حسابداری کسب و کارهای کوچک
چگونه گردش کار خود را بهبود بخشید؟گردش کار کسب و کار مانند کدهای کامپیوتری برای افراد است. آنها شما و تیمتان را با مراحلی برای انجام وظایف خاص هدایت می کنند. گردش کار حسابداری خوب، حسابداری را به یک کار معمولی تبدیل می کند که نیازی به برنامه ریزی مجدد و تفکر مداوم ندارد. راه‌اندازی جریان‌های کاری مؤثر ممکن است به کارهای آماده‌سازی نیاز داشته باشد، اما زمانی که آنها در جای خود قرار گرفتند، متوجه خواهید شد که زندگی ساده‌تر می‌شود.
در زیر، ما تاثیرگذارترین نکات حسابداری کسب و کارهای کوچک را گردآوری کرده ایم تا فرآیندهای حسابداری شما را ساده کرده و تیم خود را برای کارایی و بهره وری تشکیل دهید.
گردش کار حسابداری چیست؟
گردش کار حسابداری رویه هایی برای مدیریت امور مالی یک شرکت است. گردش کار شما ممکن است از شما بخواهد که هزینه ها را به محض انجام آنها یا در پایان روز کاری در حساب های پرداختنی ثبت کنید. بهبود آنها باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود و ورود سایر اعضای تیم را آسان می کند.
اگر حسابدار یا حسابداران شما در بیشتر موارد در شرکت هستند ، داشتن گردش کار حسابداری که به راحتی قابل پیگیری است و می تواند کار شما را به آرامی پیش ببرد. کارمند دیگری می تواند وارد عمل شود، دستورالعمل ها را دنبال کند و اطمینان حاصل کند که سازمان شما به پیشرفت خود ادامه می دهد.
7 نکته حسابداری مشاغل کوچک
ایجاد و بهبود گردش کار حسابداری به معنای چیزی فراتر از وارد کردن اعداد صحیح در دفتر کل است. اگر می‌خواهید گردش‌های کاری کارآمد ایجاد کنید، باید به شیوه‌های تجاری منظم خود و نحوه مدیریت سرمایه‌های شرکت فکر کنید.
چه از یک سیستم دستی یا یک برنامه خودکار مانند نرم افزار حسابداری استفاده کنید، اصول اولیه مشابهی اعمال می شود.
در اینجا 7 نکته مهم حسابداری مشاغل کوچک برای ایجاد گردش مالی قدرتمند برای شرکت شما آورده شده است.
1. امور مالی خود را از هم جدا کنید
یکی از مهم‌ترین گام‌ها در بهبود جریان کاری، جدا کردن امور مالی کسب‌وکار از امور مالی شخصی است.
اگر شما یک مالک انحصاری هستید، استفاده از همان دسته چک و حساب بانکی برای کسب و کار و درآمد شخصی خودتان کاملاً قانونی است اما اگرچه قابل قبول است، اما از بهترین شیوه های حسابداری مشاغل کوچک پیروی نمی کند.
تفکیک پول شخصی و تجاری کارآمد است. کمی کار نیاز دارد، زیرا باید یک حساب جاری تجاری باز کنید. با این حال، هنگامی که تفکیک حساب داشته باشید، هرگز اتفاق نمی افتد که گیج شوید آیا آن چک 4 میلیون تومانی را که هفته گذشته نوشتید برای تجارت،یا برای خانه و یا تفریح استفاده شده است.
2. شرکت خود را ثبت و بیمه کنید
بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک به عنوان مالکان انحصاری شروع به کار می کنند . این وضعیت چندین مزیت را ارائه می دهد. شروع آن آسان است، نیازی به ارائه اسناد به دولت ندارد، و حسابداری ساده است. از نظر قانونی، شما و کسب و کارتان یکسان هستید.
شما می توانید دارایی های شخصی خود را به دلیل بدهی های تجاری یا پرونده های قضایی از دست بدهید. اگر یک شرکت با مسئولیت محدود تشکیل دهید، از دارایی های شخصی خود در برابر بدهی های تجاری محافظت خواهید کرد. این تنها در صورتی کار می کند که امور مالی شخصی خود را کاملاً از شرکت خود جدا نگه دارید. گردش کار حسابداری مناسب می تواند این جداسازی را خودکار کند.
شما می توانید حسابداری تجاری و شخصی را با مراحل ساده ای مانند پرداخت قبوض آب و برق تجاری جدا از قبوض خدمات عمومی و درخواست اعتبار به نام شرکت جدا کنید.
3. از نرم افزار مالی برای دنبال کردن گردش کار حسابداری استفاده کنید
شرکت های حسابداری از ابزارهای نرم افزاری اختصاصی برای بهبود گردش کار حسابداری خود استفاده می کنند. کسب و کارهای کوچک می توانند از همین قدرت نرم افزاری برای بهبود گردش کار داخلی و فرآیندهای حسابداری خود استفاده کنند.
با برنامه مناسب، می‌توانید حسابداری بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید و تلاش ذهنی کمتری را صرف اعداد و ارقام کنید. بسیاری از برنامه های حسابداری مبتنی بر ابر هستند و به شما امکان می دهند گردش کار خود را از هر کجا حفظ کنید. یکی از عوامل کلیدی در کارآمد کردن این نکته حسابداری کسب و کار کوچک، انتخاب ابزاری است که متناسب با کسب و کار شما باشد.
آیا برای کسب و کار کوچک خود به نرم افزار حسابداری نیاز دارید؟
نرم افزار حسابداری مناسب را انتخاب کنید
با انتخاب برنامه حسابداری مناسب حداکثر سود را خواهید داشت. یک مجموعه عظیم و قدرتمند از نرم افزارها اغلب بهترین راه حل نیست. احتمالاً با برنامه‌ای که می‌توانید آن را مطابق با نیازها و جریان‌های کاری فعلی‌تان سفارشی کنید، نتایج بهتری را تجربه خواهید کرد.
یکی از بهترین نکات حسابداری برای مبتدیان کسب و کارهای کوچک، انتخاب یک برنامه حسابداری انعطاف پذیر است. گردش کار حسابداری که زمانی که شما یک استارت آپ تک نفره هستید مناسب است، ممکن است وقتی به 100 نفر در لیست حقوق و دستمزد افزایش پیدا کنید همچنان بتوانید از آن نرم افزار استفاده کنید.
هنگامی که بتوانید حسابداری را به شخص دیگری بسپارید، گردش کار مناسب کارکنان شما را راهنمایی می کند تا فرآیند را به روش صحیح مدیریت کنند. این بخش کلیدی توصیه حسابداری برای مشاغل کوچک می تواند در زمان و هزینه صرفه جویی کند.
4. دفتر کل را به طور منظم به روز کنید
حتی اگر فکر می‌کنید روی زمان‌بندی کنترل دارید، به تعویق انداختن ورود حسابها به دفتر کل می‌تواند منجر به چک‌های برگشتی و دیرکرد صورت‌حساب‌ها شود.
گردش کار حسابداری قوی می تواند با ایجاد دستورالعمل های حسابداری سالم از مشکلات زمان بندی جلوگیری کند. برای مثال، ممکن است متعهد شوید که معاملات روز را قبل از ترک محل کار وارد کنید، یا ممکن است دفتر کل را در پایان هر هفته مرور کنید.
بررسی حسابها برای خطاها نیز باید بخشی از جریان کار معمولی شما باشد. حتی اگر از نرم افزار حسابداری استفاده می کنید، وارد کردن 400 تومان به جای 4000 تومان می تواند یک مشکل بزرگ و در عین حال قابل اجتناب ایجاد کند. پیروی از این نکته خاص حسابداری مشاغل کوچک می تواند با یک دفتر کل به خوبی سازماندهی شده، مقدار قابل توجهی در پول شما صرفه جویی کند .
5.روتین کردن کارها
گردش کار حسابداری فقط برای ورود داده ها نیست. آن به شما کمک می کند تا کارهایی مانند صورتحساب را در مسیر خود نگه دارید. چه در پایان هفته و چه در پایان ماه فاکتورها را ارسال کنید، روتین کردن آن باعث می‌شود تا حفظ ثبات آسان‌تر شود.
وجود یک گردش کار با فاکتور نیز تشخیص مشکلات را آسان تر می کند. فرض کنید به تمام مشتریان خود در پایان ماه صورتحساب می دهید. این برنامه مرور حساب‌های دریافتنی و تشخیص تأخیر پرداخت‌ها را نسبت به زمانی که در طول ماه صورتحساب می‌دادید، آسان‌تر می‌کند.
هنگامی که گردش کار حسابداری مناسب را ایجاد کردید، می توانید حسابداری را به شخص دیگری واگذار کنید. اگر آنها از گردش کار شما پیروی کنند، باید همان نتایجی را به دست آورند که خودتان آنها را انجام می دادید. این یکی از بهترین نکات حسابداری و صرفه جویی در زمان برای صاحبان مشاغل کوچک است.
6. گردش کار بودجه
با موفقیت و رشد کسب و کار ، کارهای روزمره بیشتری برای مدیریت خواهید داشت. بودجه بندی یک مثال است. کسب و کارهای موفق بودجه را به طور منظم پیش بینی می کنند، خواه ماهانه، سه ماهه، سالانه یا هر سه مورد. در پایان یک دوره بودجه، شرکت ها عملکرد را با پیش بینی ها مقایسه می کنند و می بینند که چقدر به آنها نزدیک شده اند.
درست کردن این نکته حسابداری کسب و کار کوچک به خوبی نیاز به تفکر و قضاوت انسانی دارد، اما فرآیند بودجه باید سازگار باشد. به همین دلیل است که داشتن گردش کار بودجه می تواند کار را ساده کند.
7. هزینه ها، دریافت ها و داده های فروش را پیگیری کنید
با ثبت هزینه ها به طور منظم خطر فراموشی هزینه های خود را کاهش می دهد. به خصوص در زمان پرداخت مالیات این امر خیلی به کارتان می آید.
انتخاب بستر حسابداری
اگر به خودکارسازی گردش کار حسابداری خود فکر می کنید، هم نیازهای خود و هم ویژگی های ابزاری را که خریداری می کنید به دقت در نظر بگیرید. با درک آنچه از اتوماسیون نیاز دارید و آنچه می تواند برای شما انجام دهد شروع کنید.
از خود بپرسید که کجا اتوماسیون بیشترین سود را به همراه خواهد داشت. کارهای معمولی مانند حقوق و دستمزد، ساعت پیگیری و پردازش فاکتورها به راحتی با اتوماسیون سازگار می شوند. در مقابل، ارائه تخفیف به مشتری عصبانی مستلزم قضاوت انسانی است. بودجه بندی مستلزم ترکیبی از قضاوت و اتوماسیون است.
سفارشی کردن نرم افزار حسابداری
اگر یک ابزار نرم‌افزار حسابداری قابل تنظیم برای نیازهای شما و با جریان‌های کاری تعیین‌شده شما کار کند، آسان‌تر است.