نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری

قبل از آنکه درباره نرم افزار اتوماسیون اداری صحبت کنیم بهتر است کمی درباره خود این فرایند بدانید.
اتوماسیون اداری فرآیند استفاده از یک ابزار اتوماسیون برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره، تجزیه و تحلیل و اشتراک‌گذاری داده‌های محرمانه اداری است که برای انجام کارها و فرآیندهای معمول روزمره به طور مؤثر مورد نیاز است.

نرم افزار مدیریت تولید را مطالعه کنید

فناوری تأثیر جدی بر کارهای روزمره مدیریت اداری گذاشته است. ایمیل‌ها جایگزین یادداشت‌ها شده‌اند، درایوهای مشترک از زومکن بایگانی حذف شده‌اند، و بیومتریک بر مهر کردن برگه‌های مرخصی کارمندان تأثیر گذاشته است. بسیاری از کسب‌وکارها فکر می‌کنند که صرفاً بدون کاغذ کار کردن یعنی به  اتوماسیون اداری دست یافته‌اند.اما اتوماسیون اداری یک سیستم متفاوت است.

استفاده از فرم‌های آنلاین و ارسال دعوت‌نامه‌ها ممکن است به این معنی باشد که شما کاغذ بازی را حذف کرده‌اید، اما به این معنی نیست که شما خودکار هستید. بلکه فقط به این معنی است که به جای استفاده از  قلم بر روی کاغذ، در حال استفاده موس به بر روی داده ها هستید.

انجام کار به صورت الکترونیکی به این معنی نیست که دفتر شما خودکار است.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاری است که داده ها را قادر می سازد به تنهایی و بدون دخالت انسان و عدم خطا، از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این ابزارها به سازمان ها کمک می کنند تا به طور ایمن برای انجام وظایف و فرآیندهای روزمره داده ها را جمع آوری، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند. این فرآیندها و رویه های تجاری موجود را بهینه و خودکار می کند.

چرا از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟

در عصر دیجیتال امروزی، سیستم‌های اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از مزایای را برای سازمان‌ها در هر اندازه ارائه می‌دهند. سیستم‌های اتوماسیون اداری قدرتمند فعالیت دستی را کاهش می‌دهند و حجم زیادی از داده‌ها را در فضای کم ذخیره می‌کنند. آنها نه تنها کارهای روزمره را ساده می کنند، بلکه بازیابی اطلاعات را نیز سرعت می بخشند. علاوه بر این، این ابزارها دید فرآیند را بهبود می‌بخشند و به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا به راحتی گلوگاه‌ها را تشخیص دهند.

نرم افزار اتوماسیون اداری

از سوی دیگر، شما می‌توانید جریان داده‌ها را به راحتی تماشا کنید این همان اتوماسیون است.

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری
برخی از بزرگترین مزایای اتوماسیون گردش کار اداری عبارتند از

کاهش فعالیت دستی برای تکمیل کارهای روزمره

کاهش خطاهای دستی

کاهش زمان پردازش اقلام

دریافت بینش در مورد معیارهای عملکرد فرآیند

به دست آوردن دید بیشتر فرآیند و شناسایی تنگناهای بالقوه

اتخاذ تصمیمات تجاری صحیح بر اساس داده ها

نرم افزار اتوماسیون اداری کارایی را به گردش کار شما می افزاید ، اما باید به فراتر از ایمیل ها و فرم های دیجیتال نگاه کنید تا واقعاً آن را بپذیرید.

اگر به دنبال یک نرم افزار اتوماسیون اداری هستید که بتواند جریان کار شرکت شما را به سطح بالاتری برساند، به چیزی که این پنج مورد ضروری را ندارد بسنده نکنید.

5 مورد ضروری از ابزارهای اتوماسیون اداری

1. گردش کار آسان
ایجاد گردش کار در گذشته در حوزه کدنویس های سیستم سخت افزاری بود. بنابراین، همانطور که نرم افزار گردش کار تکامل یافت، فرض بر این شد که افرادی که از آن استفاده می کنند نیز برنامه نویس هستند.با این حال، یک سیستم اتوماسیون اداری مدرن باید با در نظر گرفتن کاربر تجاری ساده شروع شود، نه یک کدگذار و برنامه نویس با تجربه.

هنگامی که برای آزمایش یک ابزار اتوماسیون اداری می نشینید، با ایجاد گردش کار خود شروع کنید. چقدر آسان است؟ آیا می توانید به طور شهودی دنباله ای از وظایف مورد نیاز برای اتمام یک فرآیند را ایجاد کنید؟ اگر در پنج دقیقه اول نتوانستید آن را بفهمید، باید به گزینه بعدی بروید.

یک نرم افزار نباید تعیین کند که کسب و کار شما چگونه باید عملیات خود را تنظیم کند. در عوض باید به تیم های شما کمک کند تا فرآیندهای موجود را تقویت کنند.

2. سازگاری با موبایل
سازگاری با موبایل یعنی دفتر شما متحرک است و تمام ابزار کار شما نیز باید متحرک باشد. چه کارمندان از راه دور داشته باشید یا فقط بخواهید در حین انتظار پرواز کار خود را چک کنید، ابزار اتوماسیون اداری که انتخاب می‌کنید باید در هنگام سفر به چین به همان راحتی روی تلفن شخصی افراد کار کند که روی رایانه شخصی در دفتر اصلی کار می‌کند.

کمپین بازاریابی شما را نمی توان یک روز به تعویق انداخت فقط به این دلیل که باید منتظر باشید تا اقای علیپور از تعطیلات خود از فرانسه برگردد.

شما باید بتوانید فرآیندهای اصلی خود را از یک فضای امن اجرا کنید و هرگز نگران نباشید که داده های شما کجا هستند یا چه کسی از آنها محافظت می کند. اگر از نرم افزار  اتوماسیون اداری مناسب  استفاده می‌کنید ، اقای علیپور می‌تواند از لابی هتل خود در پاریس برنامه بازاریابی را با تلفن همراه خود مرور کند و قبل از اینکه با برج ایفل سلفی بگیرد، با چند دکمه کارش را انجام دهد.

3. یکپارچه سازی با نرم افزارهای دیگر
نرم افزار اتوماسیون اداری تنها چیزی نیست که شما اجرا می کنید. شما پایگاه داده داخلی، یک CRM، یک ابزار اتوماسیون بازاریابی و نرم افزار مالی دارید، و این فقط برای شروع است. وقتی به سیستم های زیادی متکی هستید، به ابزاری نیاز دارید که فقط خودش را نگه ندارد.

از بین همه نرم افزارهای موجود، اتوماسیون اداری باید ساده ترین باشد تا با سایر ابزارهای شما ادغام شود. اگر اینطور نیست، در انتقال داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر گیر کرده اید.

هنگام انجام ارزیابی، ببینید نرم افزار اتوماسیون اداری چه نوع پیش ادغام هایی را ارائه می دهد یا اینکه از اتصال به ابزاری مانند Zapier برای باز کردن دسترسی به هزاران ابزار ابری دیگر استفاده می کند.

4. گزارش و تجزیه و تحلیل
چگونه متوجه می شوید که اتوماسیون اداری شما نتیجه می دهد؟ شما نمی توانید عملکرد فرآیند را بر اساس میزان خوشحالی تیم خود ارزیابی کنید. داده ها تصمیم گیرنده نهایی هستند و برای تجارت شما مهم است که تاریخچه یک فرآیند، سرعت آن، کیفیت نتیجه و غیره را مقایسه کنید.

استفاده از نرم افزار دیگری برای اندازه گیری داده های گردش کار شما زمان بر و غیر ضروری است. چرا یک نرم افزار واحد که با ویژگی های گزارش و تجزیه و تحلیل تعبیه شده باشد، ندارید؟ بهترین محصولات اتوماسیون اداری اکنون به عنوان بخشی از پیشنهادات اساسی خود به این ویژگی مجهز هستند.

5. گزینه های کنترل دسترسی
درست مانند محدود کردن ورود به محل دفتر خود، شما همچنین باید امتیازات دسترسی را برای همه گردش کار کسب و کار خود تنظیم کنید.

یک سیستم اتوماسیون گردش کار خوب این نیاز حساس را درک می کند و کنترل دسترسی را به عنوان بخشی از ویژگی های یکپارچه آن خواهد داشت. هنگام انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کار خود، این قابلیت را نادیده نگیرید.

نرم افزار اتوماسیون اداری چه وظایفی دارد؟

یک نرم افزار اتوماسیون اداری ایده آل:

به فضای کمتری برای ذخیره داده ها نیاز دارد

ذخیره سازی و بازیابی داده ها را ساده می کند

اطلاعات را فوراً بازیابی می کند

نیاز به حفظ اسناد را از بین می برد

هر گونه شانس برای افزونگی داده ها را از بین می برد

به چندین نفر اجازه دسترسی به داده ها را می دهد

احتمال خطا را کاهش می دهد

صرفه جویی در پول، صرفه جویی در زمان، و قدم به آینده
اگر فریب خورده اید و فکر می کنید دفترکار شما خودکار است، زمان آن رسیده است که گردش کار خود را ارتقا دهید و به سمت اتوماسیون اداری جهش کنید.

دفاتری که خودکار می‌شوند می‌توانند مقدار زیادی در زمان و پول صرفه‌جویی کنند و به نیروی کار خود اجازه دهند روی چیزهایی تمرکز کنند که واقعاً برای شرکت ارزش دارد.

مزایای اتوماسیون اداری

برخی از بزرگترین مزایای اتوماسیون گردش کار اداری عبارتند از:

افزایش توانایی ردیابی مسئولیت ها؛
امکان تفویض و پیگیری وظیفه هر یک از کارکنان.
شفافیت بیشتر، زیرا مدیر و درخواست کننده می توانند تمام درخواست ها را در زمان واقعی دنبال کنند.
با کنترل ضرب الاجل ها و ارسال هشدار، تعیین اولویت ها آسان تر است.
استفاده بیشتر از ساعات کاری به دلیل کاهش زمان پردازش فعالیت ها و خطاهای دستی.
بهبود امنیت اطلاعات، از طریق ایجاد یک پایگاه داده برای شاخص ها، پانل های مدیریت، آمار و معیارهای عملکرد فرآیند.
کنترل بیشتر فرآیند، زیرا افراد کار درست را در زمان مناسب انجام می دهند و بهره وری را افزایش می دهند .
ثبات و چابکی بیشتر در تصمیم گیری مبتنی بر داده.

نرم افزار اتوماسیون اداری
پیمایش به بالا