10 معیار برای انتخاب و مقایسه نرم افزار ERP

انتخاب سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یکی از مهم ترین تصمیماتی است که یک کسب و کار می تواند اتخاذ کند. برای اطمینان، موارد زیادی وجود دارد که باید در نظر بگیرید – نه تنها ویژگی‌های سیستم‌های ERP، هزینه و مدل استقرار، بلکه فروشندگان پشت سر آنها، که سال‌ها با آنها کار خواهید کرد. ارزیابی کامل زمان می‌برد، اما ارزش سرمایه‌گذاری را از نظر بازده عملیاتی و هزینه‌ای، یکپارچه‌سازی و تجزیه و تحلیل داده‌های پیشرفته که به تصمیم‌گیری بلادرنگ و پشتیبانی از رشد آینده می‌دهد، ارزش دارد. این راهنما، مملو از معیارهای ارزیابی ERP و فروشنده است، به شما کمک می کند تصمیم درستی برای شرکت خود بگیرید.

ارزیابی و ایجاد الزامات ERP

یک ERP بسیاری از عملکردها و فرآیندهای تجاری سازمان را در یک سیستم واحد مدیریت می کند و فعالیت ها و داده ها را یکپارچه می کند تا کل تجارت از یک صفحه ضرب المثل کار کند. همچنین همکاری بین بخش ها را تقویت می کند. با توجه به تأثیر گسترده ERP در سطح شرکت، یک تیم داخلی از ذینفعان از حوزه های مختلف کسب و کار باید در شکل دادن چک لیستی از الزامات ERP قبل از اینکه هر سیستم یا فروشنده ای در نظر گرفته شود، صدایی داشته باشند. این تیم ارزیابی معمولاً شامل مدیریت ارشد، مدیران پروژه و روسای بخش‌های حسابداری، فروش، تدارکات، بازاریابی و سایر بخش‌ها به همراه فناوری اطلاعات است. اولین کار اعضای تیم ملاقات با تیم های خود برای ارزیابی اهداف مربوطه، انواع ویژگی های مورد نیاز برای رسیدن به آنها و موارد استفاده است.

با داشتن لیست‌های خواسته‌های فردی، تیم داخلی می‌تواند دوباره گرد هم بیاید، به یک اجماع برسد و فهرستی کلی از الزامات ERP تهیه کند . همچنین این زمان برای تعریف و مستندسازی بازگشت سرمایه مورد انتظار (ROI) و مدت زمان قبل از تحقق این مزایا است. انجام این کار در مرحله ارزیابی، اندازه گیری ROI را بعدا آسان تر می کند.

توابع ERP

سیستم های ERP پیشرو، بسیاری از عملکردهای حیاتی کسب و کار، مانند مدیریت زنجیره تامین و بازاریابی را ادغام می کنند. آنها همچنین مقیاس پذیر هستند: عملکردهای جداگانه را می توان به عنوان ماژول به سیستم ERP متصل کرد ، بنابراین کسب و کارهای در حال رشد قادر به خرید عملکردهای جدید با گسترش نیازهای خود هستند. یک نظرسنجی در سال 2020 از شرکت‌هایی که به دنبال خرید راه‌حل ERP هستند، نشان داد که تقریباً از هر 10 نفر، 9 نفر از حسابداری به عنوان حیاتی‌ترین عملکرد ERP و به دنبال آن موجودی و توزیع نام می‌برند. جامع ترین سیستم های ERP همچنین شامل ماژول هایی برای امور مالی، تولید، تدارکات، تجارت الکترونیک، اتوماسیون بازاریابی و انواع مختلف مدیریت، از جمله موجودی، سفارش، روابط با مشتری، (CRM) و نیروی کار خواهد بود.

هنگام در نظر گرفتن عملکردهای جدید برای پیاده سازی، شیوه ها و فرآیندهای تجاری فعلی را در نظر بگیرید که می توانند با اتوماسیون بهبود یابند، بنابراین کارایی را افزایش داده و هزینه ها را کاهش می دهند. همچنین، تعیین کنید که آیا ERP می‌تواند به راحتی با سایر سیستم‌های تجاری قدیمی که انتظار می‌رود باقی بماند یا خیر، یکپارچه شود.

تعیین بودجه و جدول زمانی

با در دست داشتن الزامات، گام بعدی تعیین بودجه و جدول زمانی برای ارزیابی، نمایش، اجرا و آموزش فروشنده ERP است. ERP مبتنی بر ابر معمولاً هزینه کمتری نسبت به یک سیستم داخلی دارد، به ویژه با توجه به هزینه اولیه. زمان صرف شده توسط تیم ارزیابی نیز باید به عنوان هزینه در نظر گرفته شود. اطمینان حاصل کنید که هزینه نهایی یک سیستم ERP با صرفه جویی در هزینه و کارایی بیشتر جبران می شود. پس از انتخاب یک ERP، بسته به پیچیدگی مدل پیاده سازی و استقرار، استفاده از آن می تواند از 30 روز تا بیش از یک سال طول بکشد. سیستم های ERP مبتنی بر ابر معمولاً زمان بسیار کمتری را برای راه اندازی نیاز دارند.

10 معیار کلیدی انتخاب ERP

یک سیستم ERP برای سال‌ها بخشی از کسب‌وکار خواهد بود، بنابراین تصمیمی نیست که ساده گرفته شود. در زیر 10 معیار کلیدی وجود دارد که باید هنگام ارزیابی گزینه های شرکت شما در نظر داشته باشید.

نیازمندی های کسب و کار:برای انجام چه کاری به سیستم ERP نیاز دارید؟ این سوال ممکن است ابتدایی به نظر برسد، اما پاسخ آن به دقت زیادی نیاز دارد. اینجاست که یک تیم داخلی تعیین شده از ذینفعان از حوزه های مختلف کسب و کار می تواند بسیار مفید باشد. هر عضو باید ابتدا بازخورد تیم های خود را در مورد نحوه استفاده از یک سیستم جدید، از جمله ویژگی های مورد نظر، جمع آوری کند. از آنجا، تیم داخلی می‌تواند یک سند تجزیه و تحلیل نیازمندی‌های کسب‌وکار ایجاد کند که بازخوردها را هماهنگ می‌کند، یک چشم‌انداز کلی برای نحوه ارزش‌گذاری سیستم – به نام ROI – برای هر بخش قابل‌اجرای کسب‌وکار بیان می‌کند و تعریف می‌کند که چه معیارهایی برای اندازه‌گیری استفاده می‌شوند. که ROI را پیش بینی می کرد. این سند می تواند به عنوان یک راهنما و/یا چک لیست هنگام ارزیابی سیستم های مختلف و در نهایت برای اندازه گیری ROI سیستم ERP استفاده شود.

ویژگی های ERP: شرکت های مختلف و بخش های آنها به ویژگی های ERP نیاز دارند که از فرآیندهای خاص آنها پشتیبانی می کند. اما همه آنها احتمالاً نیاز مشترکی به یک رابط بصری و داشبورد خواهند داشت که مدیریت و همکاری بین بخش‌ها را با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و ایجاد گزارش بهبود می‌بخشد. سایر الزامات رایج عبارتند از هوش تجاری پیشرفته، قابلیت های داده کاوی و امنیت داده ها. یک سیستم ERP همچنین باید بتواند داده‌ها را از سیستم‌های موجود ادغام کند و قابل تنظیم باشد (اطلاعات بیشتر در هر دو زیر).

کل هزینه مالکیت و ROI: این بستگی به مدل استقرار انتخابی دارد. هنگامی که ERP در محل نصب می شود، کسب و کار مسئول تمام هزینه های سخت افزاری و نرم افزاری اولیه و همچنین هزینه های مرتبط با پیاده سازی، سفارشی سازی، ارتقاء با رشد کسب و کار و امنیت است. هزینه های اضافی شامل آموزش کارکنان و نگهداری و پشتیبانی مداوم است. برخی از هزینه ها هزینه های یکباره هستند، برخی دیگر ادامه دارند. و تعداد کاربران نیز ممکن است تاثیر داشته باشد. هزینه کل مالکیت (TCO) معمولاً زیاد است، بنابراین تحقق بازگشت سرمایه ERP معمولاً بیشتر از سیستم‌های کمتر حیاتی برای کسب و کار طول می‌کشد.

ERP مبتنی بر ابر ، که توسط یک فروشنده ابری راه‌اندازی، میزبانی و مدیریت می‌شود، بسیاری از این هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، حذف یا مستهلک می‌کند، به طور بالقوه TCO را کاهش می‌دهد و تقریباً به طور قطع سرعت بازگشت سرمایه را افزایش می‌دهد – دلیل اصلی محبوبیت مدل‌های استقرار ابری در میان رو به رشد. شرکت ها سیستم ERP از طریق اینترنت قابل دسترسی است و امنیت توسط فروشنده ابر مدیریت می شود و نرم افزار به عنوان یک سرویس ارائه می شود. فروشنده همچنین به روز رسانی، ارتقاء و نگهداری نرم افزار را مدیریت می کند.

یکپارچه سازی سیستم: یک ERP نه تنها باید فرآیندهای تجاری متفاوت را ادغام کند، بلکه راه حل های پیشرو نیز با سیستم ها و برنامه های موجود که یک شرکت می خواهد به استفاده از آن ادامه دهد، ادغام می شود. و اگر این کار را انجام دهند، فروشنده جدید باید کانکتورهایی در دسترس داشته باشد که دقیقاً همان کاری را انجام دهند که از نامش پیداست، ترجیحاً امکان همگام سازی بلادرنگ را فراهم می کند تا داده ها در بین سیستم ها همیشه به روز باشند.

پشتیبانی و آموزش: سیستم ERP برای پیاده سازی اولیه، عملیات روزانه مداوم و آموزش کارکنان نیاز به پشتیبانی دارد. تعیین کنید که آیا فروشنده همه آن انواع پشتیبانی پیاده سازی را ارائه می دهد، مهارت خاص خود را در بخش کسب و کار شما، سطوح رو به افزایش پشتیبانی برای مطابقت با نیازهای کسب و کار شما و زمان پاسخگویی تضمین شده است. پشتیبانی مدیریت شده ممکن است گزینه ای برای هزینه ماهانه باشد.

پیاده‌سازی: پیاده‌سازی ERP می‌تواند از یک ماه تا بیش از یک سال طول بکشد، بسته به اینکه سیستم در محل، در فضای ابری یا ترکیبی ترکیبی مستقر شده باشد. به طور کلی، یک کسب‌وکار با سیستم ERP مبتنی بر ابر سریع‌ترین راه‌اندازی و اجرا خواهد بود، زیرا فروشنده به جای محدود کردن منابع داخلی، پیاده‌سازی را انجام می‌دهد. یک ERP جدید معمولاً در فازها پیاده‌سازی می‌شود و شامل انتقال داده‌ها می‌شود که برای اطمینان از کیفیت داده‌ها نیاز به پاکسازی داده‌ها دارد. آزمایش دقیق قبل از پخش زنده ضروری است.

تخصص صنعت فروشنده: همراه با ارزیابی نرم افزار ERP، ایده خوبی است که فروشندگان ERP را از نظر تخصص آنها در صنعت خود ارزیابی کنید. فروشنده ایده آل سابقه ای موفق از نصب ERP قبلی برای شرکت هایی در صنعت شما و تقریباً با اندازه شرکت خواهد داشت. همچنین دریافت و بررسی مراجع مشتریان راضی (و شاید ناراضی) نیز سودمند است. دوام مالی نیز برای اطمینان از حمایت های آتی مهم است.

فناوری: فن‌آوری‌های پیشرفته همچنان ظهور می‌کنند و بسیاری از مزایای یک سیستم ERP را افزایش می‌دهند. ابر، هوش مصنوعی (AI) و به طور خاص، یادگیری ماشینی همگی می توانند فرآیندهای کسب و کار را بهبود بخشند. ارائه تجزیه و تحلیل و بینش عمیق تر و پیش بینی کننده تر؛ و از جمله مزایای دیگر، یک تجربه شخصی را فعال کنید. برخی از سیستم‌ها ممکن است از دستگاه‌های اینترنت اشیا (IoT) نیز پشتیبانی کنند، مانند حسگرها و دوربین‌هایی که اطلاعات را به ERP برمی‌گردانند. بلاک چین، برای انجام تراکنش ها و جریان شفاف داده ها؛ و واقعیت افزوده

نقشه راه محصول فروشنده: با رشد یک کسب و کار، احتمالاً بیش از آنچه در الزامات اولیه آن گنجانده شده است، به سیستم ERP نیاز دارد. در نتیجه، مهم است که بدانید فروشنده چگونه محصول خود – نسخه‌ها، ویژگی‌ها و عملکردهای جدید – را بهبود می‌بخشد، به آن اضافه می‌کند و از آن پشتیبانی می‌کند، و همچنین چگونگی ادغام آن ویژگی‌ها در نرم‌افزار موجود. یکی دیگر از مواردی که باید در نظر گرفت، فراوانی به روز رسانی ها و وصله ها است.

سفارشی سازی: نیاز به سفارشی سازی به پیچیدگی های فرآیندهای کسب و کار شما بستگی دارد – و حتی اگر در زمان انتخاب ERP به آن نیاز نداشته باشید، ممکن است با رشد کسب و کار اهمیت پیدا کند. همچنین ممکن است نوع استقرار ابر انتخاب شده را راهنمایی کند: مستاجر تک در مقابل چند مستاجر. اولی امکان سفارشی سازی بیشتر را فراهم می کند زیرا ERP فقط به یک شرکت اختصاص داده شده است، نه اینکه مانند مدل دوم به اشتراک گذاشته شود.