیرا معتقدند که این امر هدر دادن منابع است و زمان زیادی صرف کاغذبازی می شود.
اگرچه این تکنیک حرفه ای نیست، اما می تواند در یک استارتاپ یا زمانی که کارمندان محدودی دارید کار کند. اما هنگامی که سازمان رشد می کند و کارکنان اضافه می شوند، مدیریت سفارشات خرید پیچیده می شود.
نرم افزار ردیابی محصول را مطالعه کنید
اگر هیچ سابقه مناسبی از سفارش خرید وجود نداشته باشد، نمی توانید اطلاعات مهم را ردیابی کنید. در صورت عدم پیگیری سفارش خرید، کارمندان می توانند سو استفاده کنند. برای جلوگیری از تقلب و سرقت و پیگیری سفارشات خرید، نرم افزار سفارش خرید خودکار مورد نیاز است.
سفارش خرید برای تجارت ضروری است، به خصوص زمانی که آن را با تکنیک قلم و کاغذ پیگیری می کنید. با استفاده از این تکنیک، شما در نهایت کاغذهای زیادی خواهید داشت که نگهداری از آنها دشوار خواهد بود و ردیابی آنها کار پیچیده ای خواهد بود، زیرا کاغذها به راحتی گم می شوند.
علاوه بر این، نرم افزار سفارش خرید چندین مزیت را به همراه دارد زیرا می‌توانید سفارش‌های خرید قدیمی را بررسی کنید، ورقه‌های سفارش را تأیید می‌کند، یادداشت‌هایی که به خوبی دریافت شده‌اند، و غیره.
ویژگی های نرم افزار سفارش خرید
1. درخواست خرید
یک سازمان باید اطمینان حاصل کند که منابعش بی مورد هدر نمی رود. به همین دلیل است که درخواست خرید انجام می‌شود که در آن مدیران تصمیم می‌گیرند .
یک نرم افزار سفارش خرید ایده آل ، روشی بهینه و رسمی برای تایید درخواست خواهد داشت و به کنترل هزینه نیز کمک می کند. یک نرم افزار سفارش خرید خوب دارای یک فرم درخواست خودکار است که به کارکنان کمک می کند تا فرم را به سرعت پر کنند و در وقت خود صرفه جویی کنند.
2. پیگیری سفارش خرید
شما باید هر سفارش خرید را پیگیری کنید و تمام اطلاعات دقیق هر سفارش ذکر شده باشد تا دو برابر یا بیشتر از قیمت سفارش خرید پرداخت نکنید.
قابلیت ردیابی سفارش خرید یکی از مهم ترین ویژگی هاست. شما می توانید از وضعیت سفارش خرید مطلع شوید که چقدر در فرآیند سفارش خرید پیشرفت داشته است .
هر شخص مهمی مانند عضو تیم مالی، مدیر، کارمند نیز می تواند ببیند که آیا به روز رسانی شده است یا خیر. علاوه بر این، آنها می توانند هر زمان که بخواهند به روز رسانی را بررسی کنند.
همچنین در فرآیند ممیزی مفید است تا هیچ سوء استفاده ای انجام نشود .
3. مدیریت فروشنده
باید بدانید که فروشنده کارش را خوب انجام می دهد یا نه! مثلا محصولش کیفیت داره یا نه. آیا فروشنده محصولات را به موقع تحویل می دهد یا خیر! با کمک این نوع اطلاعات می توانید قضاوت کنید که آیا فروشنده عملکرد خوبی دارد یا خیر.
در یک سازمان، چندین فروشنده برای چندین هدف وجود دارد. این که چه محصولی توسط کدام فروشنده تحویل داده می شود، این نرم افزار به پیگیری آن کمک می کند. همچنین می‌توانید سابقه فروشنده را که به تصمیم‌گیری تجاری کمک می‌کند، ردیابی کنید.
4. تجزیه و تحلیل داده ها
سفارش خرید خودکار به شما امکان می دهد تاریخچه سفارش خرید را پیگیری کنید. به تصمیم گیری های تجاری کمک می کند. هنگامی که ردیابی وضعیت سفارش خرید را ردیابی می کنید، اطلاعات مهمی را که برای کسب و کار ضروری است، مانند مدت زمانی که برای تکمیل سفارش خرید صرف می شود، ردیابی می کنید.
نتیجه
بسیار مهم است که بفهمید چه نوع نرم افزاری برای کسب و کار شما مفید خواهد بود. به همین دلیل است که ویژگی‌های سفارش خرید را که در یک نرم‌افزار ضروری است و همانطور که می‌دانیم هر کسب‌وکاری نیاز متفاوتی دارد را ذکر کرده‌ایم.
مدیریت سفارش خرید بخشی از نرم افزار مدیریت دارایی است که می تواند برای مشاغل بسیار مفید باشد زیرا خدمات مبتنی بر ابر را ارائه می دهد. این نه تنها به مدیریت سفارش خرید کمک می کند، بلکه در چندین فعالیت دیگر مانند ایمن نگه داشتن داده ها و دسترسی به داده ها از هر نقطه در سراسر جهان کمک می کند.
1. درخواست خرید چیست؟
درخواست خرید یک سند رسمی از طرف کارمند به مدیر است که نیاز به یک محصول خاص را با مقدار ذکر شده توضیح می دهد. در صورت تایید این فرم برای تایید کمیت بسته به بودجه به اداره دارایی ارسال می شود. پس از این درخواست خرید تبدیل به یک سفارش خرید می شود.
2. آیا سفارش خرید می تواند به بهبود مدیریت موجودی نیز کمک کند؟
خرید اولین گام برای برنامه ریزی موجودی است. و هنگامی که یک سیستم سفارش خرید با کاربری آسان دارید، به کنترل موجودی کمک می کند . نرم افزار سفارش خرید به شما کمک می‌کنند کالاهایی را که می‌توانید شرکت خود را با فاکتور مطابقت دهید تا از نظر دقت بررسی شود، پیگیری کنید تا دقیقاً بدانید که در مورد موجودی شما چه می‌گذرد.