اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

اتوماسیون کسب و کار توسط شرکت هایی که با چندین فرآیند مرتبط مانند مدیریت اسناد و دارایی سر و کار دارند بسیار مورد استقبال قرار می گیرد. با ابزارهای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، شرکت ها می توانند هزینه های عملیاتی را کاهش داده و بهره وری کارکنان را افزایش دهند.

نرم افزار مدیریت تولید را مطالعه کند.

در این مقاله، بر اساس تجربه خود در مشاوره و توسعه شیرپوینت، قابلیت شیرپوینت را برای اتوماسیون کسب و کار تجزیه و تحلیل خواهیم کرد. با اجرای پروژه های متعدد برای ساده سازی فرآیندهای کسب و کار، ما به خوبی از مزایا و محدودیت های شیرپوینت به عنوان یک پلت فرم اتوماسیون فرآیند کسب و کار آگاه هستیم و می خواهیم دانش خود را با شما به اشتراک بگذاریم. پروژه های قابل توجه  شامل اجرای گردش کار تایید سند ، راه حل اتصال داده ها ، سیستم مدیریت سوابق ، سیستم مدیریت منابع انسانی ، پورتال یادگیری و پورتال کارمند است.

شیرپوینت برای اتوماسیون کسب و کار

وقتی نوبت به اتوماسیون می رسد
شرکت ها زمانی که با چالش هایی مانند زیر مواجه می شوند به اتوماسیون تجاری روی می آورند:

زمان زیادی صرف کارهای تکراری و گردش کار ساده مانند مدیریت چرخه عمر قرارداد می شود. بنابراین، تایید یک قرارداد توسط یک بخش فروش، یک بخش حسابداری، یک بخش حقوقی و امضای آن توسط مدیر عامل ممکن است 1-2 هفته طول بکشد.
خطای انسانی که می تواند منجر به اختلال در فرآیندهای تجاری یا خرابی شود. به عنوان مثال، زمانی که داده های یک قرارداد به صورت دستی به یک فاکتور منتقل می شود، ممکن است خطاهای اساسی رخ دهد.
احتمال بالای نقض انطباق به دلیل عدم مشاهده در فرآیندهای تجاری و اسکن و نصب نابهنگام به روز رسانی های امنیتی مربوطه.

فواید برای اتوماسیون کسب و کار

شیرپوینت یکی از اولین پلتفرم هایی است که به ذهن شرکت هایی می رسد که به دنبال خودکارسازی فرآیندهای تجاری خود هستند. . دلیل محبوبیت شیرپوینت در مزایای کلیدی آن نهفته است:

مقرون به صرفه بودن

هزینه های مجوز که از 5.00 دلار شروع می شود، شیرپوینت را به یک پلتفرم مقرون به صرفه حتی برای یک تجارت کوچک تبدیل می کند. علاوه بر این، اگر شرکت‌ها گردش‌های کاری پیچیده را برای ردیابی موجودی یا پشتیبانی از انطباق نمی‌خواهند، گردش‌های کاری خارج از جعبه شیرپوینت می‌توانند به راحتی نیازهای آن‌ها را برآورده کنند. برای شرکت هایی که قبلا شیرپوینت داشتند، مقرون به صرفه بودن ساخت اتوماسیون فرآیند کسب و کار با استفاده از این پلت فرم حتی واضح تر است.

آشنایی

مشکلات پذیرش کاربر به حداقل می رسد زیرا کارمندان قبلاً با این پلت فرم آشنا هستند، به عنوان مثال، به عنوان یک اینترانت شرکتی.
همچنین می‌تواند زمان آموزش کارکنان را برای استفاده از گردش‌های کاری خودکار کاهش دهد، بنابراین آنها می‌توانند زودتر از یک راه‌حل ارزش دریافت کنند.

ادغام

شیرپوینت با ابزارهای آفیس 365 (Word، PowerPoint، OneNote) خارج از باکس ادغام می شود. این اجازه می دهد تا اسناد را مستقیماً در شیرپوینت ایجاد کنید، که شروع گردش های کاری مرتبط با سند را تسهیل می کند. همچنین، شیرپوینت با سیستم‌های سازمانی (CRM، ERP، سیستم‌های مدیریت پروژه و غیره) یکپارچه می‌شود، که ایجاد گردش‌های کاری بین شرکتی را تسهیل می‌کند و دید را در محیط دیجیتالی شرکت افزایش می‌دهد.

قابلیت سفارشی سازی

با توجه به قابلیت‌های سفارشی‌سازی گسترده، شیرپوینت می‌تواند برای خودکارسازی هر دو فرآیند مشترک برای همه صنایع (بررسی، بازخورد اسناد و تایید، گزارش‌گیری، آموزش، مدیریت دارایی، حسابداری، تاییدیه‌های خرید، تاییدیه تعطیلات، درخواست‌های میز کمک) و همچنین صنعت مورد استفاده قرار گیرد. فرآیندهای خاص، به عنوان مثال:

مراقبت های بهداشتی (مدیریت اطلاعات بیمار، صورتحساب بیمار، مدیریت سوابق، گزارش انطباق، مدیریت موجودی پزشکی و حمل و نقل، مدیریت حوادث، تاییدیه های مجوز بیمه).
تولید (فرایندهای انبار و تدارکات، کنترل کیفیت، حمل و نقل و تحویل محصول، درخواست تعمیر، بازرسی سایت).
بانکداری (پردازش وام، خودکارسازی اعتبار و انتقال پول، ادغام با سایر سیستم های بانکی خودکار (ABS)، مدیریت بودجه).
قانون (مدیریت پرونده، مدیریت قرارداد نگهدارنده، برنامه ریزی تماس ها و جلسات).

نحوه خودکارسازی اتوماسیون کسب و کار با شیرپوینت

شیرپوینت به خودکارسازی اتوماسیون کسب و کار از طریق گردش کار کمک می کند. به طور خاص، عناصر گردش کار شیرپوینت زیر مسئول اتوماسیون هستند:

صندوق های پستی گردش کار این مؤلفه تضمین می‌کند که ایمیل‌های مربوط به گردش کار در مکانی جداگانه ذخیره می‌شوند و به راحتی قابل جستجو و دسترسی برای شرکت‌کنندگان در جریان کار با مجوزهای مربوطه هستند.
اطلاعیه های گردش کار اعلان‌ها به شرکت‌کنندگان در جریان کار این امکان را می‌دهد که از همه تغییرات در یک گردش کار آگاه باشند. بنابراین، آنها بدون نیاز به بررسی منظم یک سایت شیرپوینت، یک کار جدید یا یک به روز رسانی مهم را از دست نخواهند داد.
مدیریت وظایف گردش کار . عملکرد مدیریت وظیفه شیرپوینت به مدیران اجازه می دهد تا وظایفی را برای کارمندان تعیین کنند، تاریخ شروع و پایان را تعیین کنند و بر انجام وظایف نظارت کنند. بنابراین، وظایف با نمایش مراحل اجرای آنها، زمان و افراد تعیین شده کاملاً قابل مشاهده می شوند. همچنین، کارکنان می توانند وظایف خود را به خوبی ساختار یافته ببینند، که آنها را قادر می سازد به راحتی فعالیت های خود را برنامه ریزی کنند و در صورت نیاز، وظایف را اولویت بندی کنند.

اجزای گردش کار شیرپوینت

بسته به پیچیدگی گردش‌های کاری که یک شرکت برای خودکارسازی نیاز دارد (خطی یا غیرخطی، سه مرحله‌ای یا چند مرحله‌ای، با یا بدون تشدید و غیره)، دو راه برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری با گردش کار وجود دارد:

1. با پیکربندی گردش کار داخلی

شیرپوینت دارای 5 گردش کار خارج از جعبه است که می توان از آنها برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری ساده استفاده کرد:

گردش کار تأیید اجازه می دهد تا یک فرآیند تأیید برای اسناد (قراردادها، صورتحساب ها، سیاست ها و غیره)، فهرست ها و کتابخانه ها در یک سازمان تنظیم شود. می توان آن را با افزودن یک سند به فهرست، کتابخانه یا نوع محتوا تنظیم کرد. تنظیمات، مشخص کردن شرکت‌کنندگان در جریان کار، تعدادی از مراحل تأیید و سایر پارامترها را فعال می‌کند. به عنوان مثال، یک قرارداد خرید می تواند توسط یک متخصص تدارکات، مدیر مالی و مدیر عامل تایید شود.

یک کارمند تغییرات ایجاد شده در قرارداد را تایید می کند.

گردش کار بازخورد برای پروژه های همکاری تیمی مفید است زیرا اسناد، فهرست ها و کتابخانه ها را به گروهی از پیش تعیین شده از کاربران هدایت می کند که می توانند نظرات یا سوالات خود را به آنها اضافه کنند. همه بازخوردها نه در خود سند بلکه در یک لیست خاص برای دسترسی و جستجوی آسان ذخیره می شوند.
گردش کار امضا جمع آوری امضاهای دیجیتالی را در یک سند Word یا یک کاربرگ Excel امکان پذیر می کند. به عنوان مثال، اجازه می دهد تا پس از نهایی شدن سند، یک امضا به فاکتور اضافه کنید.

شخص امضای الکترونیکی را در قرارداد قرار می دهد.

گردش کار انتشار به طور خودکار اسناد، فهرست ها و کتابخانه ها را برای بررسی و تایید به افراد مجاز هدایت می کند. سپس گردش کار اجازه می دهد تا محتوای تایید شده را به یک سایت ارسال کنید تا همه کاربران آن را ببینند.
گردش کار سه حالته به نظارت بر وضعیت یک سند، یک لیست یا یک کتابخانه از طریق سه حالت یا فاز کمک می کند. به عنوان مثال، هنگامی که یک بلیت مشکل به یک تیم فناوری اطلاعات اختصاص داده می شود، از حالت های زیر عبور می کند: ایجاد شده، در حال انجام است و تکمیل شده است. گردش کار سه حالته به طور خودکار مالک خود را از پیشروی سند در هر ایالت مطلع می کند، که در فرآیندهای تجاری که نیاز به ردیابی مشکل مانند خدمات مشتری دارند، مفید است.

2. با ایجاد گردش کار سفارشی

گردش کار سفارشی برای اتوماسیون کسب و کار پیچیده تر و خاص تر استفاده می شود. نمونه هایی از گردش کار سفارشی که می توانند در شیرپوینت ایجاد شوند عبارتند از:

گردش کار پیش بینی آب و هوا گردش کار امکان تولید خودکار گزارش های آب و هوا را به صورت روزانه فراهم می کند. برای مثال، برای کارگران ساختمانی که ایمنی آنها به شرایط آب و هوایی بستگی دارد، مرتبط است.
گردش کار محاسبه مالیات فروش . این گردش کار محاسبه خودکار مالیات بر فروش را بسته به قیمت پایه محصول و نرخ مالیات بر فروش برای مکانی که محصول در آن فروخته می‌شود، امکان‌پذیر می‌سازد.
گردش کار ردیابی موجودی . این گردش کار به ردیابی وضعیت، موقعیت مکانی، کاربران، نیازهای تعمیر و نگهداری وسایل نقلیه، مبلمان، تجهیزات اداری و غیره شرکت کمک می کند.
ایجاد گردش کار سفارشی در شیرپوینت نیاز به استفاده از ابزارهای خاصی دارد که از نظر عملکرد و مهارت های IT مورد نیاز برای کار با آنها متفاوت است. بنابراین، اگر نیاز به خودکارسازی فرآیندهای خطی ساده دارید، به متخصصان فناوری اطلاعات نیاز دارید که می دانند چگونه با SharePoint Designer و Microsoft Flow کار کنند. این ابزارها به دانش فنی عمیق نیاز ندارند ، بنابراین تیم IT داخلی شما می تواند پس از آموزش مناسب بر آنها مسلط شود. برای خودکارسازی فرآیندهای پیچیده غیرخطی، به متخصصانی با مهارت های برنامه نویسی قوی نیاز دارید که بتوانند گردش کار را در ویژوال استودیو ایجاد کنند.

محدودیت ها اتوماسیون کسب و کار

اگرچه شیرپوینت مزایای ارزشمندی برای اتوماسیون کسب و کار دارد، اما این پلتفرم دارای اشکالات جدی برای این کار است، به عنوان مثال:

محدوده محدود گردش کار داخلی . اگرچه گردش‌های کاری خارج از چارچوب شیرپوینت می‌تواند نیازهای تجاری اصلی شرکت‌ها را پوشش دهد، اما برای خودکارسازی عملیات پیچیده تجاری کافی نیست. بنابراین، گردش کار سفارشی باید ایجاد شود.
زمان و هزینه های توسعه گردش کار سفارشی با توجه به پیچیدگی پیاده سازی و نگهداری جریان های کاری عمیقا سفارشی شده، ایجاد گردش کار می تواند زمان بر و زمان بر باشد. علاوه بر این، سفارشی‌سازی پیشرفته به مهارت‌های IT عمیقی نیاز دارد، بنابراین ایجاد گردش‌های کاری سفارشی ممکن است گران تمام شود.
پس گفتار
شیرپوینت برای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار مناسب است. با شیرپوینت می‌توانید گردش‌های کاری خودکار ایجاد کنید، مراحل آن‌ها را با کمک هشدارها و اعلان‌ها ردیابی کنید و از عملکرد مدیریت وظایف بهره‌مند شوید. با این حال، برای تطبیق کامل پلت فرم با نیازهای کسب و کار خود، در اکثر موارد به گردش کار سفارشی نیاز دارید و باید آماده سرمایه گذاری پول و زمان در ساخت آنها باشید. برای کاهش هزینه ها و افزایش بازگشت سرمایه (ROI) اتوماسیون شیرپوینت، باید مطمئن شوید که فروشنده شما در اولویت بندی و بهینه سازی فرآیندهای تجاری که نیاز به اتوماسیون دارند خوب است.