حسابداری مشاغل کوچک

حسابداری کسب و کار حتی حسابداری مشاغل کوچک جزء ضروری مدیریت و اداره یک تجارت بزرگ یا کوچک است. حسابداری فرآیند ثبت و ردیابی پولی است که از طریق تجارت جریان می یابد. کنترل پول تنها زمانی امکان پذیر است که بتوانید نحوه ورود آن و روش های خرج کردن آن را پیگیری کنید. ردیابی جریان نقدینگی به ویژه در یک کسب و کار کوچک که منابع محدودی دارد و باید از آنها به طور بهینه استفاده کند، بسیار مهم است.

اگر صاحب کسب‌وکار جدیدی هستید، درک مسائل مالی کسب‌وکارتان بسیار مهم است. این به این دلیل است که اکثر مشاغل جدید وقتی با مشکل نقدینگی روبرو می شوند با مشکل مواجه می شوند. زمانی می توانید جریان نقدی شرکت خود را کنترل کنید که بتوانید به وضوح آن را تجسم کنید. حسابداری کسب و کارهای کوچک این نیاز را برآورده می کند و به شما امکان می دهد وضعیت نقدی کسب و کار خود را مشاهده کنید و همچنین گزارش هایی تهیه کنید که معاملات یک دوره زمانی خاص را خلاصه می کند.

حسابداری مشاغل کوچک چیست؟

حسابداری مشاغل کوچک عبارت است از نگهداری سوابق کامل و دقیق کلیه تراکنش های مالی شرکت و همچنین استخراج اطلاعات مربوطه از سیستم در صورت نیاز. ممکن است زمانی که یک کسب و کار جدید است انجام این کار برای صاحب کسب و کار آسان باشد، اما با افزایش حجم کسب و کار، حجم تراکنش های مالی نیز افزایش می یابد.

هر کسب و کاری باید سوابق تمام درآمدها، هزینه ها،دارایی های،بدهی ها، و جزئیات ضروری مانند حقوق و دستمزد حفظ کند. علاوه بر این، کسب و کار باید صورتحساب ها، فاکتورها و سایر اسناد را صادر کند. گزارش های مالی که توسط مقامات دولتی و مؤسسات مالی مورد نیاز است نیز باید به طور دقیق تهیه و بایگانی شود. محاسبه مالیات و سایر پرداخت های مورد نیاز توسط مقررات دولتی تنها زمانی می تواند به طور دقیق انجام شود که سوابق کامل و دقیق وجود داشته باشد. حسابداری کسب و کار همچنین به صاحبان و مدیران مشاغل کمک می کند تا عملکرد کسب و کار خود را نظارت کنند.

در پایان دوره مالی یا سال مالی، کل داده های حسابداری تجاری خلاصه می شود و گزارش های مالی مهم مانند ترازنامه،صورت حساب درآمد، وصورت های جریان نقدی تولید می شوند. این اظهارات ممکن است برای ارائه به سرمایه گذاران و موسسات مالی ضروری باشد.

عناصر دخیل در حسابداری مشاغل کوچک

دارایی : هر منبعی که یک کسب و کار در اختیار دارد و بتواند ارزش اقتصادی تولید کند، دارایی نامیده می شود. یک دارایی می تواند مشهود یا نامشهود باشد. دارایی های مشهود به صورت فیزیکی موجود و متعلق به کسب و کار است، مانند محل، کارخانه یا تجهیزات. دارایی های نامشهود به صورت فیزیکی وجود ندارند اما همچنان دارای ارزش هستند. برخی از نمونه‌های دارایی‌های نامشهود، نام‌های تجاری و حقوق مالکیت معنوی هستند. دارایی ها را می توان به پول نقد تبدیل کرد و خود پول نقد یک دارایی است. دارایی های شرکت تماماً در ترازنامه ذکر شده است و به ترتیبی که به راحتی می توان آنها را تصفیه کرد، مرتب شده است.

بدهی ها : هر چیزی که شرکت به دیگران بدهکار است به عنوان بدهی درج می شود. این شامل وام، وام مسکن، تعهدات قانونی، مالیات، حقوق و دستمزد، حساب های پرداختنی و سایر حساب های مشابه است. به مبالغی که شرکت در کوتاه مدت بدهکار است مانند حساب های پرداختنی، بدهی جاری و آنهایی که بیش از یک سال سررسید نمی شوند، بدهی های بلندمدت یا غیرجاری هستند. بدهی های غیرجاری معمولاً در ترازنامه درج می شود.

حقوق صاحبان سهام : به پولی که صاحبان یک شرکت در شرکت سرمایه گذاری کرده اند یا توسط سود انباشته شرکت نگهداری می شود، حقوق صاحبان سهام می گویند. این شامل سود انباشته، سهام عادی و سهام ممتاز است. در شرکت خصوصی به آن حقوق صاحبان سهام می گویند. ارزش حقوق صاحبان سهام به عنوان پولی محاسبه می شود که در صورت انحلال شرکت (پس از تسویه کلیه بدهی ها) به سهامداران یا مالکان پرداخت می شود.

درآمدها و سودها : درآمد، پولی است که شرکت ها از طریق فعالیت های اولیه خود به دست می آورند. سود، پولی است که شرکت از طریق منابعی به دست می‌آورد که بخشی از فعالیت‌های عادی نیستند. به عنوان مثال، فروش یک دارایی سرمایه ای مانند دارایی، سهام یا اوراق قرضه به قیمتی بیش از آنچه که آن را خریده اید، سود سرمایه است.

هزینه ها و ضررها : هزینه ها و ضررها دو اصطلاح هستند که به معنای چیزهای بسیار متفاوت هستند. هزینه ها هزینه هایی هستند که صرف فعالیت هایی می شود که درآمدزایی می کند. زیان، پولی است که شرکت از طریق اقدامی که بخشی از فعالیت اصلی آن نیست، از دست می‌دهد.

درآمد خالص : به آن سود خالص نیز می گویند. به عنوان فروش منهای COGS (هزینه کالاهای فروخته شده)، هزینه ها، مالیات و بهره محاسبه می شود. این نشان می دهد که اگر درآمد از درآمد شرکت بیشتر باشد که سودآوری آن است. برای محاسبه سود هر سهم یا سود قبل از مالیات استفاده می شود.

فعالیت های عملیاتی : فعالیت های اولیه یک شرکت که به منظور ارائه کالا یا خدمات آن انجام می شود، فعالیت های عملیاتی است. این فعالیت‌ها معمولاً جریان نقدی شرکت را حفظ می‌کنند و شامل تولید، بازاریابی، تبلیغات، توزیع و غیره می‌شوند. فعالیت‌های عملیاتی شرکت بر سودآوری شرکت تأثیر می‌گذارد.
پرداخت تامین کنندگان، پرداخت مالیات، دریافت پرداخت از کالاهای فروخته شده، پرداخت حقوق و دستمزد و فعالیت های روزانه میتواند فعالیت های عملیاتی شرکت باشد. سوابق حسابداری تجاری بیشتر اطلاعات مالی مربوط به فعالیت عملیاتی را در صورت جریان نقدی نشان می دهد و صورت حساب درآمد. هر فعالیت دیگری که با عملیات اولیه شرکت مرتبط نباشد، مانند انتشار سهام و اوراق قرضه و غیره، فعالیت عملیاتی نیست.

فعالیت های سرمایه گذاری : یک فعالیت تجاری مانند خرید یک دارایی بلند مدت یک فعالیت سرمایه گذاری است. این دارایی ها معمولاً پس از یک سال سرمایه گذاری می شوند. صورت جریان نقدی نیز فعالیت های سرمایه گذاری را به عنوان مخارج سرمایه ای نشان می دهد.

فعالیت های تامین مالی : فعالیت هایی مانند تامین مالی بدهی، عرضه های عمومی اولیه، عرضه های ثانویه، بازخرید سهام، وجوه نقد پرداختی بابت سود سهام و غیره را فعالیت های تامین مالی می نامند و از فعالیت های عملیاتی شرکت جدا هستند.

نحوه انجام حسابداری برای یک کسب و کار کوچک

افتتاح حساب بانکی: اولین گام برای حسابداری مشاغل کوچک، ثبت کسب و کار یا شرکت است. پس از این، باید یک حساب جاری در یک بانک برای ذخیره و تراکنش پول کسب و کار خود باز کنید. برای محاسبه دقیق مالیات و داشتن یک تجربه حسابداری تجاری بدون دردسر، همیشه یک روش خوب است که حساب تجاری خود را از حساب شخصی خود جدا نگه دارید. این ممکن است از نظر قانونی برای انواع خاصی از مشاغل و شرکت ها نیز الزامی باشد. حتی اگر شما تنها مالک کسب و کار خود باشید، زمانی که حساب های تجاری و شخصی خود را از یکدیگر متمایز کنید، زندگی شما بسیار آسان تر خواهد شد.

همچنین ممکن است بخواهید حساب های مختلفی را برای اهداف مختلف راه اندازی کنید. برای مثال، حساب تجاری اصلی شما می‌تواند برای فعالیت‌های تجاری روزانه باشد، در حالی که حساب دیگری ممکن است برای ذخیره مالیات قابل پرداخت و سایر مبالغ نگه‌داشته‌شده تا زمان پرداخت استفاده شود. بانکی را انتخاب کنید که حداکثر سود را با حداقل هزینه به شما بدهد. بانکی که هزینه کمتری برای حساب تجاری داشته باشد همیشه ایده خوبی است. اگر بسیاری از مشاغل خود را به صورت آنلاین انجام می دهید، مزایای اضافی برای تراکنش ها و پرداخت های آنلاین ضروری است. یک رابط بانکی خالص که استفاده آسان و ادغام یکپارچه با ماشین های کارت را دارد از مزایای اضافه شده است. الزامات، اسناد و کارمزدها بر اساس بانک متفاوت است، بنابراین قبل از افتتاح حساب، کارهای اساسی خود را انجام دهید.

یک کسب و کار کوچک می تواند هنگام راه اندازی حساب های خود را به صورت دستی حفظ کند. سپس با بالا رفتن حجم تراکنش‌ها، نگه داشتن سوابق دردسرساز می‌شود. هنگامی که زمان ثبت مالیات یا تهیه گزارش فرا می رسد، به خدمات یک حسابدار نیاز است.

نرم افزار مدیریت کسب و کار

استفاده نرم افزار در همان ابتدا راه درستی برای شروع است. ممکن است وسوسه انگیز باشد که یک نرم افزار واحد بخرید و سپس ماژول های دیگر را بخرید. اما، ورود مجدد داده ها در سیستم های مختلف ممکن است کار و زمان بیشتری داشته باشد.

یک راه حل حسابداری یکپارچه برای حسابداری مشاغل کوچک ایده آل است. همچنین زمانی که شرکت شما رشد می کند، به همان خوبی کار می کند. ماژول های یکپارچه در زمان شما صرفه جویی می کنند و همچنین به شما این امکان را می دهند که گزارش های حسابداری را با استفاده از تمام داده های حسابداری مالی خود در یک مکان و بدون ورود مجدد داده ها ایجاد کنید. گزارشات مربوط به تشکیل پرونده مالیاتی و سایر کارهای تکراری بدون دردسر خواهد بود و ممکن است نیازی به خدمات حسابدار نداشته باشد.

یک سیستم حقوق و دستمزد راه اندازی کنید: یک کسب و کار کوچک ممکن است دارای حداقل حقوق و دستمزد باشد. اما با رشد کسب و کار، تعداد کارمندان نیز افزایش می یابد. همچنین ممکن است نیاز به استخدام کارکنان موقت یا قراردادی برای کارهای یکباره داشته باشید. نرم افزار حقوق و دستمزد به شما کمک می کند حقوق و دستمزد را محاسبه و ثبت کنید و همچنین با قوانین و مالیات مطابقت داشته باشید. شما یک لیست حقوق و دستمزد سازمان یافته دارید که با تمام ماژول های حسابداری دیگر یکپارچه شده است و همچنین سایر دفاتر حساب هایی را که در پرداخت حقوق و دستمزد دخیل هستند به روز می کند.

بررسی مالیات واردات: اگر قصد دارید کالا یا خدمات را به عنوان بخشی از تجارت خود وارد کنید، درک قوانین واردات و مالیات های قابل اعمال ضروری است. اطمینان حاصل کنید که تمام واردات شما مطابق با مقررات است و مدارک ضروری به شکل و روش صحیح تهیه شده است.

نحوه پرداخت را تعیین کنید: جمع آوری پرداخت ها مرحله مهمی در یک تجارت است. کسب و کاری که گزینه های پرداخت متعددی دارد برای مشتری جذاب تر است. گزینه های پرداختی را که هم به صورت آفلاین و هم به صورت آنلاین در دسترس شما هستند کاوش کنید. پرداخت های خود را طوری تنظیم کنید که مشتری شما حداقل مراحل قبل از پرداخت را داشته باشد. انتخاب بانکی که از حداکثر گزینه های پرداخت پشتیبانی می کند، تصمیم مهمی است. مذاکره و انتخاب ارائه دهندگان خدمات پرداخت که حداکثر ایمنی و حداقل هزینه را ارائه می دهند. مشتریان یک درگاه پرداخت را ترجیح می دهند که بتوانند به آن اعتماد کنند. نرم افزار حسابداری مشاغل کوچک که بتواند چندین روش پرداخت را به دقت ثبت کند ضروری است.

ایجاد رویه‌های مالیات فروش: محاسبه، جمع‌آوری، ثبت و بایگانی مالیات یک فرآیند مداوم در یک تجارت است. محاسبه دقیق مالیات و ثبت به موقع آنها بسیار مهم است.

تعهدات مالیاتی خود را تعیین کنید: تعهدات مالیاتی که یک تجارت مشمول آن است به کالاها یا خدماتی که آنها می فروشند بستگی دارد. درک روشنی از میزان مالیاتی که موظف به پرداخت آن هستید و جزء مالیاتی فاکتورهای خود را به دست آورید. این کار شما را از اشتباهات پرهزینه در آینده جلوگیری می کند.

نرم افزار حسابداری که به شما امکان می دهد تراکنش های خود را تجزیه و تحلیل کنید و گزارش های تجزیه و تحلیل مالیاتی متعددی تهیه کنید، به شما کمک می کند تا مبلغ مالیاتی را که موظف به پرداخت هستید ارزیابی کرده و زیر نظر داشته باشید.

محاسبه حاشیه های ناخالص: تجزیه و تحلیل داده های حسابداری شما برای اطمینان از اینکه شرکت شما تا آنجا که می تواند درآمد کسب می کند، مهم است. حاشیه ناخالص کسب و کار شما را با داده های حسابداری کسب و کار خود تجزیه و تحلیل کنید. برای محاسبه ان، ابتدا باید اصطلاحات Cost of Goods Sold (COGS) و حاشیه ناخالص را درک کنید. این هزینه کالاهای فروخته شده (COGS) هزینه های شرکت برای تولید کالاها برای مواد و نیروی کار است و حاشیه ناخالص کل درآمد فروش باقی مانده پس از هزینه های مستقیم متحمل شده برای ساخت محصول یا خدمات است.

فرمول حاشیه ناخالص:

حاشیه ناخالص (%) = (درآمد – COGS) / درآمد

بنابراین حاشیه ناخالص مبلغی است که کسب و کار پس از فروش کالاها و خدمات خود به دست می آورد. ایجاد حاشیه سود ناخالص به اندازه کافی برای حفظ سلامت مالی کسب و کار و کسب سود ضروری است.

روش های خود را به صورت دوره ای مجدد ارزیابی کنید: روش های حسابداری که استفاده می کنید باید به صورت دوره ای ارزیابی شوند تا مشخص شود که آیا این روش ها برای کسب و کار شما مناسب است یا خیر. اگر مجبور به انتقال مداوم داده ها، وارد کردن مجدد داده ها یا ایجاد و ویرایش دستی فرم ها هستید، ممکن است به گزینه بهتری نیاز داشته باشید.
یک سیستم حسابداری چابک و شفاف با تجزیه و تحلیل و گزارش دهی عالی، ابزارهایی را در اختیار شما قرار می دهد که برای موفقیت کسب و کار خود به آن نیاز دارید. استخراج گزارش ها و تحلیل های مختلف به سرعت از یک سیستم حسابداری دستی همیشه آسان نیست. یک سیستم حسابداری که به شما کمک می کند اعداد، روندها و الگوهای موجود در امور مالی خود را ببینید و به شما کمک می کند تا تصمیمات تجاری آگاهانه و استراتژی بهتری اتخاذ کنید.