همانطور که اکثر تیم های مالی به خوبی می دانند، فرآیند حساب های پرداختنی دستی می تواند خسته کننده و مستعد خطا باشد. کار بر روی انبوهی از فاکتورهای کاغذی، تماس جداگانه با تایید کنندگان مربوطه و چک های پستی نه تنها کند است، بلکه شرکت را در برابر کلاهبرداری باز می کند و حسابرسی را دردناک می کند.
فناوری اتوماسیون حساب‌های پرداختنی (AP automation) با هدف ارائه روشی کارآمدتر، سریعتر و دقیق‌تر برای رسیدگی به این فرآیند مالی پشتیبان است. با حذف فرآیندهای دستی و پشته های کاغذ، نرم افزار اتوماسیون AP می تواند روابط شما با تامین کنندگان و شرکا را بهبود بخشد و در عین حال در زمان و هزینه صرفه جویی کند، فروش معوقه روز (DSO) را کاهش دهد، در نتیجه جریان نقدی را بهبود بخشد.
نرم افزار اتوماسیون AP چیست؟
فناوری اتوماسیون AP مراحل معمول مانند دریافت فاکتورها، کدگذاری، مسیریابی برای تایید، پرداخت و تطبیق را خودکار می کند. ممکن است با اصطلاح پردازش “بدون لمس” مواجه شوید، که به طور کلی به این معنی است که اتوماسیون AP نیاز به وارد کردن دستی داده ها را در هر مرحله از بین می برد، اگرچه تأیید کنندگان ممکن است همچنان نیاز به امضای پرداخت با کلیک ماوس داشته باشند.
نرم افزار اتوماسیون AP معمولاً داشبوردها و ابزارهای تحلیلی را نیز ارائه می دهد که به شما در مدیریت فرآیند AP و تشخیص مشکلات کمک می کند. از آنجایی که تمام داده‌های حساب‌های پرداختنی دیجیتالی و در یک سیستم ذخیره می‌شوند، جستجو و ممیزی اطلاعات آسان‌تر است.
اتوماسیون حساب های پرداختنی چگونه کار می کند؟
نرم افزار اتوماسیون AP فاکتورهای تامین کنندگان شما را به فرمت دیجیتال استاندارد تبدیل می کند و سپس آنها را از طریق یک گردش کار دیجیتالی که با تامین کنندگان پرداخت می شود به اوج می رساند.
در شروع این فرآیند، اتوماسیون AP از تشخیص کاراکتر نوری (OCR) برای استخراج اطلاعات از فاکتورها استفاده می کند. برخی از محصولات از یادگیری ماشینی برای تشخیص الگوها در طول زمان و بهبود دقت استفاده می‌کنند. برای مثال، آنها ممکن است کدهای دفتر کل خاص یا مسیریابی تایید را بر اساس تجربه گذشته پیشنهاد کنند. با سفارشی کردن قوانین برای کسب و کار خود، مانند تغییرات قابل قبول یا سلسله مراتب تایید، ممکن است بتوانید نیاز به مداخله دستی برای اکثر فاکتورها را از بین ببرید.
چرا حساب های پرداختنی را خودکار می کنیم؟
دلایل زیادی برای خودکارسازی AP وجود دارد. برخی شامل بازگشت ملموس و سریع سرمایه گذاری هستند. با کاهش نیاز به تلاش دستی، اتوماسیون AP می تواند هزینه های پردازش شما را کاهش دهد. همچنین با کاهش نیاز به استخدام افراد بیشتر، می‌تواند به شما کمک کند تا با رشد کسب‌وکارتان AP را آسان‌تر افزایش دهید.
اتوماسیون AP همچنین ابزارهایی را ارائه می دهد که می تواند به شما در مدیریت دقیق تر پرداخت ها و جریان نقدی کمک کند. با سریعتر و روان‌تر کردن فرآیند پرداخت، اتوماسیون AP همچنین می‌تواند توانایی شما را در دریافت تخفیف‌های پرداخت تامین‌کننده افزایش دهد.
مزایای دیگر عبارتند از تقلب کمتر، خطاهای کمتر و حسابرسی روان تر.
وظایف حساب های پرداختنی برتر برای خودکارسازی
وظایف AP احتمالاً بیشترین سود را از اتوماسیون می‌برند، مواردی هستند که می‌توانید زمان پردازش را کاهش دهید یا دقت را افزایش دهید، که هر دو باعث صرفه‌جویی در هزینه می‌شوند. در مقایسه با پردازش دستی، اتوماسیون AP می تواند مراحل زیر را تا حد زیادی بهبود بخشد:
- ورود داده ها .ضبط خودکار داده‌ها از تمام اسناد منبع سریعتر و کمتر از وارد کردن داده‌ها به صورت دستی در معرض خطا است.
- مطابقت فاکتور . فاکتورها را می توان به طور خودکار با اسناد پشتیبانی، مانند سفارش خرید و دریافت اسناد (تطبیق سه طرفه) مطابقت داد. این تطبیق خودکار سریعتر و دقیق‌تر از تطبیق دستی است، به
- ویژه. برای مشاغلی که ممکن است مجبور باشند اسناد ذخیره شده در مکان‌های مختلف را مطابقت دهند.
- کدگذاری فاکتورها. می توانید قوانینی را ایجاد کنید که به طور خودکار کد دفتر کل صحیح را برای هر فاکتور تنظیم می کند و زمان و تناقضات ذاتی در کدنویسی دستی را حذف می کند.
- مسیریابی تایید . مسیریابی الکترونیکی به همه تأیید کنندگان لازم سریعتر از ارسال دستی اسناد به هر یک از آنها است و همچنین ردیابی بهتری را در سراسر گردش کار فراهم می کند.
چگونه حساب های پرداختنی را خودکار کنیم؟
شرکت‌ها معمولاً نرم‌افزار اتوماسیون AP را با پیاده‌سازی نرم‌افزار AP ، یا در مدل نرم‌افزار به‌عنوان سرویس، که در آن برنامه در فضای ابری میزبانی می‌شود، یا در محل، برای شرکت‌هایی که ترجیح می‌دهند سیستم‌های خود را میزبانی و مدیریت کنند، اعمال می‌کنند.
هنگامی که یک سیستم راه اندازی شد، کارکنان مالی و همچنین تایید کنندگان باید آموزش ببینند، و ارزش آن را دارد که برای پیکربندی قوانین زمان بگذارید تا بتوانید تا حد امکان مراحل را خودکار کنید. و در حالی که فرآیند AP کاملاً استاندارد است، شرکت‌ها ممکن است نیازمندی‌های منحصربه‌فردی داشته باشند که می‌خواهید مطمئن شوید راه‌حل می‌تواند آن جریان‌های کاری را تطبیق دهد. این بیشترین بازده سرمایه را فراهم می کند.
مزایای نرم افزار اتوماسیون AP چیست؟
اتوماسیون AP همچنین می تواند مزایایی را نه تنها برای گروه مالی بلکه در کل سازمان فراهم کند:
نیاز کمتری به ذخیره کاغذ و پرداخت هزینه پست و تحویل وجود دارد.
خطاهای دستی کمتر نیاز به بخش های متعدد برای صرف زمان برای بررسی مشکلات و رسیدگی به شکایات تامین کنندگان را کاهش می دهد.
ممیزی و تلاش برای انطباق آسان تر است. ویژگی‌های امنیتی داخلی و مسئولیت‌پذیری می‌توانند فعالیت‌های مشکوک را علامت‌گذاری کنند و به کشف تقلب کمک کنند.
پرداخت سریع و قابل پیش بینی ممکن است شهرت شما را افزایش دهد و در مذاکرات آتی با تامین کنندگان به شما کمک کند.
کارکنان را می توان به جای صرف وقت خود برای ورود دستی داده ها، برای کارهای با ارزش بالاتر، مانند تجزیه و تحلیل داده های پرداخت ها، مستقر کرد.
چگونه نرم افزار AP را انتخاب کنیم؟
انتخاب نرم افزار اتوماسیون AP مناسب برای کسب و کار شما باید شامل چهار مرحله زیر باشد:
- برنامه ریزی. یک تیم متقابل را گرد هم بیاورید که بتواند اهداف شرکت شما را برای اتوماسیون AP تعریف کند.
- جمع آوری ملزومات. بخش AP شما نحوه عملکرد پردازش حساب های قابل پرداخت فعلی شما را مستند می کند و فهرستی از الزامات یک راه حل اتوماسیون AP را ایجاد می کند. در پایان این مرحله، یک
- درخواست برای پروپوزال. (RFP) ایجاد می‌کنید و آن را برای فروشندگانی که دارای معیارها هستند ارسال می‌کنید.
- ارزیابی فروشنده. شما پیشنهادات فروشندگانی را که به RFP شما پاسخ می‌دهند، ارزیابی می‌کنید و جنبه‌هایی از راه‌حل‌های پیشنهادی آنها، مانند ویژگی‌ها، هزینه‌ها و رویکرد پیاده‌سازی را بررسی می‌کنید.
- انتخاب فروشنده . شما عمیق‌تر کاوش می‌کنید تا متوجه شوید که فروشندگان آینده‌دار دقیقاً چقدر نیازهای شما را برآورده می‌کنند. این ممکن است شامل توسعه اسناد کشف دقیق و درخواست دمو باشد. سپس، تامین کننده خود را انتخاب کنید.