نرم افزار مدیریت منابع و مزایای آن

نرم افزار مدیریت منابع

مدیریت صحیح منابع برای موفقیت سازمان شما بسیار مهم است. همانطور که در زیر خواهیم دید، یک نرم افزار مدیریت منابع توانا می تواند به شما در برنامه ریزی و پیگیری منابع  کمک کند تا از تضادها و پروژه های با تاخیر جلوگیری کنید.

نرم افزار مدیریت تولید را مطالعه کنید

هدف نرم افزار مدیریت منابع

هدف مدیریت منابع ساده است: تخصیص موثر منابع که شامل درک عمیق دامنه و خواسته های هر پروژه، ارزیابی قابلیت های هر منبع، و ایجاد زمان بندی های بدون درگیری است.

نرم افزار crm را مطالعه کنید

روی کاغذ، اینکار نسبتاً ساده به نظر می رسد. در واقع، اگر با منابع مقیاس‌پذیرتر (مانند کارگران تولیدی) سروکار دارید، می‌توانید به سادگی اعداد را روی صفحه‌گسترده بکشید و روزی آن را فراخوانی کنید.

نرم افزار حقوق دستمزد را مطالعه کنید

با این حال، هنگامی که با منابع خلاقانه و فنی سر و کار دارید – مانند یک آژانس – یک رویکرد ساده فقط با اعداد واقعاً کار نمی کند.

منابع خلاق نه مقیاس پذیر هستند و نه قابل تعویض. شما نمی توانید یک عضو کلیدی تیم را با دیگری در یک لحظه جایگزین کنید. اغلب، حتی نمی‌توانید پیش‌بینی کنید که یک کار خلاقانه چقدر طول می‌کشد.

تشدید مشکل این واقعیت است که مدیران پروژه باید یک چشم بر اهداف تجاری و مالی گسترده آژانس داشته باشند. وقتی بودجه و برنامه شما هر دو محدود است، باید به منابعی که از قبل دارید بسنده کنید.

همه اینها به اهمیت باورنکردنی و پیچیدگی ذاتی مدیریت منابع اشاره دارد. در صنعتی که شما به اندازه افرادتان خوب هستید، سرمایه گذاری روی مدیریت آنها منطقی است.

در بخش‌های بعدی، برخی از چالش‌های کلیدی مدیریت منابع را که مدیران پروژه مرتباً با آن مواجه هستند، به اشتراک می‌گذارم. سپس بحث خواهم کرد که چگونه نرم افزار مدیریت منابع می تواند به شما در مقابله با این چالش ها کمک کند.

چرا به یک نرم افزار مدیریت منابع نیاز هست ؟

4 چالش کلیدی مدیریت منابع
در نظرسنجی PMI Pulse of the Profession در سال 2017 ، مدیران پروژه مشکلات مربوط به منابع را به عنوان مهمترین دلایل پروژه های شکست خورده ذکر کردند.

دلایل ذکر شده – وابستگی به منابع، پیش بینی ضعیف و منابع محدود  از بزرگترین چالش های مدیریت منابع هستند که مدیران پروژه با آن مواجه هستند.

بنابراین، درک این چالش‌ها برای برنامه‌ریزی بهتر منابع کلیدی است.

نرم افزار انبارداری صنعتی را مطالعه کنید

1. استفاده ناکافی از منابع
یکی از مهمترین معیارها برای یک آژانس “نرخ استفاده” است. این معیاری است که نشان می دهد چقدر از منابع موجود شما در طول یک دوره گزارش استفاده می شود.

دو معیار میزان استفاده وجود دارد که باید آنها را دنبال کنید:

نرخ کل استفاده: درصدی از منابع زمانی که صرف هر کاری می شود، از جمله کارهای اداری مانند تولید گزارش، پاسخ دادن به ایمیل ها و غیره.
نرخ استفاده قابل صورت‌حساب: درصد زمانی که واقعاً می‌توانید برای مشتریان صورت‌حساب دریافت کنید.

استفاده ناکافی از منابع معمولا به دو دلیل اتفاق می افتد:

برنامه ریزی و تخصیص ضعیف منابع
زمان زیادی که صرف کارهای غیرقابل پرداخت می شود

نرم افزار erp را مطالعه کنید

2. تخصیص بیش از حد منابع
همانطور که می توان از منابع شما کم استفاده کرد، همچنین نیز می توانند بیش از حد استفاده شوند. این زمانی است که زمان آنها بر روی بسیاری از فعالیت ها سپری می شود و باعث افت کیفیت خروجی، بهره وری بلند مدت و رضایت شغلی آنها می شود.

نرم افزار مدیریت منابع

تخصیص بیش از حد منابع معمولاً به سه دلیل اتفاق می افتد:

منابع کافی برای مدیریت حجم کاری موجود وجود ندارد
به دلیل تغییر محدوده پروژه، حجم کاری تغییر می کند
منابع پشتیبان کافی برای پر کردن کارگران در حال خروج یا حجم کاری زیاد وجود ندارد

3. استخدام منابع
روندهای جدید ، تغییر دامنه پروژه، رشد آژانس، جابجایی کارمندان – خیلی چیزها می توانند بر نیازهای استخدام شما تأثیر بگذارند. به عنوان یک مدیر پروژه، یکی از مسئولیت های کلیدی شما پیش بینی نوع منابعی است که در آینده به آن نیاز خواهید داشت.

4. وابستگی به منابع و وظایف
یکی از اصول اصلی مدیریت پروژه، به حداقل رساندن وابستگی وظایف است. در یک دنیای ایده آل، پروژه شما باید به گونه ای جریان یابد که هیچ کس مجبور نباشد برای شروع کار خود منتظر محصولات در حال انتظار باشد.

متأسفانه، همه چیز در دنیای واقعی همیشه به همین راحتی پیش نمی رود. ممکن است یک منبع کلیدی بیمار شود و یک پیمانکار خارجی نتواند به موقع تحویل دهد و کل پروژه را متوقف کند.

به حداقل رساندن چنین موقعیت هایی یکی از چالش های کلیدی در مدیریت منابع است. همیشه نمی‌توانید حوادث و شرایط اضطراری را از بین ببرید، اما با برنامه‌ریزی مناسب منابع، می‌توانید تأثیر آنها را به حداقل برسانید.

بار دیگر، این نیاز به داده دارد. باید بدانید کدام یک از منابع شما به موقع تحویل داده می شود، کدام منابع معمولا دیر دریافت می شوند. همچنین باید نرخ تحویل برای کارهای مختلف را درک کنید. اگر توسعه دهندگان شما باید به طور منظم منتظر محصولات قابل تحویل از تیم طراحی شما باشند، شاید شما حجم کاری آنها را به درستی برآورد نمی کنید.

اکنون سؤال این است: چگونه با این چالش‌های مدیریت منابع روبرو می‌شوید؟

آسان: با سرمایه گذاری در نرم افزار مدیریت منابع. همانطور که در زیر خواهید دید، این نرم افزار می تواند توانایی شما در تخصیص، مدیریت و برآورد منابع را به شدت بهبود بخشد.

چند دلیل برای سرمایه گذاری در نرم افزار مدیریت منابع

در نظرسنجی PMI Pulse of the Profession در سال 2018 ، تنها 4 درصد از سازمان‌ها گزارش دادند که «هرگز» از مدیریت منابع استفاده نمی‌کنند. در مقابل، 51 درصد از سازمان‌ها گفتند که «همیشه» یا «اغلب» از آن استفاده می‌کنند.

یکی از راه‌های ساده‌سازی و تشویق مدیران پروژه به استفاده از مدیریت منابع، سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار مدیریت منابع است. این نرم افزار به طور ایده آل باید مستقیماً به ابزار مدیریت پروژه شما متصل شود تا داده های منابع دقیق را در طول مرحله برنامه ریزی و مدیریت پروژه به شما ارائه دهد.

در اینجا نحوه برنامه ریزی و پیش بینی منابع توسط نرم افزار مدیریت منابع آمده است:

1. از در دسترس بودن منابع اطمینان حاصل کنید

تضادهای زمانبندی  در سازمانهای بزرگ رایج است. هر تعدادی از منابع ممکن است در یک زمان معین به دلیل  برنامه ریزی شده/غیربرنامه ریزی شده در دسترس نباشد. برخی ممکن است در یک پروژه بیش از حد رزرو شوند. دیگران ممکن است کم کار باشند. بسته به اینکه اکسل همه این داده ها را به شما بدهد، دستوری برای فاجعه است.

نرم افزار مدیریت منابع این مشکل را با متمرکز کردن تمام داده های موجود برای منابع فردی حل می کند. این شامل ردیابی آنها می شود:

تعهدات موجود
تعهدات آینده
تعطیلات برنامه ریزی شده
روزهای بیماری (گرفته شده در مقابل باقیمانده)
تعطیلات برنامه ریزی نشده

2. مدیریت و اولویت بندی حجم کاری
آیا برخی از منابع شما زمان زیادی را صرف کارهای غیرقابل پرداخت می کنند؟ آیا برخی از آنها بیش از حد به پروژه های متعدد متعهد هستند و نتایج بهینه را ارائه نمی دهند؟

همانطور که قبلا دیدیم، هیچ یک از این موقعیت ها ایده آل نیستند. شما می خواهید که منابع شما روی وظایف قابل پرداخت کار کند. در عین حال، شما نمی خواهید که آنها بر روی کارهای بیش از حد دقیق شوند. در صورت اولی پول از دست می دهید. در مورد دومی، در صورت بروز هر گونه مشکلی در معرض خطر فرسودگی کارمندان و تاخیر قرار می گیرید.

نرم افزار مدیریت منابع می تواند این مشکلات دوگانه استفاده ناکافی و تخصیص بیش از حد را حل کند. شما از تعهدات منابع خود به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه یک دید پرنده دریافت می کنید. این می تواند به شما کمک کند بفهمید که چه زمانی منابع بیش از حد کار شده یا کم کار شده اند.

علاوه بر این، این نرم افزار همچنین می تواند به شما در اولویت بندی تخصیص منابع کمک کند. معمول است که منابع در چندین پروژه در آژانس ها به اشتراک گذاشته شوند. با اولویت بندی تعهدات آنها، اطمینان حاصل می کنید که منابع شما بر مهمترین وظایف متمرکز است.

3. پیش بینی تقاضا برای منابع
آیا آژانس شما نیاز به استخدام طراحان گرافیک بیشتری دارد؟ آیا از توسعه دهندگان فرانت اند شما هفته به هفته بیش از حد استفاده می شود؟ آیا باید یک کارمند تمام وقت جدید برای یک نقش پر تقاضا استخدام کنید یا یک فریلنسر کافی است؟

توانایی ترسیم نرخ استفاده از منابع فعلی و پیش‌بینی تقاضای آینده یکی از مسئولیت‌های اصلی یک مدیر پروژه است. با این حال، همانطور که قبلاً نوشتیم :

“تکنیک‌های خام مانند امتیازدهی ROI در مورد نقش‌های خلاقانه پیچیده شکست می‌خورند. برای پیش‌بینی نیاز و در دسترس بودن منابع به رویکردی دقیق‌تر نیاز دارید.”

از نظر عملی، پیش‌بینی تقاضا نیازمند موارد زیر است:

نرخ های استفاده برای منابع فردی در طول دوره های گزارش
نرخ های استفاده برای نقش های مختلف در طول دوره های گزارش
دسترسی به داده های پروژه های گذشته برای تجزیه و تحلیل میزان استفاده برای نقش ها و مهارت های خاص در پروژه های آینده مشابه
دسترسی به داده های تاریخی برای تجزیه و تحلیل روندهای صنعت گسترده و تقاضا برای مهارت های مختلف

پروژه-تقاضا
نرم افزار منابع سازمانی به شما کمک می کند تا میزان استفاده از منابع و نقش های فردی را برای پیش بینی تقاضا پیگیری کنید

هدف شما ارزیابی نحوه استفاده از منابع شما در حال حاضر است. با مقایسه داده های فعلی و تاریخی، متوجه خواهید شد که آیا استفاده بیش از حد به یک روند اشاره دارد یا فقط یک اتفاق یکباره است.

به عنوان مثال، داده های شما نشان می دهد که در ماه گذشته بیش از حد از طراحان گرافیک استفاده کرده اید. با این حال، داده های تاریخی شما نشان می دهد که این استفاده بیش از حد فقط در ماه قبل از کریسمس هر سال اتفاق می افتد. بقیه زمان ها، طراحان گرافیک شما در واقع کم استفاده هستند.

در چنین حالتی، استخدام فریلنسرهای اضافی به جای استخدام یک طراح گرافیک تمام وقت که در بقیه سال کم استفاده می شود، بهتر است.

نرم افزار مدیریت منابع می تواند به شما در ردیابی همه این داده ها و در نتیجه پیش بینی تقاضا کمک کند.

4. بهبود برنامه ریزی و تخصیص منابع
یکی از مشکلات استفاده از اکسل برای مدیریت منابع این است که با نرم افزار مدیریت پروژه/وظیفه شما خوب کار نمی کند. اگر در مهلت مقرر، استخدام جدید، یا تغییری در دامنه وجود داشته باشد، باید صفحه گسترده خود را به صورت دستی به روز کنید.

نتیجه این رفت و برگشت دست و پا گیر ساعت های بی شماری از دست رفته در کار مدیریت است. به عنوان یک مدیر پروژه، شما می خواهید بر روی چیزهای مهم تر از ورود ساده داده ها تمرکز کنید.

نرم افزار مدیریت منابع این مشکل را با ادغام با ابزار مدیریت پروژه شما حل می کند. تغییر در مهلت یا محدوده پروژه نیز در در دسترس بودن منابع و نرخ بهره برداری شما منعکس می شود. این نه تنها برنامه ریزی منابع را سریعتر می کند، بلکه دقت و وضوح را نیز بهبود می بخشد.

پروژه-تقویم
ابزار تقویمسیستم مدیریت منابع به شما یک دید پرنده از تمام مهلت‌ها و منابع پیوست شده به آنها می‌دهد.

نرم افزار برنامه ریزی منابع نیز معمولاً با الگوهای پروژه و ابزارهای گزارش ارائه می شود. اینها می توانند بهره وری را بیشتر کرده و کار شما را آسان تر کنند.

5. مدیریت منابع را متمرکز کنید
شاید بزرگترین مزیت پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت منابع، شفافیتی است که به داده‌های کارکنان شما می‌دهد. در دسترس بودن و تعهدات هر کارمند و هر نقشی در کل شرکت مشاهده می کنید.

اسکرین شات 2018-03-21 در 9.56.53 صبح
ابزار برنامه‌ریزی کارکنان به شما یک نمای کلی از حجم کاری هر منبع/نقش، تعطیلات آینده و غیره را در یک نگاه به شما می‌دهد.

بیشترین تأثیر این تمرکز را می توان در اشتراک منابع احساس کرد. این روش استفاده از نقش های مختلف در پروژه های متعدد در آژانس است.

معمولاً این نقش ها به شدت مورد استفاده قرار می گیرند و در اکثر پروژه ها تکرار می شوند. به جای اینکه هر بار به افراد آموزش دهید تا آن نقش را ایفا کنند، می توانید یک “شبه تیم” برای اجرای نقش در هر پروژه در حال انجام داشته باشید.

به عنوان مثال، تمام پروژه های بازاریابی دیجیتال شما نیاز به برنامه ریزی به روز رسانی رسانه های اجتماعی هر هفته دارند. این یک کار نسبتاً ساده است که یک منبع می تواند بسیار کارآمد انجام دهد. می توانید این منبع را یک بار آموزش دهید و از او بخواهید که نقش را در هر پروژه به صورت هفتگی اجرا کند.

در غیاب نرم افزار مدیریت منابع، شناسایی چنین فرصت هایی می تواند دشوار باشد.

مرحله بعدی پیاده سازی است. اگر می‌خواهید ذینفعان را به نرم‌افزار مدیریت منابع جلب کنید، باید یک مورد تجاری واضح برای نرم‌افزار مدیریت منابع ایجاد کنید. نکاتی را در مورد نحوه انجام این کار در زیر به اشتراک خواهم گذاشت.

نرم افزار مدیریت منابع

ایجاد یک پرونده تجاری برای نرم افزار مدیریت منابع

اکثر آژانس ها از ترکیبی از صفحات گسترده و تقویم برای مدیریت منابع خود استفاده می کنند. برای علاقه مند کردن ذینفعان به نرم افزار مدیریت منابع، باید بر مزایا و تأثیر آن در مقایسه با راه حل موجود خود تأکید کنید.

در اینجا چند مورد وجود دارد که می توانید برای ایجاد یک مورد تجاری برای نرم افزار مدیریت منابع برجسته کنید:

1. تاثیر بر سودآوری
تنها چیزی که ذینفعان بیش از هر چیز دیگری به آن اهمیت می دهند، سودآوری است. و در یک آژانس، سودآوری مستقیماً با نرخ استفاده از منابع مرتبط است که نرم افزار مدیریت منابع به بهبود آن کمک می کند.

برای مثال، در یک شرکت 10 نفره که با نرخ متوسط ​​100 هزار تومان در ساعت صورت‌حساب می‌کند، بهبود نرخ بهره‌برداری به میزان 1 ساعت در هفته، 520000 هزار تومان درآمد اضافی به همراه خواهد داشت.

این اولین چیزی است که باید در مورد کسب و کار خود برجسته کنید. از اعداد سخت استفاده کنید تا نشان دهید که چگونه نرم افزار مدیریت منابع به بهبود نرخ بهره برداری کمک می کند و چگونه این امر درآمد و سودآوری کسب و کار را بهبود می بخشد.

2. تأثیر بر شادی کارکنان و نرخ ترک خدمت
نرم افزار مدیریت منابع به توزیع یکنواخت بارهای کاری کمک می کند. اگر برخی از منابع بیش از حد رزرو شده باشند (در حالی که از سایر منابع کم استفاده شده است)، نرم افزار به شما کمک می کند آن را تشخیص دهید.

تأثیر خالص توزیع بار کاری بهتر، کارکنان شادتر و نرخ تردد کمتر است. اگر افراد شما به دلیل نداشتن کار چالش برانگیز (یا کار زیاد ) دائماً ترک می کنند، نرم افزار مدیریت منابع شما می تواند کمک کند.

یک عدد دلار را به نرخ گردش مالی گره بزنید. هزینه استخدام، استخدام و آموزش یک کارمند جدید در مقابل هزینه حفظ کارگران موجود را محاسبه کنید. تفاوت نشان دهنده صرفه جویی در هزینه از طریق نرم افزار مدیریت منابع است.

3. بهبود عملکرد پروژه
نرم افزار مدیریت منابع بر جنبه های کمی و کیفی عملکرد پروژه تأثیر می گذارد. از آنجایی که حجم کار بهتر توزیع و اولویت بندی می شود، شما بهترین منابع خود را دارید که روی مهمترین وظایف کار می کنید. این معمولاً منجر به بهبود کیفیت کار آنها می شود.

در عین حال، توزیع و برنامه ریزی بهتر منابع به شما کمک می کند تا ضرب الاجل ها را رعایت کنید و در بودجه باقی بمانید. شما از تضادهای زمان بندی اجتناب می کنید و اطمینان حاصل می کنید که در صورت تغییر مهلت یا محدوده، منابع در دسترس دارید.

شما می توانید این موضوع را با اشاره به دلایل تاخیر پروژه و مشکلات کیفیت در گذشته برجسته کنید. اگر اینها مسائل مربوط به پرسنل است، مدیریت منابع می تواند کمک کند.

نتیجه

نرم افزار مدیریت منابع برای اجرای روان هر کسب و کار متمرکز بر خدمات بسیار مهم است. اگر با منابع خلاقانه سروکار دارید، تأثیر آن حتی بیشتر است. این نرم افزار با ارائه دید بیشتر به منابع سازمان، برنامه زمانی و میزان استفاده از آنها، به شما در بهبود عملکرد پروژه و سودآوری آژانس کمک می کند.

آیا از نرم افزار مدیریت منابع در آژانس خود استفاده می کنید؟ آیا قصد اجرای آن را در آینده نزدیک دارید؟ تجربیات خود را در نظرات زیر با ما به اشتراک بگذارید!

 

نرم افزار مدیریت منابع و مزایای آن
پیمایش به بالا