تعریف نرم افزار ERP
ERP مخفف برنامه ریزی منابع سازمانی است، اما نرم افزار ERP به چه معناست؟
ساده ترین راه برای تعریف نرم افزار ای آر پی این است که در مورد تمام فرآیندهای تجاری اصلی مورد نیاز برای اداره یک شرکت فکر کنید: امور مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تامین، خدمات، تدارکات و موارد دیگر.
در ابتدایی ترین سطح خود، ERP به مدیریت کارآمد تمام این فرآیندها در یک سیستم یکپارچه کمک می کند.
اغلب از آن به عنوان سیستم ثبت سازمان یاد می شود.
نرم افزار crm را مطالعه کنید.
چرا ERP مهم است؟
سیستم ERP که گاهی به عنوان «سیستم عصبی مرکزی یک شرکت» توصیف میشود، اتوماسیون، یکپارچگی و هوشمندی را فراهم میکند که برای اجرای کارآمد تمام عملیاتهای تجاری روزانه ضروری است.
تمام داده های یک سازمان باید در نرم افزار یکپارچه ERP وجود داشته باشد تا یک منبع واحد از حقیقت را در سراسر تجارت ارائه کند.
امور مالی برای بستن سریع حساب کتاب ها به یک ERP نیاز دارد. فروش برای مدیریت تمام سفارشات مشتری به ای آر پی نیاز دارد. لجستیک برای ارائه محصولات و خدمات مناسب به مشتریان بر روی نرم افزار ERP که به خوبی اجرا می شود، متکی است.
حساب های پرداختنی به ERP نیاز دارند تا به درستی و به موقع به تامین کنندگان پرداخت کنند. مدیریت برای تصمیم گیری به موقع نیاز به مشاهده فوری عملکرد شرکت دارد.
بانک ها و سهامداران به سوابق مالی دقیق نیاز دارند، بنابراین آنها روی داده ها و تجزیه و تحلیل قابل اعتماد که توسط سیستم ERP امکان پذیر شده است حساب می کنند.
سیستم های ERP چگونه کار می کنند؟
ERP یک برنامه کاربردی است که فرآیندهای شرکت های تولیدی را خودکار می کند و دید وسیع و کنترل های داخلی ارائه می دهد، با استفاده از یک پایگاه داده مرکزی که ورودی ها را از بخش هایی از جمله حسابداری، تولید، مدیریت زنجیره تامین، فروش، بازاریابی و منابع انسانی (HR) جمع آوری می کند.
یک سیستم ERP – که مجموعه ERP نیز نامیده می شود – از ماژول های یکپارچه یا برنامه های تجاری تشکیل شده است که با یکدیگر تعامل می کنند و یک پایگاه داده مشترک را به اشتراک می گذارند.
هر ماژول ERP معمولاً بر روی یک حوزه تجاری متمرکز است، اما آنها با استفاده از داده های یکسان برای رفع نیازهای شرکت یا کارخانه با هم کار می کنند.
امور مالی، حسابداری، منابع انسانی، فروش، تدارکات، تدارکات و زنجیره تامین نقاط شروع محبوب هستند. شرکتها میتوانند ماژول مورد نظر خود را انتخاب کنند و میتوانند در صورت نیاز آن را اضافه و مقیاس کنند.
سیستمهای ERP همچنین از الزامات خاص صنعت پشتیبانی میکنند، یا به عنوان بخشی از عملکرد اصلی سیستم یا از طریق برنامههای افزودنی که به طور یکپارچه با مجموعه یکپارچه میشوند.
مثال سیستم ERP برای فروشگاه ها :
اگر یک فروشگاه زنجیره ای مواد غذایی دارای چندین شعبه باشد و تک تک شعبه ها از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی استفاده کنند، سیستم های erp به گونه ای قالب بندی شده اند که نشان دهد کارکنان از کدامین شعبه وارد نرم افزار شده اند؛ همچنین این سیستم به مدیران فروشگاه کمک می کند تا در جهت ادغام شعبه های مختلف یا هرگونه تصمیم دیگر، اقدامات لازم را انجام دهند.
سیستم erp زمانی بیشترین ارزش را ارائه می دهد که یک شرکت برای هر کارکرد ماژول های مختلفی داشته باشند و از ورود به موقع داده ها اطمینان حاصل کند.
یکپارچه سازی ERP
سیستم های ERP امروزی طیف وسیعی از عملکردهای تجاری را ارائه می دهند،
اما همچنان نیاز به اتصال و همگام سازی با سایر برنامه ها و منابع داده دارند – مانند نرم افزار CRM و HCM، پلت فرم های تجارت الکترونیک، راه حل های خاص صنعت، و حتی سایر ERP ها.
با یکپارچهسازی ERP، شرکتها میتوانند دید یکپارچه از اطلاعات سیستمهای مختلف به دست آورند، کارایی فرآیند کسبوکار را افزایش دهند، تجارب مشتری را بهبود بخشند، و همکاری بین تیمها و شرکای تجاری را تسهیل کنند.
سیستمهای ERP مدرن باز و انعطافپذیر هستند – و میتوانند به راحتی با طیف گستردهای از محصولات نرمافزاری با استفاده از رابط ها یا آداپتورهای سفارشیسازی شده، مانند رابطهای برنامهنویسی کاربردی (API) یکپارچه شوند.
روش های دیگر برای یکپارچه سازی ERP عبارتند از ESB (گذرگاه خدمات سازمانی) و iPaaS (یکپارچه سازی پلت فرم به عنوان یک سرویس).
فوایدی که نرم افزار ERP سپهر برای شما دارد:
بهره وری بالاتر: فرآیندهای اصلی کسب و کار خود را ساده و خودکار کنید تا به همه افراد در سازمان کمک کنید با منابع کمتر کارهای بیشتری انجام دهند.
بینش عمیقتر: سیلوهای اطلاعاتی را حذف کنید، منبعی از حقیقت را به دست آورید و پاسخهای سریعی برای سؤالات تجاری حیاتی دریافت کنید.
گزارشدهی سریع: گزارشهای تجاری و مالی را سریع دنبال کنید و به راحتی نتایج را به اشتراک بگذارید. بر اساس بینش ها عمل کنید و عملکرد را در زمان واقعی بهبود بخشید.
ریسک کمتر: دید و کنترل کسب و کار را به حداکثر برسانید، از انطباق با الزامات قانونی اطمینان حاصل کنید، و ریسک را پیش بینی و از آن جلوگیری کنید.
فناوری اطلاعات ساده تر: با استفاده از برنامه های یکپارچه ERP که یک پایگاه داده به اشتراک می گذارند، می توانید فناوری اطلاعات را ساده تر کنید و به همه راه آسان تری برای کار بدهید.
سرعت عمل بهبود یافته: با عملیات کارآمد و دسترسی آماده به داده های زمان واقعی، می توانید به سرعت فرصت های جدید را شناسایی کرده و نسبت به آنها واکنش نشان دهید.
کدام صنایع می توانند از نرم افزار یکپارچه ERP سود ببرند؟
اگرچه ERP قبلا فقط برای صنعت تولید بود، اما اکنون این نرم افزار به بخش های مختلف دیگری مانند خدمات، آموزش، خرده فروشی و عمده فروشی، املاک و مستغلات، غذا و نوشیدنی، بهداشت و حتی دولتی گسترش یافته است.
هر سازمانی که کارکنان را مدیریت می کند، محصولات یا خدماتی را خریداری می کند، چیزی را می فروشد یا توزیع می کند و امور مالی را حساب می کند. یک نرمافزار یکپارچه ERP به سازمانها از تمام صنایع این امکان را میدهد تا این عملکردهای ضروری را ادغام و مدیریت کنند.
چگونه تصمیم بگیرید که آیا کسب و کار شما به نرم افزار یکپارچه ERP نیاز دارد یا نه؟
هر کسب و کاری منحصر به فرد است و با چالش های مختلفی روبرو است. حال سوال این است که چگونه می دانید که کسب و کار شما به ERP نیاز دارد؟ پارامترهای زیر نشان می دهد که شما باید از یک سیستم ERP استفاده کنید.
کارکنان زمان زیادی را صرف کارهایی می کنند که نباید به صورت دستی انجام شوند
شما دسترسی سریع و آسان به داده هایی که برای تصمیم گیری های تجاری نیاز دارید ندارید
این تجارت با فروشندگان یا تامین کنندگان مختلف در مناطق یا کشورهای مختلف کار می کند
شما برنامه های مختلفی دارید که در طول سال ها برای کسب و کار خود پیاده سازی کرده اید، اما به یکدیگر متصل نیستند
شما نمی توانید سطح موجودی خود را هر روز نظارت کنید
به زمان زیادی برای جستجوی اطلاعات، تلاش برای افزایش بهره وری و کارایی و ادغام عملکردهای مختلف در کسب و کار شما نیاز دارد.
کارکنان شما نمی توانند به راحتی با یکدیگر همکاری کنند یا اطلاعات را به اشتراک بگذارند
وقتی خارج از دفتر هستید به دادهها و اطلاعات تجاری حیاتی دسترسی ندارید
وقتی که خیلی دیر شده به مشکلات رسیدگی می کنید. به عبارت دیگر، وقتی نوبت به شناسایی مسائل در فرآیند کسب و کارتان میرسد، نمیتوانید فعال باشید
اگر بیشتر نکات ذکر شده در بالا به شما مربوط می شود، وقت آن رسیده است که فورا راه حل مناسب ERP را پیدا کنید.
5 ویژگی کلیدی سیستم های ERP
می دانید که چرا نرم افزار ERP برای شرکت ها بسیار حیاتی است و مزایای کلیدی آن را برای آنها فراهم می کند. اما چه چیزی یک سیستم ERP را به یک سیستم ERP تبدیل می کند و آن را از سایر انواع نرم افزارهای تجاری متمایز می کند؟ چند ویژگی کلیدی برای درک ارزش کامل ERP حیاتی است، از جمله:
1. پایگاه داده مشترک. بسیاری از مزایای یک ERP از یک پایگاه داده مشترک ناشی می شود که به سازمان ها اجازه می دهد اطلاعات را از بخش های متعدد متمرکز کنند. این منبع واحد از دادههای بیدرنگ نیاز به ادغام دستی پایگاههای داده جداگانه را که هر کدام توسط توابع تجاری که به آنها خدمت میکنند کنترل میشود، حذف میکند. یک پایگاه داده مشترک، دیدی سازگار و متقابل از شرکت را امکان پذیر می کند.
2. UX/UI سازگار. در میان بخشها و نقشها، همه از یک رابط کاربری (UI) استفاده میکنند و تجربه کاربری مشابهی (UX) با ERP دارند. ماژولهای مدیریت موجودی ، منابع انسانی و امور مالی همگی ظاهر و احساس و عملکرد مشترک دارند، مشروط بر اینکه آنها را از یک فروشنده دریافت کنید. این امر نرخ پذیرش نرم افزار را افزایش می دهد و می تواند حرکت کارکنان را بین بخش ها آسان تر کند. یک UX و UI ثابت همچنین منجر به افزایش کارایی می شود زیرا کاربران می توانند به سرعت اطلاعات را از همه گوشه های کسب و کار پیدا کرده و درک کنند.
3. یکپارچه سازی فرآیند کسب و کار. یک ERP باید بتواند فرآیندهایی را که کسب و کار شما را موفق می کند، چه مربوط به حسابداری، مدیریت زنجیره تامین یا بازاریابی، پشتیبانی و یکپارچه کند. پلتفرم مناسب توانایی یکسان سازی مجموعه متنوعی از فرآیندها را خواهد داشت – اتصال جریان های کاری که نقش مهمی در موفقیت شرکت ایفا می کند، بهره وری و دیده شدن را افزایش می دهد و این به کاهش هزینه ها منجر می شود.
4. اتوماسیون. یکی دیگر از ویژگیهای اساسی نرمافزار ERP، توانایی خودکارسازی وظایف تکراری مانند حقوق و دستمزد، صورتحساب، پردازش سفارش و گزارش است. این امر ورود دستی و گاهی تکراری داده ها را کاهش می دهد و باعث صرفه جویی در زمان و به حداقل رساندن خطاها می شود. اتوماسیون کارکنان شما را آزاد می کند تا بر روی کار با ارزش افزوده تمرکز کنند که از دانش و مهارت های خاص آنها بهره می برد.
5. تجزیه و تحلیل داده ها. یکی از با ارزش ترین جنبه های ERP این است که سیلوهای اطلاعات را تجزیه می کند. وقتی میتوانید دادههای تقریباً هر بخش از کسبوکارتان را با گزارشهای روشنگرانه ترکیب و تطبیق دهید، حوزههایی را که عملکرد فوقالعاده خوبی دارند و آنهایی که انتظارات را برآورده نمیکنند، کشف میکنید. رهبران می توانند مشکلات را تجزیه و تحلیل کنند و بلافاصله برای حل آنها دست به کار شوند.
انواع مدل های استقرار ERP
مدلهای مختلف استقرار ERP نیازهای سازمانهای مختلف را برآورده میکنند و مهم است که ویژگیهای منحصربهفرد هر کدام را درک کنید تا بتوانید بهترین گزینه را برای کسبوکار خود شناسایی کنید.
برخی تفاوتهای ظریف در اینجا وجود دارد، مانند نسخههای متعدد استقرار «ابر» . در اینجا توضیحی در مورد نحوه عملکرد هر روش و تفاوت های کلیدی بین آنها آورده شده است:
ERP داخلی: با یک سیستم داخلی، کسب و کار نرم افزار را بر روی سرورهایی که در اختیار دارد اجرا می کند و مسئولیت امنیت، نگهداری، ارتقاء و سایر اصلاحات را بر عهده دارد. نگهداری معمولاً به کارکنان IT داخلی با تخصص لازم نیاز دارد. برای سالها، ERP درون محل تنها گزینه بود.نر مافزار erpسپهررایان از این نوع میباشد.
ERP مبتنی بر ابر : ERP مبتنی بر ابر بر روی سرورهای راه دور که توسط شخص ثالث مدیریت می شوند اجرا می شود. کاربران معمولاً از طریق یک مرورگر وب به یک ERP ابری دسترسی پیدا میکنند که به آنها انعطافپذیری بیشتری میدهد – آنها میتوانند با اتصال به اینترنت از هر کجا اطلاعات و گزارشها را جستجو کنند. چندین گزینه استقرار برای ابر ERP وجود دارد ، از جمله ابر میزبان و ابر واقعی.
با راه حل ابر میزبان ، یک شرکت مجوز خریداری می کند اما آن را روی سرورهای راه دور که توسط شخص ثالث مدیریت می شود اجرا می کند.
سرورها و سایر سخت افزارها اغلب از شرکت میزبان اجاره داده می شوند. داده های شما در یک ابر خصوصی به عنوان نمونه جداگانه ای از ERP که تنها توسط یک شرکت استفاده می شود، ذخیره می شود. زیرساخت شما با سایر سازمان ها مشترک نیست، به همین دلیل است که گاهی اوقات به آن تک مستاجر می گویند. این راهاندازی میتواند به مشتری کنترل بیشتری بر نرمافزار بدهد و امکان سفارشیسازیهای بیشتری را فراهم کند، اما کار بیشتری برای کسبوکار ایجاد میکند.
به آن به عنوان حد وسطی بین نرم افزارهای داخلی و واقعی ابری فکر کنید.
استقرار واقعی ابر به شرکتها این امکان را میدهد که در ازای دسترسی به سرورها و نرمافزارهایی که مجبور به مدیریت آن نیستند، هزینهای بپردازند.
فروشنده همه چیز را در قسمت پشتی از جمله وصلهها و ارتقاها مدیریت میکند. ابر واقعی به عنوان چند مستاجر نیز شناخته می شود زیرا چندین کسب و کار از یک نمونه نرم افزار و سخت افزار استفاده می کنند. این امر نیاز به تیم فناوری اطلاعات داخلی را کاهش می دهد و تضمین می کند که شرکت همیشه به روزترین و ایمن ترین نسخه نرم افزار را در اختیار دارد.
IDC تخمین می زند که استفاده از ERP مبتنی بر ابر بین سال های 2019 تا 2024 بیش از دو برابر خواهد شد.
ERP ترکیبی: ERP ترکیبی عناصری از استقرار در محل و ابر را ترکیب می کند. یک رویکرد ترکیبی ERP دو لایه است که در آن یک شرکت ERP داخلی خود را در دفتر مرکزی نگه می دارد اما از سیستم های ابری برای شرکت های تابعه یا دفاتر منطقه ای خاص استفاده می کند. سپس این راه حل های ابری با سیستم داخلی ادغام می شوند. شرکتهای دیگر ممکن است برای نیازهای تجاری خاص به راهحلهای ابری روی بیاورند و در عین حال به سیستمهای داخلی خود برای سایر عملکردها پایبند باشند. در هر صورت، سیستمهای ابری باید به پلتفرم داخلی متصل شوند تا از جریان ثابت اطلاعات اطمینان حاصل شود – اغلب گفتن از انجام آن آسانتر است.
ERP منبع باز: مانند سایر برنامه های کاربردی منبع باز، ERP منبع باز جایگزینی ارزان و گاهی رایگان است که برای برخی شرکت ها مناسب است. بسیاری از ارائهدهندگان ERP منبع باز به کسبوکارها اجازه میدهند نرمافزار خود را به صورت رایگان دانلود کنند و تنها در صورتی که مشتری خواهان دسترسی ابری باشد، هزینه سالانه پایینی را دریافت کنند. این راهحلها با رابطهای مبتنی بر وب مدرنتر و تعداد فزایندهای از ماژولها بهبود یافتهاند، اما شرکتها باید بدانند که با یک ERP منبع باز چه کاری انجام میدهند. پشتیبانی ارائهدهنده حداقل خواهد بود و تنظیمات و بهبودهای سیستم معمولاً بر عهده مشتری است. این بدان معناست که شما به کادر فنی با دانش عمیق در مورد چگونگی توسعه و پیکربندی نرم افزار نیاز دارید.
پیاده سازی ERP
پیاده سازی ERP پروژه های مهمی هستند که بدون آماده سازی مناسب می توانند زمان و هزینه زیادی را از بین ببرند. اینکه این پروژه دقیقا چقدر طول می کشد و هزینه آن چقدر است به عوامل زیادی از جمله مدل استقرار، استراتژی پیاده سازی ، پیچیدگی سیستم، اندازه شرکت و منابع اختصاص داده شده به آن بستگی دارد.
این چک لیست پیاده سازی ERP باید به شما کمک کند.
مانند سایر ابتکارات، شرکت ها می توانند با صرف زمان برای ایجاد یک برنامه اجرایی دقیق، از چالش های بزرگ اجتناب کنند . آماده سازی نتیجه می دهد.
در اینجا هفت مرحله کلیدی پیاده سازی ERP وجود دارد:
1. کشف و برنامه ریزی. برای شروع، یک تیم چندکاره را گرد هم بیاورید تا مشخص کنید که شرکت دقیقاً چه چیزی از یک سیستم ERP نیاز دارد. این تیم باید فرآیندهای ناکارآمد و سایر موانع رشد کسب و کار را شناسایی کند.
2. ارزیابی و انتخاب. اکنون که تیم یک سند الزامات دارد، زمان ارزیابی پیشنهادات پیشرو و انتخاب پلتفرمی است که میتواند مشکلات موجود را به بهترین شکل حل کند، نیازهای بخشها را برآورده کند و رشد شرکت را ارتقا دهد.
3. طراحی. در این مرحله، تیم پیادهسازی متوجه میشود که آیا سیستم میتواند از گردشهای کاری موجود پشتیبانی کند و کدام فرآیندها ممکن است نیاز به تغییر داشته باشند. همچنین این زمان برای شناسایی هرگونه سفارشی سازی مورد نیاز است.
4. توسعه. متخصصان فنی داخلی و/یا خارجی نرم افزار را برای رفع نیازهای تعریف شده شما پیکربندی می کنند و شروع به انتقال داده های شرکت به راه حل جدید می کنند. اکنون زمان تصمیم گیری برای آموزش کارکنان در سیستم و شروع برنامه ریزی جلسات و تولید یا به دست آوردن مواد آموزشی مورد نیاز است.
5. آزمایش. این مرحله ای نیست که نادیده گرفته شود – بسیار مهم است که مطمئن شوید همه چیز همانطور که انتظار می رود کار می کند و مشکلات پیش بینی نشده را برطرف کنید. هنگام آزمایش پلتفرم، کاربرانی را از سراسر شرکت در نظر بگیرید.
6. استقرار. زمان پخش زنده است. اغلب در اوایل سکسکه وجود دارد، و کسب و کارها باید آموزش کارکنان را برای کاهش مقاومت در برابر تغییر در اولویت قرار دهند. برخی از شرکتها عرضه مرحلهای را انتخاب میکنند، در حالی که برخی دیگر همه ماژولها را به یکباره فعال میکنند.
7. پشتیبانی . اطمینان حاصل کنید که کاربران هر آنچه را که برای استفاده از سیستم جدید نیاز دارند در اختیار دارند. این یک فرآیند مداوم است و میتواند شامل تنظیمات اضافی، اغلب با کمک فروشنده یا مشاوران تخصصی باشد.
هزینه ERP
هزینه یک پروژه ERP بسته به فروشنده، ماژول ها و مدل استقرار بسیار متفاوت است. به طور کلی، کل هزینه ها می تواند از کمتر از 40 میلیون در سال تا میلیون ها تومن در سال متغیر باشد. سیستمهای ERP با توجه به نیازهای مخاطبان هدف قیمتگذاری میشوند، بنابراین سیستمهایی که برای کسبوکارهای نوظهور و با رشد بالا ساخته شدهاند، مقرون به صرفهتر از آنهایی هستند که توسط شرکتهای دهن پر کن استفاده میشوند.
ERP مبتنی بر ابر، معمولاً هزینههای اولیه کمتری نسبت به نرمافزارهای داخلی دارند، زیرا نه سختافزاری برای خرید وجود دارد و نه متخصصان سیستم برای استخدام. با یک راه حل SaaS، فروشنده از نگهداری مراقبت می کند و هزینه سالانه را از مشتریان خود دریافت می کند، اغلب بر اساس هر کاربر.
قیمت ERP نیز بر اساس ماژول های مورد نیاز شما متفاوت خواهد بود. راهحلها ممکن است دارای عملکرد اصلی برای امور مالی و مدیریت موجودی/سفارش اولیه باشند، اما اضافه کردن ماژولهای مکمل هزینه اضافی به همراه دارد.
با نرمافزار داخلی، شرکتها مجوز دائمی را خریداری میکنند که گرانتر است، اما هزینهای یکباره است. همانند سپهررایان، قیمت این نرم افزار نیز بر اساس نوع و تعداد ماژول های مورد نیاز متفاوت خواهد بود. اما آنهایی که سیستمهای داخلی را انتخاب میکنند، برای سرورها و سایر زیرساختها برای میزبانی نرمافزار نیز هزینه میکنند، اغلب درگیر هزینههای تعمیر و نگهداری هستند و ممکن است نیاز به تقویت کارکنان فناوری اطلاعات خود داشته باشند. یک مدل ترکیبی میتواند حتی گرانتر باشد، زیرا علاوه بر هزینههای اشتراک برای برنامههای ابری، به منابع زیادی برای پشتیبانی از ERP درون محل نیاز دارد.
در نهایت، به یاد داشته باشید که هزینه های ERP فراتر از صدور مجوز است. هنگام محاسبه TCO راه حل های مختلف ERP، هزینه های اجرا و عملیات مربوط به سفارشی سازی، نگهداری، آموزش، ارتقاء و پشتیبانی را در نظر بگیرید. این هزینهها از ارائهدهندهای به ارائهدهنده دیگر متفاوت خواهد بود، بنابراین بررسیهای لازم را انجام دهید و سؤالات زیادی بپرسید تا برآورد واضحی از کل هزینهها، چه Capex و چه Opex، به دست آورید.
خلاصه
نرم افزار ERP به ساده سازی و خودکارسازی فرآیندهای تجاری کمک می کند. عملیات را یکپارچه می کند و به اجرای سیاست ها و رویه های موثر برای دستیابی به نظم مالی و تجاری کمک می کند. همه اینها به غلبه بر مشکلات پیش روی شرکت های تولیدی کمک می کند. ERP به دستیابی به برتری عملیاتی و کسب مزیت رقابتی کمک می کند.