چگونه فرآیندهای حساب های پرداختنی خود را ساده کنید?

ساده کردن حساب های پرداختنی

حساب های پرداختنی (AP) همیشه در مرکز توجه قرار نمی گیرد زیرا شرکت ها در تلاش برای گسترش، افزایش فروش و ایجاد مزیت نسبت به رقبا هستند.

و همیشه یک اولویت برای مدیریت نیست، هرچند که باید باشد، زیرا مدیریت خوب AP منجر به روابط بهتر با فروشنده، فرصت استفاده از تخفیف‌ها و اجتناب از هزینه‌های تأخیر در پرداخت می‌شود.

چرا فرآیندهای حساب های پرداختنی شما به تغییر نیاز دارند؟

پردازش AP سزاوار توجه بیشتری است. تأخیر در پرداخت به فروشندگان می تواند حسن نیت تامین کنندگان با ارزش را از بین ببرد و بر شرایط پرداخت و سطح خدمات تأثیر بگذارد.

پرداخت زودهنگام فاکتورها همچنین ممکن است به شرکت‌ها اجازه دهد از تخفیف‌هایی استفاده کنند (مثلاً 1٪ خالص 10 روز) که می‌تواند در طول زمان اضافه شود. با اتخاذ رویکرد حساب‌های پرداختنی استراتژیک، سازمان‌ها می‌توانند از این فرصت‌ها و سایر فرصت‌ها استفاده کنند.

اگر در چند سال گذشته گردش‌های کاری AP خود را ارزیابی نکرده‌اید، قطعاً زمان ارزیابی کامل افراد، فرآیندها و فناوری‌هایی است که برای مدیریت حساب‌های پرداختنی استفاده می‌کنید.

چگونه فرآیندهای AP خود را در 9 مرحله ساده کنید

تقریباً 55٪ از شرکت ها هنوز فرآیندهای AP خود را به صورت دستی انجام می دهند و فرصتی برای پیشرفت های اساسی فراهم می کند. حتی شرکت‌هایی که برخی یا همه فرآیندهای AP خود را خودکار کرده‌اند، می‌توانند از تغییر بهره ببرند.

در اینجا 9 روش وجود دارد که شرکت‌ها در هر اندازه می‌توانند ساختارهای AP خود را بهبود بخشند و رویکردهای کارآمدتر و سازنده‌تری را برای این عملکرد مهم حسابداری توسعه دهند.

1.عملیات پایه AP خود را دوباره ارزیابی کنید

وقت آن است که درون نگری کامل و یک ارزیابی صادقانه از نحوه رسیدگی به حساب‌های پرداختنی تا این لحظه انجام دهید . آیا شما آن را به صورت دستی مدیریت می کنید؟ آیا زمانی که نسخه الکترونیکی یک گزینه است، فاکتورهای کاغذی را از فروشندگان دریافت و اسکن می کنید؟ آیا به طور مداوم درخواست های پیگیری از آنها در مورد فاکتورهای پرداخت نشده دریافت می کنید؟

سایر پرچم های قرمزی که باید در طول این تمرین به دنبال آنها باشید عبارتند از:

• کارکنان و مدیران حسابداری که زمان زیادی را صرف پردازش تأییدیه‌های فاکتور می‌کنند.
• فروشندگانی که در مورد پرداخت های عقب افتاده (و زمانی که قرار است پول خود را دریافت کنند) در تاریکی نگه داشته می شوند.
• سطوح پایین خدمات از سوی فروشندگانی که به موقع پرداخت نمی شوند.
• فرآیندهای AP ناسازگار (این امر به ویژه در شرکت های بزرگتر که دارای بخش ها یا مکان های متعدد هستند رایج است).
• پردازش و توزیع غیرمتمرکز فاکتورها.
• تعدیل کار در بخش های مختلف AP.
  با ترسیم فرآیندهای AP خود، شرکت‌ها می‌توانند دید دقیقی از عملکردهایی که نرم‌افزار AP آنها باید انجام دهد و در عین حال شکاف‌های بالقوه در کارایی حساب‌های جاری پرداختنی خود را شناسایی می‌کنند.

بازاندیشی در فرآیندهای منسوخ شده

اگر صورت‌حساب‌ها ماه به ماه انباشته می‌شوند پس در انتظار آن تماس تلفنی مخوف از طرف تامین‌کنندگان،و درخواست پول باشید. احتمالاً فرآیند حساب‌های پرداختنی شما نیاز به بازنگری دارد.

انتخاب های شما شامل برون سپاری AP،یا خودکار کردن فرآیند یا به روز رسانی فرآیند پرداخت حساب های جاری شما است . هر یک از این گزینه‌ها بسیار بهتر از فرآیندهای دستی و کاغذی هستند، که به‌ویژه ناکارآمد هستند و معمولاً خطاها، ورود داده‌های اضافی و سایر مسائل را در گردش کار AP وارد می‌کنند.

اگر شرکت شما زمان زیادی را صرف مدیریت AP می کند، زمان آن رسیده است که رویکرد فعلی خود را مجددا ارزیابی کنید و راه های جدیدی برای کارآمدتر کردن فرآیند AP سرتاسر پیدا کنید .

استاندارد کردن فرآیندهای AP ناکارآمد

با اطمینان از اینکه تامین کنندگان شما دقیقاً می دانند که فاکتورهای خود را برای چه کسی ارسال کنند شروع کنید. و فرآیندی را ایجاد کنید که به وضوح مشخص می‌کند که متخصصان تدارکات یا تاییدکنندگان میدانی در صورت دریافت صورت‌حساب‌ها از فروشندگان دقیقاً چه کاری باید انجام دهند . شیوه های ناکارآمد رسید فاکتور مکانی عالی برای شروع استانداردسازی پردازش AP شما است. به عنوان مثال، اگر صورت‌حساب‌های فروشنده به بخش‌های جداگانه ارسال می‌شوند و اغلب گم می‌شوند یا به جای اشتباه می‌روند، در عوض از آنها بخواهید در یک مکان مرکزی قرار داده شوند.

با رسیدن فاکتورها، مطمئن شوید که طبق اولویت و سررسید سفارش داده شده اند. از گزارش گیری حساب‌ها برای مدیریت این سررسیدها استفاده کنید، با برچسب‌هایی مانند «جاری» و «سررسید گذشته 1 تا 30 روز» برای سازماندهی و ماندن در بالای قبوض. با استاندارد کردن نحوه دریافت و تایید فاکتورها، می توانید چرخه خرید تا پرداخت را تسریع کنید و روابط خوبی با تامین کنندگان برقرار کنید.

در حین کار با این تکنیک‌ها و سایر تکنیک‌های استانداردسازی، برای ساده‌سازی تلاش کنید، زیرا بدانید که زمانی که برای این تمرین اختصاص می‌دهید نه تنها تضمین می‌کند که فروشندگان به موقع دستمزد می‌گیرند، بلکه زمان ارزشمندی را برای کارکنان حسابداری، مدیران بخش و مدیر مالی آزاد می‌کند.

قبول فاکتورهای الکترونیکی

بسیاری از شرکت ها به تأییدیه های دستی و فرآیندهای صورتحساب کاغذی متکی هستند. خبر خوب این است: به لطف پیشرفت‌های فناوری و نرم‌افزار، این فرآیند زمان‌بر و منابع فشرده می‌تواند خودکار و مدیریت آن بسیار آسان‌تر باشد.

از آنجایی که رایانه‌ها بسیاری از کارهای سنگین را که کارمندان حسابداری انجام می‌دادند، انجام می‌دهند، دریافت و پرداخت صورت‌حساب‌ها به صورت الکترونیکی به شرکت‌ها کمک می‌کند در هزینه و زمان صرفه‌جویی کنند و در عین حال به کارمندان اجازه می‌دهد روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنند.

صورت‌حساب‌های الکترونیکی همچنین به تبدیل فرآیند تکراری AP به یک سیستم بهینه‌تر کمک می‌کنند که به «لمس» کمتری نیاز دارد، خطاها را به حداقل می‌رساند و تضمین می‌کند که تامین‌کنندگان به موقع پرداخت می‌شوند.

نحوه پرداخت فاکتورها را دریابید

تعیین زمانی که فاکتورها را پرداخت می‌کنید بی‌معنا به نظر می‌رسد، اما در واقع گام مهمی است که به تعیین انتظارات برای فروشندگان و شرکت شما کمک می‌کند. برخی از گزینه های محبوب تر عبارتند از:

پرداخت‌ها را بر اساس تاریخ سررسید دسته‌بندی کنید و چندین فاکتور را که در بازه‌های زمانی مشخصی سررسید می‌شوند به طور همزمان پرداخت کنید.
روزهای خاصی از ماه را انتخاب کنید (یعنی اول و پانزدهم هر ماه) زمانی که فاکتورها را پرداخت می کنید.
همچنین نحوه پرداخت فاکتورها را در نظر بگیرید. آیا چک کاغذی را می برید و پست می کنید؟ آیا از ACH برای فاکتورهای تکراری استفاده می کنید؟

همانطور که این تصمیمات را می گیرید، مطمئن شوید که آنها را در یک کتابچه راهنمای که همه کارمندان می توانند به آن مراجعه کنند، مستند کنید. به این ترتیب، کل سازمان رویه های AP را درک می کند و می تواند آنها را بین اعضای تیم و با فروشندگانی که پرس و جو می کنند به اشتراک بگذارد.

از AP ​​Automation استفاده کنید

حساب های پرداختنی فرآیندی زمان بر است که باید به طور مداوم مدیریت شود و از لحاظ تاریخی بر فرآیندهای دستی متکی بوده است. به عبارت دیگر، برای اتوماسیون آماده است . با رشد شرکت ها، افزودن فروشندگان بیشتر و مسئولیت های پرداخت در طول مسیر، نیاز به اتوماسیون افزایش می یابد.

نرم‌افزار حسابداری می‌تواند پرداخت‌ها و سایر فرآیندهای AP را به‌طور خودکار انجام دهد و بار روی بخش حسابداری را کاهش دهد. با حرکت به یک سیستم خودکار:

• از گم شدن فاکتورهای کاغذی خودداری کنید
• می تواند مجوزهای پرداخت را تسریع کند
• بهتر است سوابق آنها را سازماندهی کنید
• می تواند پرداخت ها را واریز کند یا از هر کجا به سایر وظایف AP رسیدگی کند (با یک سیستم مبتنی بر ابر)

خودکارسازی فرآیندهایی که زمانی به صورت دستی با استفاده از کاغذ، صفحات گسترده و سیستم‌های قطع شده انجام می‌شد، منجر به افزایش کارایی و بهره‌وری می‌شود. همچنین به صرفه جویی در هزینه کمک می کند، کارمندان را آزاد می کند تا روی کارهای معنادارتر تمرکز کنند، خطاها را کاهش می دهد و احتمال تقلب را کاهش می دهد.

هر کجا می توانید شروع کنید

همانطور که فرآیندهای AP فعلی خود را ارزیابی می کنید و تعیین می کنید که چه مراحلی را برای بهبود آنها باید بردارید، به دنبال راه هایی برای واگذاری وظایف و مسئولیت ها به همکاران باشید.

به عنوان مثال، اگر همچنان انتظار دارید هر ماه چندین فاکتور کاغذی دریافت کنید، یک نقطه تماس خاص را برای دریافت، اسکن و وارد کردن آنها در سیستم AP خود انتخاب کنید. به این ترتیب، اگر فاکتوری گم شود یا پرداختی با تاخیر صادر شود، یک نقطه تماس برای فروشنده وجود خواهد داشت. همچنین می‌توانید اعضای تیم را به نقش‌های دیگری اختصاص دهید تا مسئولیت‌های AP را به طور مساوی تقسیم کنید و همه را آزاد کنید تا کارهای مهم‌تری انجام شود.

حذف ورود دستی اطلاعات

ورود دستی داده های زمان بر، خسته کننده، گران و مستعد خطا، کارایی حساب های پرداختنی را کاهش می دهد و فرصت های زیادی را برای اشتباهات باز می کند. از آنجایی که اعضای تیم حسابداری داده‌ها را از صورت‌حساب‌های فروشنده می‌گیرند و به صورت دستی در رایانه‌های خود وارد می‌کنند، خطاها اجتناب‌ناپذیر و گران هستند.

به عنوان مثال، حتی یک عدد از دست رفته یا نقطه اعشار اشتباه می تواند به هزینه های عمده برای یک تجارت تبدیل شود. به عنوان مثال، اگر یک سیستم خودکار طوری برنامه ریزی شده باشد که به جای 3500 دلار، 35000 دلار به یک تامین کننده پرداخت کند، این اشتباه می تواند به طور قابل توجهی بر قیمت نهایی تأثیر بگذارد. پس از شناسایی، مشکل باید حل شود – باز هم زمان دیگری و تخلیه منابع برای سازمان.

این اشتباه را در چندین فاکتور ضرب کنید و به راحتی می توانید متوجه شوید که چرا حذف دستی داده ها دلیل مهمی برای ساده سازی فرآیند AP است. پیاده‌سازی یک سیستم ERP با اتوماسیون AP به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که تمام داده‌های فاکتور را جمع‌آوری کنند، آن‌ها را با سیستم حسابداری خود همگام‌سازی کنند، تمام داده‌ها را از نظر صحت بررسی کنند (مثلاً در برابر سفارش‌های خرید صادر شده) و احتمال خطاهای داده را به حداقل برسانند.

آرشیو داده ها به طور موثر و خودکار

فرآیند حساب های پرداختنی AP با پرداخت فاکتورها به پایان نمی رسد. همچنین شامل بایگانی پس از پرداخت داده‌ها می‌شود که می‌توان آن‌ها را بازیابی کرد، بررسی کرد و (در صورت نیاز) در تاریخ بعد اقدام کرد. چه بر پایه کاغذ و چه دیجیتال، این سابقه تاریخی از تمام قبوض فروشنده که تسویه شده است، بخش مهمی از سوابق مالی یک شرکت است.

نرم‌افزار اتوماسیون AP، همراه با کاهش خطاهای ورود داده‌ها، این «ردیابی کاغذ دیجیتال» را فراهم می‌کند و به کارمندان کنترل و زمان لازم برای کار روی پروژه‌های مهم‌تر را در طول روز می‌دهد.

با نرم‌افزار مبتنی بر ابر، یک پایگاه داده متمرکز از اطلاعات AP وجود دارد که اعضای تیم مجاز در تمام بخش‌ها می‌توانند با آن تعامل داشته باشند و از هر کجا به آن دسترسی داشته باشند.

آیا باید اتوماسیون AP (حساب های پرداختنی)را برای تجارت خود در نظر بگیرید؟

55 درصد از کسب و کارها بخش های AP خود را به عنوان “بسیار” یا “به طور استثنایی” ارزشمند برای کل شرکت می دانند. علیرغم ارزش درک شده، پردازش فاکتورها هنوز بیش از آنچه باید هزینه برای شرکت ها دارد.

با تأخیر در تأیید فاکتورها، کاغذ فراوان و دید ضعیف در داده های صورتحساب و پرداخت، شرکت ها به طور فزاینده ای به اتوماسیون AP روی می آورند. در عوض، این شرکت ها از تجزیه و تحلیل AP بهتر، حذف کاغذ، کاهش هزینه های پردازش و بهبود همکاری با تامین کنندگان سود می برند.

با حدود 81 درصد از شرکت‌ها که در سال 2019 تحت تأثیر تقلب در پرداخت‌ها قرار گرفته‌اند، اتوماسیون AP به کسب‌وکارها کمک می‌کند با کنترل اینکه کدام کارمندان به تأیید فاکتور و آزاد کردن پرداخت‌ها دسترسی دارند، در برابر کلاهبرداری محافظت کنند. سپس آنها می توانند گردش کار تایید را با افراد متعدد ایجاد کنند و شانس گرفتن فاکتورهای تقلبی را قبل از پردازش پرداخت افزایش دهند.